Sådan får du bedre styr på sagsarkiver i statslige og kommunale myndigheder

Samtidig oplever mange organisationer, at sagsarkivet er spredt på forskellige systemer, arkivrum eller fysiske mapper. Det gør det svært hurtigt at finde den rette dokumentation, når der er brug for den, og der bruges ofte meget tid på at lede efter information.

Ved at strukturere og digitalisere sagsarkivet kan du få bedre kontrol over dokumentationen, gøre den mere tilgængelig for organisationen og sikre, at arkivet opbevares korrekt for fremtiden.

Hvad er et sagsarkiv?

Et sagsarkiv er et arkiv, der indeholder dokumentation knyttet til sagsbehandlingen i en organisation. Det kan for eksempel omfatte indgående og udgående korrespondance, beslutninger, rapporter, notater og anden dokumentation, der har været en del af en sag.

For offentlige organisationer er sagsarkivet en vigtig del af organisationens dokumentation. Arkivet sikrer, at beslutninger kan følges op, at historikken bevares, og at information kan hentes frem ved behov, for eksempel ved en anmodning om aktindsigt eller en revision. Det er derfor vigtigt, at sagsarkivet er struktureret, tilgængeligt og opbevaret på en måde, der muliggør langvarig bevaring.

Almindelige udfordringer med sagsarkiver

Mange organisationer oplever flere udfordringer, når det gælder håndtering af sagsarkiver. En almindelig udfordring er, at arkivet opbevares i fysiske mapper eller arkivrum. Det kan gøre det tidskrævende at finde den rette dokumentation, når der er behov for det.

I andre tilfælde kan arkivmaterialet være spredt på flere forskellige systemer eller arkivløsninger. Det gør det svært at få overblik over, hvilken dokumentation der er tilgængelig, og hvor den er gemt.

Når dokumenter ikke er søgbare eller struktureret på en overskuelig måde, kan det betyde, at medarbejdere bruger meget tid på at lede efter information.

Fordele ved at digitalisere sagsarkiver

Når sagsarkiver digitaliseres og struktureres, bliver informationen meget nemmere at finde og bruge. Dokumenter kan gøres søgbare på tværs af flere dele af arkivet, så du hurtigt kan finde den rette sag eller det rette dokument. Du behøver ikke at gennemgå fysiske mapper eller flere arkivsystemer for at finde den rette information.

Digitalisering betyder også, at dokumentation kan gøres tilgængelig for de rette personer, uanset hvor de arbejder. Oplysningerne kan hentes frem, når der er behov for det, hvilket letter arbejdet og samarbejdet i organisationen.

Nogle af de vigtigste fordele er:

• Al information bliver digitalt tilgængelig – de rette personer kan få adgang til dokumenterne, uanset hvor de arbejder
• Dokumenter bliver søgbare i hele arkivet – du kan hurtigt finde den rette sag eller det rette dokument
• Du sparer tid på at søge efter dokumenter– informationen er samlet og struktureret
• Bedre samarbejde i organisationen – flere personer kan arbejde med den samme dokumentation
• Arkivet er sikret for fremtiden – dokumentationen bevares og beskyttes over tid

Samtidig bidrager digitalisering til bedre bevaring af sagsarkivet. Dokumentationen sikres for fremtiden og kan lagres i systemer, der gør det nemmere at leve op til arkiveringskrav og gældende regler.

Sådan foregår processen

Digitalisering og strukturering af et sagsarkiv er en proces i flere trin. For mange organisationer kan dette virke som et omfattende projekt, især hvis arkivmaterialet er spredt, omfattende eller indeholder dokumenter, der skal håndteres på forskellige måder. Men Iron Mountain er med dig hele vejen.

Generelt ser processen sådan ud:

1. Gennemgang og kortlægning af arkivet

Først gennemgås arkivmaterialet for at få et klart billede af omfang, indhold og struktur. Det gør det muligt at identificere, hvilke typer dokumenter der findes, hvordan materialet er organiseret, og hvad der skal gøres for at forberede arkivet til næste trin.

2. Sortering og klargøring af materialet

Når arkivet er kortlagt, sorteres materialet og klargøres til digitalisering. Det kan indebære at organisere dokumenter, sikre den rette struktur og skabe forudsætninger for, at informationen kan registreres og gøres søgbar på en effektiv måde.

3. Pakning og transport

Hvis arkivmaterialet skal flyttes, tager vi os af det på en sikker og struktureret måde. Dokumenterne pakkes og transporteres, så materialet er beskyttet gennem hele processen og håndteres med det rette sikkerhedsniveau.

4. Scanning og digitalisering

Derefter scannes dokumenterne og konverteres til digitale filer. Det betyder, at materiale, der tidligere kun var tilgængeligt i fysisk form, nu kan bruges digitalt i organisationen.

5. Indeksering og søgefunktion

For at sagsarkivet skal være brugervenligt, er det ikke nok blot at scanne dokumenterne. Oplysningerne skal også struktureres og indekseres, så dokumenterne kan søges på tværs af forskellige dele af arkivet. Det gør det muligt hurtigt at finde den rette sag eller det rette dokument, når du har brug for det.

6. Digital adgang

Når dokumenterne er digitaliseret og struktureret, kan du få adgang til dem digitalt via Iron Mountain Connect.

7. Levering, retur eller fortsat opbevaring

Afhængigt af arkivtypen kan materialet derefter leveres til det rette arkivdepot. For kommunale arkiver vil det typisk være et kommunalt arkiv eller et andet relevant arkivdepot, og for statslige arkiver Rigsarkivet.

8. Sikker makulering af materiale, der kan kasseres

Hvis dele af arkivmaterialet er godkendt til makulering, destruerer vi det på en sikker måde, når processen er afsluttet. Det sikrer, at følsomme oplysninger håndteres korrekt og ikke risikerer at havne i de forkerte hænder.

Hos Iron Mountain kan vi hjælpe dig gennem hele processen, fra den første gennemgang af arkivet til digitalisering, levering, overførsel og sikker makulering. Det giver dig en mere smidig proces, bedre kontrol og et sagsarkiv, der er nemmere at bruge i det daglige.

Overførsel til arkivdepoter

Offentlige organisationer er underlagt særlige regler, når de overfører arkivmateriale. Kommuner afleverer normalt deres arkiver til et kommunalt arkiv eller et andet relevant arkivdepot. Statslige myndigheder afleverer arkivmateriale til Rigsarkivet.

Aflevering indebærer, at arkivmaterialet skal forberedes og struktureres i henhold til de krav, der er fastsat af arkiv institutionerne. Det kan indebære sortering, dokumentation og kvalitetssikring, før materialet overføres til arkivdepotet.

Når arkivet allerede er struktureret og digitaliseret, bliver denne proces meget nemmere.

En partner, der kan håndtere hele processen

Strukturering, digitalisering og overførsel af et sagsarkiv kan være en omfattende opgave. Med den rette partner kan processen blive både enklere og mere effektiv.

Hos Iron Mountain har vi lang erfaring med at hjælpe både statslige myndigheder og kommuner med håndtering af sagsarkiver. Når arkivet er digitaliseret, bliver dokumentationen søgbar på tværs af hele arkivet, og informationen kan gøres tilgængelig for de rette personer, uanset hvor de arbejder. Det sparer tid i hverdagen og gør det nemmere at finde den rette dokumentation, når der er brug for den.

Vi kan også hjælpe med aflevering til relevante arkivdepoter samt sikker makulering af arkivmateriale, der er godkendt til destruktion.

Det giver dig bedre kontrol over dine sagsmapper, samtidig med at dokumentationen opbevares sikkert for fremtiden. Kontakt os for mere information.