آيرون ماونتن سمارت سورت

تحقيق أهداف مؤسستك الخاصة بحوكمة المعلومات

هل...

• تحتفظ بكميات كبيرة من السجلات الموروثة؟
• تواجه مشكلة في العثور على السجلات عند الحاجة إليها؟
• تريد نقل مخزون السجلات، لكن تحتاج أولاً إلى إتلاف السجلات التي لم تعد بحاجة إليها؟
• ترغب في إتلاف السجلات، لكن لا يمكنك فصل السجلات المؤهلة للإتلاف بثقة بدون تكبد تكلفة عالية؟ 
• ترغب في التحول إلى العمل غير الورقي ولكن تجد صعوبة في اتخاذ قرارات بشأن السجلات التي يجب رقمنتها؟ 
• تحتاج إلى فصل سجلات معينة لإجراء عملية دمج أو استحواذ أو تصفية استثمار؟ 

إذا أجبت بـ "نعم" عن أي من هذه الأسئلة، فاسألنا عن سمارت سورت من شركة آيرون ماونتن. 

التحديات التي تواجهك

تحتاج إلى ترتيب مخزون سجلاتك وإعادة تنظيمها لاتخاذ قرارات مدروسة بشأن التخلص منها. للأسف، الأمر ليس بهذه البساطة.

ما الذي يجعل عملية التخلص من السجلات معقدةً لهذه الدرجة؟ 

• عدم سلامة/وضوح المخزون: عندما لا يتم تسجيل البيانات الوصفية الرئيسية وتجميعها طوال دورة حياة المعلومات، يصبح من الصعب البحث عن السجلات وإدارتها واتخاذ القرارات بشأن ما يجب الاحتفاظ به أو رقمنته أو إتلافه منها. 
• خلط أنواع السجلات وتعقيد تواريخ الأحداث المرتبطة بها: أنواع السجلات المختلفة لها متطلبات مختلفة. إذا لم تُنظّم السجلات وفقًا لتصنيفها أو تاريخ الحدث، فلن تتمكن من اتخاذ إجراءات بشأنها بثقةٍ عالية واستنادًا إلى مبررات قوية.
• إعادة تنظيم السجلات تتطلب قدرًا كبيرًا من ساعات العمل وتكلفة عالية: أنت تفتقر إلى الموارد اللازمة لترتيب كل ملف حسب تاريخ صلاحية الإتلاف، أو نوع السجل، أو المعرّف الفريد، أو أي متطلب آخر. 

ماذا يعني ذلك

• تكاليف غير ضرورية: إنّ تخزين كميات كبيرة من السجلات من دون بيانات وصفية على مستوى الملفات، بدون مراعاة تواريخ صلاحية الإتلاف أو تصنيف السجلات، يؤثر في قدرتك على إدارة برنامجك بفعالية.
• زيادة المخاطر: يؤدي الاحتفاظ بالسجلات لفترة أطول من اللازم إلى زيادة مخاطر فقدان المعلومات وانتهاكات اللوائح التنظيمية. كما يزيد ذلك من تعقيد عمليات الحصول على المعلومات القانونية والاستجابة للتدقيق وإدارة الامتثال. 
• ضعف الإنتاجية: العثور على المعلومات التي تحتاج إليها واتخاذ قرارات سريعة بشأن التخلّص من السجلات يتطلّب وجود مخزون منظم جيدًا. وقد يؤدي عدم وجود عملية فعالة لترتيب الملفات وإعادة تنظيمها إلى إضاعة الوقت وعرقلة تحقيق أهدافك المهمة. 

يمكن لفريقنا تقديم الدعم لك إما من مراكز السجلات في آيرون ماونتن أو في موقعك ذاته.