Forenkling af datakompleksiteten for at opnå revisions- og AI-parathed

Industri

Informationsteknologi

Udfordring

Et komplekst datalandskab krævede en skræddersyet arkiv- og opbevaringsproces

Løsning

Iron Mountain information Governance Advisory Services og Iron Mountain InSight® med integration til Policy Centre

Værdi

• Opnåede samlet set 70 gange effektivitet.
• Effektiviteten blev forbedret med 60 % ved vurderingen af reglerne for opbevaring af data.
• Opnået revisions- og AI-parathed.

Kyndryls formål er at "hjælpe verdens førende virksomheder med at sikre, at deres drift er modstandsdygtig over for afbrydelser, og at støtte kunderne." Efter at have afhændet forretningen fra IBM stod Kyndryl imidlertid over for den samme udfordring som kunderne, nemlig at skulle operere i et komplekst datalandskab. Samtidig fik Paul Morton, vicedirektør for datastyring hos Kyndryl, til opgave at indføre en arkiverings- og opbevaringsproces – inden for ni måneder.

Ud over afhændelsen og den nye proces lurede der også andre kompleksiteter. Kyndryl opererer i over 70 lande, hvilket betyder, at virksomheden skal håndtere hundredvis af forskellige, landespecifikke lovkrav vedrørende opbevaring af data. For at kunne indføre en effektiv arkiverings- og opbevaringsproces og sikre, at virksomheden var revisionsklar, måtte Kyndryl løse tre store udfordringer:

• Håndtere en blanding af ældre og nye systemer på tværs af forretningsfunktioner: over 1.800 applikationer i mere end 50 datacentre verden over, som skulle reduceres, forenkles og strømlines.
• Løse de uafklarede ejerskabsforhold mellem Kyndryl og IBM: 1 million kontaktoplysninger og 300.000 direkte kundeoplysninger krævede opmærksomhed.
• Håndtering af kompleksitet og en tvetydig datastrategi: Heterogene systemer, platforme, data og applikationer samt hundredvis af landespecifikke regler for datalagring udgjorde et kompliceret IT-miljø.

"Kyndryl tog fat på flere store udfordringer på samme tid for at indføre en effektiv arkiverings- og opbevaringsproces for at være revisionsklar. Den dobbelte fordel var, at denne tilgang også gjorde Kyndryl AI-parate. Efter den indledende projektforberedelse og med hjælp fra Iron Mountain var arkiverings- og opbevaringsprocessen klar til brug på seks måneder," fortalte Morton.

Håndtering af udfordringerne

I jagten på revisionsparathed besluttede Kyndryl IT-teamet at tage en procesbaseret tilgang. For det første identificerede teamet de specifikke forretningsprocesser, som IT havde brug for at understøtte. Derefter fokuserede teamet på de platforme, der kunne understøtte disse forretningsprocesser. Disse prioriterede platforme blev brugt som lakmusprøve til at strømline applikationsudviklingen. Det var for eksempel ikke nødvendigt at udvikle en ny applikation, hvis den samme eller en lignende funktion allerede fandtes på en eksisterende platform.

Teamet stillede desuden krav om, at den nye arkiverings- og opbevaringsproces skulle sikre gennemsigtighed i datastyringen og basere sig på én enkelt pålidelig kilde. Forskellige datasæt og formater skulle samles på én platform for at forenkle adgangen til data, øge brugervenligheden og fremtidssikre virksomheden.

Kyndryls kriterier for valg af partner og platform omfattede tre nøgleegenskaber:

• En nøglefærdig løsning fra en enkelt leverandør, der også kan konfigureres til Kyndryls behov
• En anerkendt brancheførende leder
• En pålidelig samarbejdspartner for Kyndryls forretningspartnere

Kyndryl valgte at samarbejde med Iron Mountain. Foruden at opfylde deres krav vidste Morton, at Iron Mountain rådede over den nødvendige ekspertise inden for både informationsstyring og de dokumenttyper, de håndterede, da Kyndryl allerede opbevarede fysiske oplysninger hos Iron Mountain.

Klargøring af data

Under Mortons ledelse samarbejdede Kyndryls IT-team med deres interne forretningspartnere og Iron Mountain om at udarbejde et sæt regler, eller styring, for lagring af data. Der blev fastlagt specifikke kriterier for aktive eller relevante data, der bruges dagligt, passive eller mindre relevante data, der skal være tilgængelige offline, samt arkivdata eller irrelevante data, der udelukkende skal opbevares af juridiske årsager og ikke som en backup.

"Vores arkiveringsregler er vigtige for, at dataene kan søges frem og for, at de er i overensstemmelse med lovgivningen. At opbevare data for længe udgør lige så stor en risiko som slet ikke at opbevare dem," siger Morton. "Oprindeligt bestod det samlede sæt af generelle regler for datalagring af 400 forskellige regler, der var formuleret juridisk, hvilket gjorde det svært for brugerne at forstå, hvilke regler der gjaldt. Vi arbejdede sammen med Iron Mountain Information Governance Advisory Services-team om at reducere de globale regelsæt til 93 meget forenklede regler, der nu styrer Kyndryls dataarkiver. I dag vurderer vi, at det er 60 % mere effektivt at gennemgå reglerne for datalagring end tidligere. Og hvad endnu vigtigere er: Vi stoler på referencedataene".

Kyndryl har yderligere forenklet reglerne til de allervigtigste elementer, hvilket har gjort dem lettere at forstå og anvende. Hver regel blev defineret ud fra dataobjektet, kravene til den minimale og maksimale opbevaringsperiode, året, landet og dataformatet.

Sikkerhed er altafgørende for Kyndryl, og de ønskede at opretholde kontrol og livscyklus for deres data. Iron Mountain samarbejdede med Kyndryl om at overføre de dokumenter, der var gemt i deres AWS- og Microsoft Azure-instanser samt andre steder, og gjorde dem tilgængelige til visning og administration i Iron Mountain InSight®, vores platform til indholdstjenester. Kyndryl kan systematisk anvende opbevaringsregler på deres oplysninger i InSight gennem en integration med Policy Centre, Iron Mountains cloudbaserede platform til styring af opbevarings- og privatlivspolitikker, som understøtter over 60 lande.

At opnå AI-parathed

Et af de mest banebrydende resultater af Kyndryls arkiverings- og opbevaringsproces var den dobbelte fordel ved at opnå AI-parate data. Det skyldes, at vejen til AI-parathed består af effektiv informationsstyring samt solide procedurer for overholdelse af arkiveringskrav.

Foruden klar datastyring har Kyndryl også indført en solid tilgang til katalogisering af data for at styrke informationsstyringen. Ved hjælp af InSight klassificeres dataene, forsynes med metadata og organiseres med henblik på administration, tilgængelighed og brugervenlighed på tværs af organisationen. Da det altid er en udfordring at finde data, indhenter Kyndryl via crowdsourcing de termer, som forretningsenhederne bruger, når de søger efter data. Kyndryl kan nu håndtere og bruge alle data fra kataloget og alle metadata fra arkivet.

"Kyndryl opnåede også AI-parathed. Da vi ved, hvilke data vi har, og hvilket format de er i, har vi opnået ensartethed i dataene og fastlagt standarder. For at gøre dette byggede Kyndryl to datakataloger. Det ene indeholder oplysninger om dataene, og det andet indeholder oplysninger om, hvor dataene er placeret. Som følge heraf er Kyndryls data nu både revisions- og AI-parate," kommenterede Morton.

Resultatet

Kyndryls IT-fokus er at understøtte forretningsenheder og fremme forretningsresultater. Implementeringen af arkivet og opbevaringsprocessen, samtidig med at AI-parathed blev en succes på begge områder. Forretningsenhederne har fået bedre adgang til brugbare data, hvilket fremskynder den intelligente beslutningstagning og dermed fører til bedre forretningsresultater.

Samlet set har dette projekt gjort Kyndryl 70 gange mere effektivt, forenklet forståelsen af reglerne, forbedret datastyringen, sænket omkostningerne ved at administrere reglerne for overholdelse og samtidig forbedret overholdelsen samt etableret AI-parathed. "Resultater som disse er banebrydende for Kyndryl. Vi har skabt grundlaget for en stærkere, smartere og mere skalerbar fremtid," siger Morton.

Ønsker du at gøre dine data AI-parate?

Kontakt Iron Mountain for at diskutere dine specifikke behov.