Behalten oder wegwerfen – unterlagen sortieren
Viele Unternehmen behalten erst einmal grundsätzlich alles, für immer. Aber das ist weder kosteneffizient noch rechtskonform und auch alles andere als praktisch. Vor der Digitalisierung müssen Sie sich unbedingt einen genauen Überblick über Ihre Bestände verschaffen.
Halten Sie sich dabei an die folgenden Fragen, um den Wert Ihrer Unterlagen zu bestimmen:
- In welchem Format liegt der Inhalt vor? Papier, Tape, Mikrofiche, Dateien – alle diese Formattypen werden anders verwendet. Sind sie nicht in einer einheitlichen Informationsmanagement-Plattform zusammengeführt, gibt es keine effektive Möglichkeit, sie nutzbringend auszuwerten.
- Wie klassifizieren Sie den Inhalt? Nicht nur, aber insbesondere personenbezogene Daten oder sensible Geschäftsdaten müssen gemäß den Standards und Richtlinien Ihrer Branche klassifiziert werden. Eine geeignete Klassifizierung sorgt außerdem für einen einfacheren Datenzugriff im Unternehmen.
- Was tun Sie mit dem Inhalt? Definieren Sie, wie Ihr Unternehmen seine Unterlagen nutzt, sei es für die tägliche Arbeit oder zur Erreichung langfristiger Geschäftsziele. Prüfen Sie, welche Arbeitsabläufe durch eine Digitalisierung von Papierdokumenten einfacher oder effizienter werden könnten.
- Wie priorisieren Sie den Inhalt? Wenn Sie eine bestimmte Information dringend benötigen, aber nicht finden können, kostet das bares Geld. Das wirkt sich auf SLAs, andere Mitarbeitende, Prozesse, Kund:innen, die Marke und letztendlich den Ruf Ihres Unternehmens aus.
- Wo ist der Inhalt? Ihre Unterlagen sind wahrscheinlich auf verschiedene Systeme, Anwendungen, Formate, Abteilungen und Standorte verteilt. Sie in diesem Durcheinander zu verwalten, kann schwierig und kostspielig sein.
Mit einer gründlichen Bestandsaufnahme vermeiden Sie häufige Probleme:
- Mangelnde Transparenz, schwieriger Zugriff
- Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen
- Unterschiedliche Dokumenttypen
- Zahlreiche Archive und Speicherorte
- Duplikate und nicht genehmigte Versionen
So vermeiden Sie auch, Ihre Unterlagen länger aufzubewahren als erlaubt, was mit rechtlichen Risiken und unnötig hohen Archivierungskosten verbunden wäre.
Aufbewahrungszeitplan einrichten
Ein wichtiger, aber häufig vernachlässigter Schritt bei der Digitalisierung ist die Entwicklung eines Aufbewahrungszeitplans für Ihr Unternehmen gemäß den Standards und Richtlinien Ihrer Branche. Denn zum richtigen Umgang mit Informationen gehört es auch, sie systematisch zu vernichten, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Ein wohlüberlegter Aufbewahrungsplan bildet die Grundlage für die Verwaltung geistigen Eigentums und die Unterstützung von Geschäftsprozessen in Ihrem Unternehmen.
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Nachverfolgung von Ereignisdaten oft die größte Herausforderung beim Übertragen physischer Unterlagen in eine digitale Umgebung ist. Wenn Sie zehntausende Aktenkartons haben, kann eine ereignisbasierte Aufbewahrung schwierig werden: Prognosen sind nur schwer möglich, bei externer Lagerung kann kaum alles auf dem aktuellen Stand gehalten werden, und die Indizierung ist kostspielig.
Ein fundierter Aufbewahrungszeitplan bringt viele Vorteile:
- Einheitliche Übersicht über Ihre personenbezogenen Daten und zugehörigen Verpflichtungen
- Einschlägige Vorschriften und Compliance-Anforderungen werden eingehalten
- Reduziertes Risiko von Datenpannen
Sie fragen sich, wie Sie das alles schaffen sollen? Keine Sorge, wir unterstützen Sie.
Die nächsten schritte zur digitalisierung
Jetzt ist es soweit! Nachdem Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Unterlagen gemacht und Ihren Aufbewahrungszeitplan festgelegt haben, werden nun die Dokumente gescannt, die Sie behalten möchten. Erst wenn Sie wissen, welche Unterlagen Sie weiterhin benötigen und wo Sie alles finden, können Sie ein effektives Scanprojekt auf die Beine stellen.
Die Prozesse und Verfahren im Daten- und Archivmanagement sind zum Teil schwierig unter Kontrolle zu behalten, insbesondere bei nicht-digitalen Formaten. Der Austausch von Dokumenten und eine reibungslose Zusammenarbeit sind aber unabdingbar für den Erfolg Ihres Unternehmens – und die Digitalisierung Ihrer Unterlagen macht das alles möglich.
Die grundlage für ihren erfolg
Nachdem Sie eine solide Grundlage für eine erfolgreiche digitale Transformation gelegt haben (Schritte 1 und 2), sind Sie nun bereit, ein zukunftssicheres zentrales Repository aufzubauen, über das Ihr Team auf digitale Informationen zugreifen und gemeinsam an ihnen arbeiten kann (Schritt 3). Außerdem haben Sie sich den letzten zwei Schritten genähert – Prozessautomatisierung und das Erschließen Ihrer Informationen. Wenn Sie dort angelangt sind, kann Ihr Team die Geschäftsprozesse optimieren und wertvolle Erkenntnisse aus Ihren Daten gewinnen.
