Kreis Warendorf digitalisiert sein Bauaktenarchiv mit Image On Demand

Branche

Öffentliche Verwaltung

Herausforderung

Der Kreis Warendorf wollte mit der Umstellung auf ein vollständig digitalisiertes Ende-zu-Ende Baugenehmigungsverfahren nicht bis zum Einscannen aller Altakten warten.

Lösung

Image On Demand von Iron Mountain® gewährleistet die sichere Einhaltung aller Vorschriften bei der Abholung, dem Transport, der Digitalisierung und der Vernichtung von Papierakten.

Nutzen

• Garantierte TR-RESISCAN-Konformität
• Über 93.000 Akten mit teilweise mehreren Bänden wurden an Iron Mountain übergeben, von denen mittlerweile (September 2025) etwa die Hälfte digitalisiert wurde
• Erheblich schnellerer Zugriff auf Akten und einfache Erstellung von Kopien für Gerichte bei weniger Personaleinsatz
• Effizienteres Arbeiten im Home Office und bessere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
• Einsparungen bei der Lagerfläche
• Höchste physische Dokumenten- und Datensicherheit

Digitales Pilotprojekt

Der Kreis Warendorf ist Modellkommune im Modellprojekt „Digitales Baugenehmigungsverfahren“ in NRW. Von Beginn an war es erklärtes Ziel des Kreises Warendorf, das Baugenehmigungsverfahren volldigitalisiert (Ende-zu-Ende) durchzuführen. Dies bedeutet nicht nur eine digitale Bauantragstellung, sondern auch die digitale Weiterverarbeitung von Informationen, digitaler Austausch mit den Beteiligten eines Baugenehmigungsverfahrens sowie die Begleitung der Umsetzung des Bauvorhabens einschließlich Bauüberwachung in digitaler Form.

„Uns war von Beginn an klar, dass ein volldigitaler Baugenehmigungsprozess nur funktionieren kann, wenn alle grundstücksbezogenen Informationen ebenfalls in digitaler Form vorliegen. Altakten in Papierform behindern und verlangsamen dabei einen digitalen Prüfungsprozess”, so Dennis Walendi, Sachgebietsleiter Bauverwaltung für den Kreis Warendorf.

Druck durch übervolles Archiv

Der Zugriff auf die Akten wird für die tägliche Arbeit benötigt, zum Beispiel für die Recherche des baurechtlich genehmigten Bestands als Grundlage für die Zulässigkeitsprüfung aktueller Bauvorhaben oder nach Anforderung digitaler Bauakten durch Eigentümer:innen, Architekt:innen, Rechtsanwält:innen, Gerichte und Behörden.

Die Akten wurden in einem Kellerarchiv aufbewahrt, und die Beschäftigten mussten sie bei Bedarf aus dem Keller holen und nach Verwendung wieder zurückbringen. Wurden die Akten außer Haus benötigt, beispielsweise bei Gericht, dann mussten sie dafür eingescannt oder fotokopiert werden.

„Unser Archiv drohte vollzulaufen und bot keinen Platz mehr für neue Akten“, erinnert sich Walendi. „Der Keller war zudem ab 2025 schon für das Kreisarchiv verplant und wir mussten unsere Akten so schnell wie möglich herausschaffen. Deshalb haben wir uns für Image on Demand entschieden.“

Die Akten lagen in unterschiedlichen Formaten vor, von DIN A5-Dokumenten bis zu DIN A0- Plänen. Von alten Pergament- Plänen mit Tuschezeichnungen über A5-Dokumente auf dünnem Durchschlagpapier bis zu normalen farbigen Plänen auf DIN A3 bis DIN A0 war alles dabei.