Stadt Bonn schafft die Basis für eine vollständig digitale Verwaltung

Herausforderung

Vor der bevorstehenden Renovierung des Stadthauses sah sich die Stadt Bonn mit einer dringenden Aufgabe konfrontiert: Tausende Akten mussten in kurzer Zeit digitalisiert werden. Mit über Mit über 22 Kilometern an Dokumenten in den Archiven war klar, dass dies nicht auf bisherige Weise weitergehen konnte. Die Stadt wollte die Lagerungskosten senken, öffentliche Services straffen und flexible Remote- Work-Strukturen für insgesamt 5.000 Mitarbeitende schaffen.

Lösung

Iron Mountain entwickelte gemeinsam mit der Stadt Bonn einen flexiblen Prozess zur Erfassung und Digitalisierung der Aktenbestände. Nach einer strukturierten Bestandsaufnahme wurden standardisierte Abläufe für die schrittweise Digitalisierung unterschiedlichster Aktentypen etabliert.

Vorteile

• Rund 3,5 Kilometer Akten bereits digitalisiert und alles beauftragt
• Schnellerer Zugriff auf Informationen durch digitale Akten und Volltextsuche
• Effizientere Bürgerservices und medienbruchfreie Arbeitsabläufe
• Flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten für rund 5.000 Beschäftigte
• Geringere Kosten für Papierlagerung und Kurierdienste
• Grundlage für eine vollständig digitale Verwaltung

Wenn Papier Platz machen muss

Im öffentlichen Sektor werden Digitalisierungsprojekte häufig durch zahlreiche parallele Aufgaben und komplexe Anforderungen ausgebremst. Für die Stadt Bonn wurde die Transformation durch einen akuten Bedarf beschleunigt: Die Akten mussten vor der Renovierung des Stadthauses umziehen. Bis Ende 2027 sollte das Gebäude komplett geräumt sein und die neuen Büroflächen würden deutlich weniger Platz für physische Akten bieten.

Angesichts der hohen Kosten für zusätzliche Lagerkapazitäten wurde schnell klar: Papier zu lagern war wirtschaftlich nicht haltbar. Der Stadtrat fasste daher einen politischen Beschluss für ein groß angelegtes Digitalisierungsprojekt. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die Beteiligung der Stadt Bonn an einem bestehenden KDN-Rahmenvertrag, über den Iron Mountain bereits beauftragt war. So konnte das Projekt ohne aufwändige administrative Prozesse schnell und unkompliziert starten.

Von Altlasten zu neuen Chancen

Beatrix Baur, Sachgruppenleiterin der Bundesstadt Bonn, erklärt, wie der Renovierungstermin die Digitalisierungsbemühungen in den Fokus rückte: