5 tips til enklere opbevaring i den offentlige sektor

5 tips til, hvordan du kan løse de mest almindelige udfordringer inden for opbevaring i den offentlige sektor

Kommunale myndigheder og andre organisationer i den offentlige sektor håndterer enorme mængder dokumenter hver dag. Patientjournaler, byggetilladelser, personalemapper, politiske beslutninger og juridiske dokumenter skal opbevares korrekt – ofte i mange år eller endda permanent.

Samtidig oplever mange organisationer, at arkivhåndtering bliver en stadig større udfordring. Arkivrummene fyldes hurtigt op, medarbejdere bruger meget tid på at lede efter dokumenter, og kravene til sikkerhed og sporbarhed bliver stadig strengere.

Den gode nyhed er, at opbevaring ikke behøver at være en administrativ hindring. Med den rette løsning kan du frigøre ressourcer, få bedre kontrol over dit arkiv og sikre, at dokumenterne altid er tilgængelige, når du har brug for dem.

Her er nogle af de mest almindelige udfordringer inden for offentlig arkivopbevaring – og hvordan du kan løse dem i praksis.

1. Du ved, at dokumentet findes, men det tager for lang tid at finde det

I mange kommuner og organisationer i sundhedssektoren opbevares store dele af arkivet stadig i fysiske mapper og arkivkasser. Når nogen har brug for et dokument, kan processen hurtigt blive tidskrævende:

• medarbejdere skal hen til arkivet og søge manuelt
• arkivkasser skal flyttes og åbnes
• dokumenter skal kopieres eller videresendes

Det er ineffektivt og kan skabe flaskehalse i organisationen. I sundhedssektoren kan det for eksempel være vigtigt at få hurtig adgang til historiske journaler, mens kommuner kan have behov for at finde ældre byggetilladelser eller beslutninger.

Sådan løser du det

Med Iron Mountains arkivtjenester opbevares dokumenter i sikre arkivcentre, hvor de registreres og indekseres, så de er nemme at finde. Når du har brug for et dokument, kan du hurtigt bestille det – enten med fysisk levering, hvor dokumentet sendes direkte til dig, eller med scan-on-demand, hvor dokumentet hentes fra arkivet, scannes og leveres digitalt via en sikker portal.

Det betyder, at du kan få adgang til dokumentet hurtigt uden selv at skulle administrere arkivet.

2. Du mangler overblik over, hvad der findes i arkivet

Et almindeligt problem i store arkiver er manglende overblik. Efterhånden som arkivet vokser, kan det være svært at vide præcis, hvilke dokumenter der er gemt, hvor de befinder sig, og hvor længe de skal opbevares. Det kan føre til ineffektivitet og usikkerhed, især når dokumenter skal findes hurtigt, eller når organisationen skal gennemføre revisioner eller overholde arkiveringskrav.

Sådan løser du det

Når du opbevarer dokumenter hos Iron Mountain, får du adgang til et digitalt system, hvor du nemt kan administrere hele dit arkiv.

Via Iron Mountain Connect og ReQuest Web kan du for eksempel:

• søge efter dokumenter eller arkivkasser
• se, hvad der er gemt i arkivet
• bestille dokumenter
• spore status på bestillinger

Portalen giver dig fuldt overblik over arkivet, selvom dokumenterne er opbevaret eksternt. Du kan administrere hele arkivprogrammet online og altid have adgang til opdaterede oplysninger om dit arkiv. Det giver dig kontrol, samtidig med at arkivadministrationen bliver enklere og mere struktureret.

3. Opbevaring optager værdifuld plads

I mange rådhuse, hospitaler og administrationsbygninger optager opbevaring store arealer. Arkivrum, lagerrum og reolsystemer bruges til at opbevare dokumenter, der måske kun bruges få gange om året.

Det betyder ofte, at værdifuld kontorplads bruges til arkiver, at lokaler skal tilpasses til dokumentopbevaring, og at medarbejdere skal administrere arkivet.

I organisationer, hvor hver kvadratmeter tæller, kan dette være en stor udfordring.

Sådan løser du det

Ved at flytte dit arkiv til Iron Mountains arkivcentre kan du frigøre både plads og ressourcer. Dokumenterne opbevares i specialbyggede faciliteter, hvor de registreres i systemet og opbevares under kontrollerede forhold.

Det betyder, at du kan fjerne arkivkasser fra dine lokaler uden at miste adgangen til informationen. Samtidig kan medarbejdere bruge mindre tid på arkivadministration og mere tid på kerneopgaver.

4. Sikkerhed og overholdelse er afgørende

Den offentlige sektor håndterer ofte følsomme oplysninger, især inden for sundhedssektoren. Patientjournaler, personaleoplysninger og juridiske dokumenter skal opbevares sikkert og beskyttes mod uautoriseret adgang. Samtidig skal arkiverne leve op til forskellige krav til sikkerhed, dokumenthåndtering og opbevaring.

At sikre det rette niveau af beskyttelse og kontrol kan være en stor udfordring for organisationer, der opbevarer arkiver internt. Risici som brand, fugt eller forkert håndtering kan også påvirke arkivets sikkerhed.

Sådan løser du det

Iron Mountains arkivcentre er bygget til sikker dokumentopbevaring og følger strenge sikkerhedsprocedurer.

Faciliteterne er blandt andet udstyret med:

• avancerede sikkerhedskontroller og overvågning
• brand- og miljøbeskyttelse
• klimakontrollerede opbevaringsmiljøer
• sporbar dokumenthåndtering

Alle dokumenter håndteres i henhold til en klar sporbarhedskæde, hvilket betyder, at hvert trin i håndteringsprocessen registreres og kan spores. Det giver dig sikkerhed for, at dine oplysninger er beskyttet gennem hele livscyklussen – fra transport til opbevaring og genfinding.

5. Du har brug for sikkerhed gennem hele opbevaringsprocessen

Mange organisationer mangler ressourcer eller specialkompetencer til at håndtere opbevaring effektivt. Det kan føre til uklare procedurer, ineffektiv dokumenthåndtering og dermed øget risiko for brud på informationssikkerheden.

Sådan løser du det

Når du samarbejder med en arkiveringspartner som Iron Mountain, får du støtte gennem hele opbevaringsprocessen.

Vi håndterer blandt andet:

• transport af arkivmateriale
• registrering og klassificering af dokumenter
• sikker opbevaring
• hurtig genfinding af dokumenter
• digital levering via scan-on-demand

Iron Mountains specialister arbejder i henhold til etablerede procedurer og sikkerhedsprocesser for at sikre, at dine dokumenter håndteres korrekt.

Resultatet er en mere effektiv og sikker arkivhåndtering, uden at din organisation behøver at opbygge al kompetencen internt.

Lad os hjælpe dig med at få kontrol over dine arkiver

Iron Mountain hjælper offentlige organisationer med at håndtere information på en sikker, effektiv og struktureret måde. Med lang erfaring inden for arkivhåndtering, sikker dokumentopbevaring og digitale løsninger hjælper vi kommunale myndigheder og organisationer i sundhedssektoren med at få bedre kontrol over deres arkiver. Vores godkendte arkivfaciliteter, etablerede sikkerhedsprocedurer og digitale tjenester gør det nemmere for dig at finde de rette dokumenter, når du har brug for dem, samtidig med at det frigør tid og ressourcer i din organisation.

Vil du vide, hvordan din organisation kan få bedre kontrol over arkiveringen? Kontakt os hos Iron Mountain for at drøfte, hvordan vi kan hjælpe dig med at skabe en sikker og effektiv arkiveringsløsning.