Physische Daten halten Einzug in Aufbewahrungspläne

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Das Records Management erstreckt sich inzwischen auch auf digitale Daten, die richtig definiert und aufbewahrt werden müssen. Das erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Information Governance und Data Governance.

Sue Trombley

10. Juni 20267 min read

Beyond the box: The digital impact on retention schedules

Bei unserem Education-Series-Webinar im Juni 2024 habe ich mich mit Branchenexpert:innen über die Rolle von Daten im Records & Information Management ausgetauscht. An der Podiumsdiskussion Beyond the Box: The digital impact on retention schedules (Physische Daten halten Einzug in Aufbewahrungspläne) nahmen Hana Laws (Principal Consultant, Information Governance & Digital Solutions bei Iron Mountain), Arlette Walls (Global Records and Information Manager, Legal bei Iron Mountain) und Jay Wood (Data Lifecycle Management, Head of Governance bei BNY Mellon) teil.

Wir sprachen über die Auswirkungen digitaler Daten auf das herkömmliche Records Management und darüber, wie Unternehmen im digitalen Zeitalter ihre Unterlagen definieren, verwalten und aufbewahren. In einer aktuellen Umfrage auf LinkedIn waren 80 % der Befragten der Meinung, dass in einen Aufbewahrungsplan auch digitale Daten gehören:

Beyond the box: The digital impact on retention schedules - LinkedIn poll

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80 % antworteten mit „Ja“, 13 % mit „Nein“ und 7 % mit „Unsicher“

Dieses Ergebnis zeigt ein wachsendes Bewusstsein für die enge Verknüpfung von digitalen und physischen Daten. Doch die Datenmengen in Unternehmen wachsen Tag für Tag, und es wird immer schwieriger, diese digitale Flut in herkömmliche Aufbewahrungspläne zu integrieren. Dabei müssen folgende Fragen berücksichtigt werden:

Welche Auswirkungen haben Daten auf das Records & Information Management (RIM)?

Welche Schnittmenge gibt es zwischen Informations- und Datenmanagement?

Wie stellen moderne Unternehmen Data Governance und eine korrekte Datenaufbewahrung sicher?

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Aufbewahrungspläne früher und heute

Aufbewahrungspläne sind ein wesentlicher Teil des Records & Information Management und geben vor, wie lang Akten gemäß geltender Richtlinien aufbewahrt werden müssen. Dabei kommen Branchenregularien genauso ins Spiel wie Verjährungsfristen und der historische Wert bestimmter Unterlagen. Seit immer mehr Informationen elektronisch bzw. digital erstellt werden und der Stellenwert des Datenschutzes wächst, werden Aufbewahrungspläne immer kleinteiliger und schwieriger anzupassen.

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Fast überall nehmen die Datenmengen und ihre Bedeutung für die globale Wirtschaft so schnell zu, dass Unternehmen nicht immer mit Sicherheit sagen können, dass sie jederzeit alle Regeln, Gesetze, Kontrollen und Richtlinien einhalten.

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Noch schließen nicht alle Unternehmen die digitalen Daten in ihre Aufbewahrungspläne ein, aber das Bewusstsein wächst insbesondere in Bezug auf personenbezogene Daten. Strenge Datenschutzgesetze zwingen sie, weitgefasste Datenklassifizierungen in detailliertere Klassen mit unterschiedlichen Aufbewahrungsregeln zu unterteilen.

Was die Bestimmung der richtigen Aufbewahrungsregeln ebenfalls erschwert: die Frage, was genau Informationen und was Daten sind. Die Podiumsteilnehmer:innen waren sich einig, dass Daten rohe, unorganisierte Details sind, die nur im Kontext Sinn ergeben – ähnlich wie Bauklötze, die erst dann eine Struktur bilden, wenn man sie richtig zusammensetzt. Informationen hingegen bestehen aus strukturierten, kontextualisierten Daten, mit denen Entscheidungen, Maßnahmen oder Transaktionen dokumentiert werden.

Video: Der Unterschied zwischen Daten und Informationen

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Änderungen bei Information Governance und Data Governance

Daten haben einen anderen Lebenszyklus als Informationen. Das muss bei der Handhabung berücksichtigt werden und kann sich auch auf die Aufbewahrungsfristen auswirken. Trotzdem sollten Information Governance (IG) und Data Governance (DG) nicht voneinander getrennt betrachtet werden. Nur durch Zusammenführen beider Strategien lassen sich Silos vermeiden, in denen Daten und Informationen oft auf Nimmerwiedersehen verschwinden.

Video: Warum Data Governance wichtig ist

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Werden IG und DG zu einer gemeinsamen Strategie vereint, betrachtet man strukturierte und unstrukturierte Daten aus mehreren Blickwinkeln und schließt zum Beispiel auch die Compliance und ihren geschäftlichen Zweck ein. Saubere Daten ermöglichen sinnvolle Analysen, die wiederum eine bessere Preisgestaltung, zufriedene Kund:innen und ganz verschiedene Einblicke ins Unternehmen ermöglichen. Es ist auch möglich, die gesamte Lieferkette und somit Datenbewegungen außerhalb des Unternehmens einzubeziehen. Tagging und Kontrollen sorgen für hohe Datenqualität und -sicherheit während des gesamten Lebenszyklus von der Klassifizierung bis zur Vernichtung. Das schafft die Grundlagen für zugängliche, sichere Daten, die unabhängig von ihren Speicherorten richtig verwaltet werden können.

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Es muss nicht perfekt sein, aber wir brauchen Konsistenz und eine gute Governance.

Hana LawsPrincipal Consultant, Information Governance & Digital Solutions, Iron Mountain

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Eine bessere Zusammenarbeit zwischen Information Governance und Data Governance sorgt dafür, dass Ihre Daten fehlerfrei sind, alle Regeln und Richtlinien der Branchen und Gerichtsbarkeiten einhalten und nach einem eindeutigen Plan aufbewahrt und schließlich vernichtet werden. Dabei entsteht eine Art zentrales System, mit dem sich alle Daten-Puzzlestücke leicht finden und zu einem klaren Bild zusammensetzen lassen.

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Die Zukunft des Daten- und Informationsmanagements

Der Welt des Records Management stehen große Veränderungen bevor. Die künstliche Intelligenz (KI) nutzt Daten, generiert sie aber auch, und birgt damit neue Herausforderungen, aber auch Chancen. Wie hilfreich die KI ist, hängt wesentlich von der Qualität der verfügbaren Daten ab, und es gibt noch einige Aspekte hinsichtlich Terminologie, Kontext und Eigentümerschaft zu klären. In der Podiumsdiskussion konnten wir zwar keine klare Antwort auf die Frage geben, wie die KI in Zukunft genutzt wird, aber alle Teilnehmenden waren sich einig, dass Zusammenarbeit und klare Kommunikation sehr wichtig sind.

Video: Aufbewahrungsstrategien in modernen Unternehmen

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Die folgenden Punkte können als Orientierung für Unternehmen dienen, die sich mit den Auswirkungen von KI und Daten auf das Records Management beschäftigen:

Verfolgen Sie einen datengesteuerten Ansatz:
Es ist wichtig, dass Sie Ihre Daten verstehen und deren Speicherort, Zweck und Benutzer:innen kennen, um informierte Entscheidungen zur Datenaufbewahrung und -analyse treffen zu können.
Standardisieren Sie Ihre Terminologie:
Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten dieselben Begriffe nutzen, wenn sie über Daten und Informationen sprechen. Das verhindert Missverständnisse und fördert einen produktiveren Dialog.
Legen Sie den Fokus auf Konsistenz und Governance:
Perfektion ist kaum zu erreichen. Achten Sie deshalb bei Ihrer Datenverwaltung auf einheitliche Verfahren und eine gute Governance. Nach und nach lassen sich dann Verbesserungen umsetzen.
Behalten Sie das Potenzial der KI im Blick
Eine KI für Aufbewahrungspläne steckt noch in der Entwicklung, aber es ist gut vorstellbar, dass sie bei der Nachverfolgung von gesetzlichen Änderungen oder bei Datenanalysen hilfreich sein kann. Dennoch gilt immer: Garbage In, Garbage Out. Wenn Sie Ihre KI mit minderwertigen Daten füttern, erhalten Sie minderwertige Ergebnisse.
Beginnen Sie mit einer Analyse:
Bevor Sie große Änderungen umsetzen, sollten Sie Ihre aktuellen Verfahren gründlich analysieren und dabei bestehende Richtlinien, Terminologie und Eigentumsstrukturen berücksichtigen.
Achten Sie auf klare Kommunikation
Sprechen Sie stets offen mit allen Beteiligten – Dateneigentümer:innen und Datenschutzverantwortliche eingeschlossen – über den Zweck, die Verwendung und die Aufbewahrungsanforderungen von Daten, bevor Sie Änderungen an deren Verwaltung vornehmen.

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Gesetzgeber und Unternehmen müssen eng zusammenarbeiten, um stabile Governance-Strukturen zu schaffen, die mit dem Tempo der KI-Entwicklung mithalten können und gleichzeitig das öffentliche Interesse und das Vertrauen der Menschen wahren.

Kelly McIsaacAssociate Vice President, Data Risk Policies and Standards, TD Bank

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Mit guter Zusammenarbeit und klarer Kommunikation sorgen Unternehmen für ein effizientes, rechts- und zukunftssicheres Records Management.

Ganzes Webinar ansehen

Möchten Sie mehr über dieses Thema erfahren? In der 2024 Education Series von Iron Mountain finden Sie die Aufzeichnung des Webinars Beyond the box: The digital impact on retention schedules (Physische Daten halten Einzug in Aufbewahrungspläne). Dort können Sie sich auch für anstehende Webinare registrieren.

Physische Daten halten Einzug in Aufbewahrungspläne

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Aufbewahrungspläne früher und heute

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Änderungen bei Information Governance und Data Governance

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Die Zukunft des Daten- und Informationsmanagements

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Die folgenden Punkte können als Orientierung für Unternehmen dienen, die sich mit den Auswirkungen von KI und Daten auf das Records Management beschäftigen:

Verfolgen Sie einen datengesteuerten Ansatz:

Standardisieren Sie Ihre Terminologie:

Legen Sie den Fokus auf Konsistenz und Governance:

Behalten Sie das Potenzial der KI im Blick

Beginnen Sie mit einer Analyse:

Achten Sie auf klare Kommunikation

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Die folgenden Punkte können als Orientierung für Unternehmen dienen, die sich mit den Auswirkungen von KI und Daten auf das Records Management beschäftigen:

Verfolgen Sie einen datengesteuerten Ansatz:

Standardisieren Sie Ihre Terminologie:

Legen Sie den Fokus auf Konsistenz und Governance:

Behalten Sie das Potenzial der KI im Blick

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