Digitale Personalakte entlastet Pharmakonzern

Branche

Gesundheitswesen

Herausforderung

Restrukturierung und Digitalisierung der Personalakten für neues HR-System.

Lösung

Externes Umsortieren und Scannen der Akten.

Nutzen

• Weniger Personalbindung.
• Schnellere Abwicklung des Projekts.
• Keine Störungen des Workflows.

Die weltweite Einführung einer neuen HR-Software bei AstraZeneca machte auch bei der AstraZeneca GmbH die Digitalisierung sämtlicher Personalakten erforderlich. Gleichzeitig mussten die Akten neu in verschiedene Kategorien gegliedert werden. „Wir sprechen hier über knapp 750 Personalakten mit einem durchschnittlichen Umfang von 96 Seiten”, erläutert Peter Mescher, Business Process Lead bei der AstraZeneca GmbH. „Dazu kamen noch einmal etwa 250 Akten von ehemaligen Mitarbeitern. Jede Akte musste vor dem Digitalisieren in bis zu 15 verschiedene Kategorien unterteilt werden, um nahtlos in das neue HR-System überführt werden zu können.”

Erschwerend kam hinzu, dass sich die Kategorien an den internationalen Strukturen der HR von AstraZeneca orientierten und nicht den in den Papierakten vorhandenen Registern entsprachen. Das machte eine manuelle Umsortierung erforderlich.

Kontinuierliche Kommunikation mit AstraZeneca

Das gesamte Verfahren hätte einen hohen Personalaufwand bei der AstraZeneca GmbH erfordert. „Bei einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit pro Akte von etwa einer halben Stunde wären das mindestens 500 Stunden gewesen, das Scannen nicht eingerechnet”, erklärt Peter Mescher. „Zudem hätte dieser Aufwand unsere internen Workflows gesprengt.” Deshalb übertrug er das Projekt an Iron Mountain®, mit denen die AstraZeneca GmbH bereits seit vielen Jahren zusammenarbeitet.

Die Iron Mountain Mitarbeiter:innen wurden von der HR-Abteilung der AstraZeneca GmbH geschult, bevor sie mit der Arbeit begannen. Die Inhalte der Personalakten wurden in die neuen Register umsortiert, im Durchschnitt neun Gruppen pro Akte. Dabei gab es auch Dokumenttypen, die nicht eindeutig einer Kategorie zuzuordnen waren. Diese wurden gesammelt und regelmäßig mit der AstraZeneca GmbH abgeklärt. Dazu wurde eine Excel-Tabelle fortgeschrieben, in der während des gesamten Projekts Kategorien und zugehörige Dokumenttypen festgehalten wurden.

Neben der Neusortierung der Register erfasste Iron Mountain auch die Personalnummern von den jeweiligen Aktendeckeln. Diese wurden anschließend mit den Datensätzen der Personalstammdaten sowie mit den Dokumenten der jeweiligen Personalakte verknüpft.