Bezpieczeństwo oraz zgodność (compliance) mają kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa narodowego, zwłaszcza w sektorze energetycznym.
Bezpieczeństwo oraz zgodność (compliance) mają kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa narodowego, zwłaszcza w sektorze energetycznym. Odpowiedzialność za infrastrukturę krajową oznacza, że ta wysoce regulowana branża jest pod stałą kontrolą. Cała dokumentacja firmy musi być szybko i łatwo dostępna w nagłych przypadkach, w toku postępowania sądowego lub w dochodzeniach regulatorów.
Dla przedsiębiorstwa dostarczającego gaz i prąd prawie 10 milionom Klientów, wdrożenie funkcjonalnego i całościowego projektu klasyfikacji danych było priorytetem. Sama liczba dokumentów, lokalizacji i środowisk sprawiła, że realizacja tego celu była nie lada wyzwaniem. Wielokrotne przejęcia i fuzje, do których dochodziło na przestrzeni ostatnich 100 lat spowodowały, że dokumenty i plany znajdowały się w różnych lokalizacjach, m.in. w magazynach, podstacjach, elektrowniach, biurach, opuszczonych budynkach i kontenerach transportowych. Ten brak kontroli i spójności zagrażał bezpieczeństwu informacji poufnych, narażając w ten sposób organizację na znaczne ryzyko. Dbając o zgodność z bieżącym programem zarządzania danymi, dostawca nawiązał współpracę z Iron Mountain, aby przejrzeć, skategoryzować i skonsolidować różnorodne zasoby danych.
Pierwszym krokiem było stworzenie i wdrożenie ogólnokorporacyjnego programu zarządzania danymi dla nowo tworzonych dokumentów. Następnie należało zająć się inwentaryzacją archiwalnych dokumentów przechowywanych w różnych miejscach w całym regionie.
Rzadko spotyka się takich Partnerów i taką chęć do Pracy zespołowej. W tym Roku wspólnie osiągnęliśmy Wiele, a przyszłość również Zapowiada się wspaniale.
Lokalne zespoły wdrożyły standardowe procedury i dostosowały procesy do swoich potrzeb w oparciu o wymagania i potencjalne zagrożenia właściwe dla danego miejsca. Ich członkowie nosili odpowiedni sprzęt ochronny, uczestniczyli w szkoleniach i uczyli się procedur awaryjnych. Za każdym razem rozpoczynano pracę od zapoznania się z miejscem oraz zespołem projektowym składającym się z lokalnych pracowników, co pozwalało na uzyskanie wzajemnego wsparcia i ustalenie planu działania. Po zakończeniu klasyfikacji firma Iron Mountain dostarczyła zbiorcze metryki i szczegółowe informacje dotyczące każdego zbioru danych usuniętego z danej siedziby.
Co tydzień dostarczaliśmy raport o stanie projektu i spotykaliśmy się ze wszystkimi kierownikami zespołów. Każdy zespół dzielił się swoimi aktualnymi osiągnięciami i otrzymywał wytyczne dotyczące kolejnego miejsca. Spotkania zespołów zapewniły spójność w całym projekcie i otwartą komunikację. Omawiano i rozwiązywano problemy, aby zespoły wiedziały, co zrobić, gdy następnym razem napotkają tę samą przeszkodę. Sponsorzy wykonawczy zbierali się co miesiąc w celu monitorowania wyników i przeglądu osiągnięć w ramach projektu.
Współpracując z Iron Mountain, regionalny dostawca energii był w stanie wdrożyć spójną metodologię poprzez dostosowanie przestarzałej dokumentacji do aktualnej Polityki Zarządzania Dokumentacją. Zespół Iron Mountain skonsolidował i bezpiecznie przetransportował rozległe zbiory dokumentacji do trzech swoich lokalizacji, co pozwoliło zwiększyć wolną przestrzeń. Projekt obejmował kategoryzowanie i opisywanie każdego dokumentu, przypisywanie dat i identyfikowanie przynależności do danego działu, aby pracownicy mogli szybko znaleźć określone dokumenty.
Elastyczność i spójna komunikacja zapewniona przez firmę Iron Mountain umożliwiły regionalnemu dostawcy energii zmianę priorytetów wrażliwych zbiorów danych i zdobycie zaufania lokalnych przedstawicieli.
Dowiedz się więcej o naszej Usłudze Klasyfikacji Treści.
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!