تحديد سجلاتك - ما يجب الاحتفاظ به وما يجب التخلص منه
تعتمد العديد من المؤسسات الثقافة التقليدية في "الاحتفاظ بكل شيء"، مما يعني الاحتفاظ بالملفات إلى الأبد. لكن هذا ليس بالإجراء العملي أو منخفض التكلفة أو المتوافق مع اللوائح. إذ يتحتَّم عليك قبل التحول إلى النظام الرقمي أن يكون لديك فهمٌ واضح لمخزونك من السجلات.
وفيما يلي بعض الأسئلة الأساسية التي يجب النظر فيها عند تحديد قيمة سجلاتك قبل البدء بعملية الرقمنة:
- ما الصيغة/التنسيق المستعمل للمحتوى؟ تختلف استخدامات عناصر المحتوى باختلاف أنواع هذه العناصر مثل المحتوى الورقي أو على شريط ممغنط أو الميكروفيش أو الملفات الإلكترونية. وما لم تكن هذه العناصر مُدمجة ومتكاملة في نظامٍ أساسي موحد لإدارة المعلومات، فلن توجد طريقة فعالة لاستخلاص رؤى مفيدة منها.
- كيف تصنف المحتوى الخاص بك؟سواء كان المحتوى الخاص بك يتضمن معلومات تحدِّد الهوية الشخصية (PII) أو بياناتٍ حساسة تتعلق بالأعمال التجارية، فإن تصنيف المحتوى بطريقةٍ تتناسب مع المعايير والسياسات المتبعة في قطاع أعمالك سيضمن إمكانية وصول المؤسسة إليه في أي وقت.
- ماذا تفعل بالمحتوى الخاص بك وكيف تستخدمه؟ حدِّد طريقة استخدام مؤسستك لسجلاتها، إن كان ذلك لإنجاز مهام العمل اليومية أو لتحقيق الأهداف طويلة الأجل للأعمال. ويمكنك معالجة أوجه القصور في العمليات التشغيلية بتحديد العمليات التي ستصبح أسهل أو أكثر كفاءةً عند تحويل السجلات الورقية إلى رقمية.
- كيف تحدد أولويات المحتوى الخاص بك؟ إذا لم تتمكن من الحصول على المعلومات المحددة في الوقت الذي تحتاج فيه إليها، فهذه تعد تكاليف إضافية يتكبدها نشاطك التجاري. ويؤثر هذا سلبًا على اتفاقيات مستوى الخدمة وعلى الموظفين والعمليات والعملاء والعلامة التجارية وفي النهاية على سمعة مؤسستك.
- أين يوجد المحتوى؟ تكون السجلات عادةً موزعة على العديد من الأنظمة والتطبيقات والأقسام والمواقع وبأنواع مختلفة من التنسيقات، مما يجعل إدارتها أمرًا صعبًا ومكلفًا.
تقييمُ ما لديك من محتوى يمكِّنك من تجنب عقباتٍ وأخطاء شائعة مثل:
- ضعف وضوح رؤية الملفات وإمكانية الوصول إليها
- تواريخ إتلافٍ متداخلة
- أنواع مختلطة من السجلات
- مستودعات متعددة للمحتوى
- نسخ مكررة وغير معتمدة
كما يمنع هذا الأمر أيضًا الإفراط في الاحتفاظ بسجلاتك، ويجنب مخاطر الاحتفاظ بالبيانات لفترةٍ أطول مما ينبغي وكذلك الإنفاق أكثر من اللازم على تكاليف التخزين.
تعيين جدولٍ زمني للاحتفاظ بالسجلات
أحد أجزاء رحلة التحول الرقمي المهمة، والذي غالبًا ما يتم تجاهله، يتضمن تطوير جدولٍ زمني خاص بمؤسستك للاحتفاظ بالوثائق استنادًا إلى المعايير والسياسات المعتمدة في قطاعك. ويعد حفظ بالمعلومات وكذلك تدمير السجلات بطريقةٍ منهجية وجهين لعملةٍ واحدة. كما أن الأسلوب المدروس في الاحتفاظ بالسجلات يرشد الشركة إلى الطريقةِ التي تدير بها عناصر الملكية الفكرية ويدعم العمليات التجارية.
لقد وجدنا أن تتبُّع تواريخ الأحداث والعمليات يكاد يكون هو التحدي الأكبر عند نقل السجلات الورقية إلى بيئة رقمية. فعندما يكون لديك عشرات الآلاف من صناديق المحتوى، يصبح الاحتفاظ بالسجلات بناءً على تواريخ الأحداث أمرًا يصعب التنبؤ به، كما يمثل تحديثها بصورةٍ مستمرة تحديًا عندما تكون مخزنة خارج الموقع، وتكون عملية فهرستها مكلفة.
أما مع وجود جدولٍ زمني قوي للاحتفاظ بالسجلات فسيتوفر لديك ما يلي:
- رؤيةٌ موحدة لبياناتك الشخصية وما يتصل بذلك من الالتزامات
- الالتزام بالمتطلبات التنظيمية وقواعد الامتثال
- تقليل التعرض لمخاطر انتهاكات البيانات
وإذا بدا ذلك كله أمرًا صعب الإنجاز، فلا تقلق. نحن نتولى القيام بذلك.
المضي قدمًا في مشروع التحول الرقمي
هذه أخبارٌ رائعة! إذ بعد تحديد محتويات مخزون السجلات وتعيين الجدول الزمني للاحتفاظ بها، حان الوقت الآن لإجراء المسح الضوئي للملفات التي تود استبقاءها. وبمجرد أن تقرر ما الذي ستحتفظ به ومكان الاحتفاظ به، ستتمكن من زيادة كفاءة وفاعلية مشروع المسح الضوئي للوثائق الورقية.
قد يكون من الصعب التحكم بعمليات وإجراءات إدارة السجلات، وعلى الأخص عندما لا تكون هذه السجلات متوفرة بتنسيقٍ رقمي، كما أن مشاركة الوثائق والتعاون في إدارتها هما أمران ضروريان جدًا لنجاح أعمالك، لذا فإن رقمنة سجلاتك تجعل كل ذلك ممكنًا.
ركيزةٌ أساسية للنجاح
الآن وقد وضعت أساسًا متينًا لرحلة تحولٍ رقمي ناجحة (الخطوتان 1 و 2)، فقد أصبحت جاهزًا لإنشاء مستودعٍ مركزي معد وجاهز لتلبية التطورات المستقبلية يمكن لفريقك بواسطته الوصول إلى المعلومات الرقمية والتعاون بشأنها (الخطوة 3). كما غدوت أيضًا أقرب إلى الخطوات التالية المتمثلة في أتمتة سير العمل وإطلاق القيمة من معلوماتك، بحيث يتمكن فريق عملك من تبسيط العمليات التجارية والحصول من بياناتك على رؤى ومعارف متعمقة عالية القيمة.
إذا لم تتمكن من حضور عيادة المنتدى الافتراضى Virtual Forum Clinic التي جاءت تحت عنوان "قيادة التحول الرقمي: مستقبل
غرفة البريد الرقمية"، يمكنك مشاهدة النسخة المتوفرة منه على الطلب.
* بحث أجرته "إيكونوميست إمباكت" بدعمٍ من آيرون ماونتن
