Digitalisierungsprojekt bei der Stadt Lippstadt

Branche

Öffentliche Verwaltung

Herausforderung

Die Stadtverwaltung Lippstadt ist seit einigen Jahren dabei, alle Akten zu digitalisieren, um die Prozesseffizienz zu steigern und Lagerraum einzusparen.

Lösung

Der Scan- und Digitalisierungs-Service von Iron Mountain gewährleistet die sichere Einhaltung aller Vorschriften bei der Abholung, dem Transport, der Digitalisierung und der Vernichtung von Papierakten.

Nutzen

• TR-RESISCAN-Konformität
• Bislang über 80.000 Akten digitalisiert
• Erheblich schnellerer Zugriff auf Akten durch Wegfall von Wegzeiten und Suchen
• Gemeinsames Arbeiten an einer Akte und effektiveres Arbeiten außerhalb des Büros
• Einsparungen bei der Lagerfläche Digitales, Stadt Lippstadt

Alle Akten digitalisieren

Lippstadt ist eine Stadt in Nordrhein-Westfalen mit etwa 70.000 Einwohner:innen. Seit vielen Jahren verfolgt die Stadt das Ziel der digitalen Akten. Zuständig dafür ist der Fachdienst Organisation und Digitales. „Unsere Vision ist, alle Akten, die jetzt noch in den Schränken stehen, digital vorzuhalten, soweit es uns rechtlich erlaubt ist“, erläutert Gudrun Strathoff, Sachbearbeiterin im Fachdienst Organisation und Digitales und zuständig für das Thema Digitalisierung bei der Stadt Lippstadt.

In den letzten Jahren wurden mithilfe von Iron Mountain die Akten des Fachdienstes Bauordnung und Denkmalschutz, des Fachdienstes Ausländerwesen sowie des Stadtarchivs digitalisiert.

Archive, die aus den Nähten platzten

Beim Fachdienst Bauordnung und Denkmalschutz gab es ein großes Aktenarchiv mit Rollregalen im Haus, das zusehends aus den Nähten platzte. Daraufhin wurde ein zweiter Archivstandort in einem zwei Kilometer entfernten Raum im Kellergeschoss eines anderen Verwaltungsstandortes eingerichtet.

Bei Anfragen mussten Akten zum Teil aus diesem Nebenarchiv geholt werden. „Das wurde nicht täglich gemacht, sondern Anfragen wurden gesammelt und einmal wöchentlich ausgeführt, was natürlich zu längeren Bearbeitungszeiten führte“, berichtet Strathoff.

Gemeinsam mit dem Fachdienst Bauordnung und Denkmalschutz entwickelte sie ein Leistungsverzeichnis, um aus dem Papieraktenarchiv ein digitales Bauaktenarchiv zu machen. Dabei wurde entschieden, die Akten nicht im Scan-On-Demand-Verfahren zu digitalisieren, sondern sie in neun Chargen aufzuteilen, die dann sukzessive digitalisiert wurden.