Herausforderungen meistern
Um Audit-Readiness zu erreichen,
entschied sich das IT-Team von
Kyndryl für einen prozessorientierten
Ansatz. Zunächst ermittelte
es, welche Geschäftsprozesse
unterstützt werden mussten
und welche Plattformen dafür
infrage kamen. Diese wurden als
Lackmustest zur Optimierung der
Anwendungsentwicklung verwendet.
Beispielsweise war keine neue
Anwendung erforderlich, wenn
eine aktuelle Plattform bereits die
gleiche oder eine ähnliche Funktion
bereitstellte.
Das Team legte außerdem
zwei Anforderungen fest:
Der neue Archivierungs- und
Aufbewahrungsprozess sollte Einblicke
in die Datenverwaltung bieten und
eine Single Source of Truth nutzen.
Unterschiedliche Datensätze und
Formate mussten auf einer Plattform
zusammengeführt werden, um
den Datenzugriff zu vereinfachen, die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen
und das Unternehmen zukunftssicher
zu machen.
Bei der Auswahl des richtigen
Partners und der richtigen Plattform
berücksichtigte Kyndryl drei
Hauptkriterien:
- Eine Lösung von einem einzigen
Anbieter, die zwar schlüsselfertig
war, sich aber auch an die
Anforderungen von Kyndryl
anpassen ließ
- Ein in der Branche anerkannter
Marktführer
- Eine vertrauenswürdige
Partnerschaft mit Kyndryl-Geschäftspartnern
Kyndryl hat sich letztlich für eine
Partnerschaft mit Iron Mountain
entschieden. Der Anbieter erfüllte
nicht nur die Anforderungen
von Kyndryl – Morton wusste
auch, dass Iron Mountain über
das nötige Fachwissen in der
Information Governance als auch
hinsichtlich der Dokumenttypen
verfügt, mit denen Kyndryl arbeitet.
Denn Kyndryl hatte bereits zuvor
physische Unterlagen bei Iron Mountain
gelagert.
Daten vorbereiten
Unter der Leitung von Morton arbeitete
das IT-Team mit dem Geschäftsbereich
und Iron Mountain zusammen,
um Governance-Regeln für die Datenspeicherung zu entwickeln. Es
wurden spezifische Kriterien für die
verschiedenen Datentypen formuliert:
für täglich verwendete, aktive Daten
(sogenannte „heiße Daten“), ebenso
für passive Daten, die offline verfügbar
sein müssen („warme Daten“), und für
archivierte (oder „kalte“) Daten, die
aus rechtlichen Gründen aufbewahrt
werden müssen, aber nicht als
Wiederherstellungsquelle dienen.
„Unsere Archivierungsregeln
spielen eine wichtige Rolle für die
Verfügbarkeit und Rechtmäßigkeit
unserer Daten. Denn Daten
zu lange aufzubewahren, ist
genauso problematisch, wie sie
gar nicht aufzubewahren“, erklärt
Morton. „Anfänglich enthielt
die allgemeine Regelsammlung
zur Datenaufbewahrung 400
verschiedene Regeln, die allesamt
in rechtlicher Sprache verfasst
waren. So konnten Mitarbeitende nur
schwer herausfinden, welche Regeln
für sie galten. Zusammen mit dem
Iron Mountain-Beratungsteam für
Information Governance haben wir
die globalen Regelsätze auf 93 stark
vereinfachte Regeln reduziert, die
jetzt die Datenarchive von Kyndryl
steuern. Nach aktuellem Stand gehen
wir davon aus, dass die Bewertung
der Datenaufbewahrungsregeln heute
um 60 % effizienter ist als in der
Vergangenheit. Doch noch wichtiger
ist, dass wir auf die Referenzdaten
vertrauen können.“
Kyndryl hat die Regeln weiter auf
die wichtigsten Komponenten
heruntergebrochen, damit
sie verständlicher und
benutzerfreundlicher sind. Jede Regel
wurde anhand des Datenobjekts,
der minimalen und maximalen
Aufbewahrung sowie des Jahres,
Landes und Datenformats definiert.
Sicherheit ist für Kyndryl von
entscheidender Bedeutung und die
Verantwortlichen wollten die Kontrolle
über den Lebenszyklus ihrer Daten
beibehalten. Deshalb werden die bei
AWS, Microsoft Azure und anderen
Cloudspeicheranbietern gespeicherten
Daten nun auf der Content-Service-Plattform Iron Mountain InSight®
angezeigt und verwaltet. Dank der
Integration in Policy Center – unsere
cloudbasierte Plattform für die
Verwaltung von Aufbewahrungsund Datenschutzrichtlinien, die
über 60 Länder unterstützt – kann
Kyndryl in InSight systematisch
Aufbewahrungsregeln anwenden.
KI-Readiness erreichen
Eines der wichtigsten Ergebnisse,
das Kyndryl bei der Transformation
seiner Archivierungs- und
Aufbewahrungsprozesse erreicht
hat, war der zusätzliche Vorteil KI-fähiger Daten. Denn der Weg zur
KI-Readiness umfasst effektives
Informationsmanagement und starke
Verfahren für die Records-Compliance.
Neben klarer Data Governance hat
Kyndryl auch einen soliden Ansatz zur
Datenkatalogisierung eingeführt, um
das Informationsmanagement weiter
zu verbessern. Über InSight werden
Daten klassifiziert, mit Metadaten
versehen und organisiert. Dies
optimiert die Verwaltung, Verfügbarkeit
und Benutzerfreundlichkeit im
gesamten Unternehmen. Zur
Verbesserung der Suchfunktion nutzt
Kyndryl Crowdsourcing – denn die
Geschäftseinheiten wissen am besten,
nach welchen Begriffen sie suchen.
Heute kann Kyndryl alle Daten aus dem
Katalog sowie alle Metadaten aus dem
Archiv verwalten und nutzen.
„Kyndryl hat bei dem Projekt auch
KI-Readiness erreicht. Mit dem Wissen,
welche Daten wir haben und in welchem
Format sie vorliegen, konnten wir
Standards implementieren und können
heute einheitliche Daten gewährleisten.
Um das zu erreichen, hat Kyndryl
zwei Datenkataloge erstellt: Der eine
enthält Informationen über die Daten,
der andere Informationen darüber,
wo sich die Daten befinden. Hierdurch
sind die Daten von Kyndryl heute nicht
nur audit-, sondern auch KI-fähig“,
so Morton.
Ergebnisse generieren
Der IT-Schwerpunkt von Kyndryl
liegt darauf, seine Geschäftsbereiche
zu unterstützen und deren
Ergebnisse zu verbessern. Die
Implementierung des Archivierungs- und Aufbewahrungsprozesses war
nicht nur ein Erfolg, sondern hat auch
gleich noch für KI-Readiness gesorgt.
Die Geschäftsbereiche haben jetzt
einen besseren Zugriff auf nutzbare
Daten, sodass sie schneller intelligente
Entscheidungen treffen und ihre
Ergebnisse verbessern können.
Insgesamt konnte Kyndryl im
Rahmen dieses Projekts seine
Effizienz um das 70-fache steigern,
Regeln verständlicher machen, das
Datenmanagement verbessern,
die Kosten für die Verwaltung von
Compliance-Regeln reduzieren, die
Compliance verbessern und für KI-Readiness sorgen. „Ergebnisse wie
diese sind für Kyndryl von großer
Bedeutung. Denn hiermit haben
wir die Grundlage für eine stärkere,
intelligentere und skalierbarere Zukunft
geschaffen“, erklärt Morton.
Wollen auch Sie Ihre Daten KI-fähig
machen?
Dann kontaktieren Sie Iron Mountain um Ihre individuellen
Anforderungen zu besprechen.
