Die University of Texas Medical Branch (UTMB) Health ist ein führendes akademisches Zentrum für Gesundheitswissenschaften in den Bereichen Forschung, Lehre und Patientenversorgung, das sich auf vier Standorte im Südosten von Texas erstreckt. Als 2022 der Mietvertrag für das Archiv im Lipton Tea Building auslief, stand der Standort Galveston vor einer komplexen logistischen Herausforderung. In dem 72-jährigen früheren Lagergebäude lagerten Patientenakten, nach dem Hurrikan Ike 2008 eilig evakuierte Papierakten sowie Mikrofiches und Mikrofilme, die bis in die Zeit der dauerhaften Archivierungspolitik von UTMB Health zurückreichen.
Der Archivbestand erstreckte sich über vier Stockwerke und umfasste ungeordnete, historische sowie prekäre physische Datensätze. Mit anderen Worten: ein denkbar schwieriges Szenario für das Records Management.
Im März 2022 arbeitete das Immobilienteam der UTMB Health eng mit Iron Mountain zusammen, um erste Pläne für den anstehenden Auszug aus dem Gebäude zu entwickeln. Da die UTMB Health bereits mehr als 400.000 Datensätze bei Iron Mountain in sicheren externen Archivierungsanlagen in Houston, Texas, aufbewahrte, war klar, dass Iron Mountain Smart Sort die perfekte Lösung war, um die Akten aus dem Lipton Tea Building – sowie andere Campus-Akten – zu identifizieren, zu sortieren und deren Transparenz auf Aktenebene zu verbessern.
„Das Team von Iron Mountain hat die Komplexität und den Umfang dieses Projekts wirklich verstanden. Es war ein gewaltiges Unterfangen“, so Carla Cuney, Director of Health Information Management & Medical Staff Services der UTMB Health.
Bereits im August 2022 nahm dieses Smart Sort-Großprojekt Gestalt an. Mitarbeitende der UTMB Health waren vor Ort, um zu entscheiden, welche Akten vernichtet und welche an einen anderen Ort verlegt werden sollten. Unterlagen, deren Vernichtung rechtmäßig war, wurden aussortiert, und der Rest sicher in eine Archiveinrichtung von Iron Mountain in Dallas, Texas, transportiert. Auch Unterlagen von anderen Standorten wurden in das Projekt einbezogen. In Dallas übernahm das Smart Sort-Team von Iron Mountain die Bearbeitung ungeordneter Aktenbestände. Diese wurden identifiziert und nach Kriterien wie potenzieller Eignung zur Vernichtung, gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowie Digitalisierungsprioritäten kategorisiert.
„Wir haben jede Woche ein Telefonat mit dem Team geführt. Auf unserem Dashboard konnten wir die täglichen Fortschritte verfolgen. Alles war sehr gut organisiert“, so Cuney.
Das Smart Sort-Projekt wurde im 3. Quartal 2024 abgeschlossen und hat zu einer Senkung der Archivierungskosten der UTMB Health um 40 % geführt, da Datensätze nun vernichtet statt auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden. Dank aktueller Übersichten auf Dateiebene kann das Team der UTMB Health Datensätze jetzt mühelos durchsuchen, verwalten und fundierte Entscheidungen über zukünftige Digitalisierungen sowie die laufende, rechtssichere Vernichtung treffen.
