Iron Mountain Smart Sort

Nå dine informationsstyrings- og forretningsmål

Har du...

• store mænger gamle dokumenter?
• problemer med at finde dokumenter, når du har brug for dem?
• et ønske om at flytte lageret, men behov for først at kassere det, du ikke længere har brug for?
• et behov for at få fjernet dokumenter, men mangler et værktøj til at beslutte hvilke, uden at foretage betydelige investeringer?
• et ønske om at slippe af med de fysiske dokumenter men har svært ved at beslutte hvilke dokumenter, der skal digitaliseres?
• behov for at finde bestemte dokumenter frem i forbindelse med fusion, opkøb eller frasalg?

Hvis du kunne svare bekræftende på et eller flere af disse spørgsmål, så spørg os om Iron Mountain Smart Sort.

Vores team kan både hjælpe dig fra Iron Mountain Record Centers eller fra din virksomhed.

Udfordring

Hvad gør beslutningen så kompliceret?

• Manglende lagerstyring/overblik:
  Manglende registrering og oplistning af metadata gennem hele informationslivscyklussen gør søgning, administration og beslutning om, hvilke dokumenter der skal gemmes, digitaliseres eller destrueres sværere.
• Forskellige dokumenttyper og uigennemskuelig datering:
  Forskellige typer af dokumenter stiller forskellige krav. Hvis dokumenterne ikke er sorteret efter dokumenttype eller dato, kan du ikke træffe sikre og forsvarlige valg.
• Omorganisering af data er arbejdskrævende og dyrt:
  Du mangler ressourcerne til at kunne sortere alle dokumenter efter destruktiondato, dokumenttype, entydig identifikator eller i relation til andre krav.

Det resulterer i

• Unødvendige omkostninger:
  Hvis der er mange dokumenter uden metadata på filniveau, der gemmes uden at tage hensyn til korrekt destruktionsdato eller dokumentklassificering, påvirker det din evne til effektivt at administrere dit program.
• Øget risiko:
  Opbevaring af dokumenter i længere tid end nødvendigt øger risikoen for tab af informationer og overtrædelse af loven. Det komplicerer også juridiske undersøgelser, revisionsrespons og processer i forbindelse med compliance.
• Tabt produktivitet:
  Det kræver et velstruktureret arkiv at finde det, du har brug for, så du hurtigt kan træffe beslutning om håndtering af dokumenterne. Uden effektive processer til sortering og omorganisering af filer mister du tid, og dine kritiske mål forsinkes  

Nemmere og hurtigere beslutningstagning

Iron Mountain Smart Sort gør det hurtigt og sikkert at tage stilling til, hvad der skal ske med dine gamle filer, så din dokumenthåndtering bliver mere compliant og effektiv.

Vores erfarne dokumenthåndteringsteam anvender oplysninger fra din database og arkiveringsplan til automatisk at træffe forsvarlige beslutninger på filniveau. Vi sorterer og omorganiserer dine dokumenter på en måde, der gør det trygt at træffe beslutning om, hvad der skal ske med dem, så du når dine forretningsmål, f.eks. i forbindelse med frasalg, juridiske spørgsmål eller krav om destruktion.