Papierlos und zukunftssicher – unsere Lösung für Ihre HR

Lösung für das Personalwesen

Herausforderung

Die Verwaltung Ihrer Personaldatensätze kann eine Herausforderung darstellen, wenn sie in verschiedenen Formaten und an verschiedenen Orten vorliegen und Ihre Mitarbeiter:innen hybrid arbeiten. Es hat Priorität sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiterdokumentation vollständig und aktuell ist und in Übereinstimmung mit den sich ständig ändernden Gesetzen und Vorschriften verwaltet wird.

Die Suche nach Personalakten wie unterzeichneten Einwilligungserklärungen, Arbeitsbewilligungsstatus, Verträgen oder arbeitsmedizinischen Unterlagen sowie die Erstellung von Prüfberichten kann zeit- und arbeitsaufwendig sein. Durch die Freigabe von Mitarbeiterdokumenten können vertrauliche Informationen offengelegt werden, wenn sie nicht ordnungsgemäß verwaltet werden.

Auswirkungen

Die Auswirkungen der Digitalisierung können nicht genug betont werden. Die Verwaltung von Papierdokumenten kostet Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld: Ein Iron Mountain InSight^®-Kunde berichtet zum Beispiel, dass er durch die verstärkte Zusammenarbeit der Mitarbeiter:innen mit digitalen Dokumenten bis zu 26.000 Stunden Arbeitszeit pro Jahr¹ einsparen konnte.

Darüber hinaus sind Unternehmen verpflichtet, strenge Compliance-Vorschriften wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten gemäß ihren Aufbewahrungsfristen geschützt vernichtet werden. Die Nichteinhaltung kann zu Bußgeldern führen, die sich negativ auf Unternehmen auswirken können.

Was wäre, wenn …

... Sie eine einheitliche, sichere und konforme Plattform, die sowohl vorhandene digitale als auch neu konvertierte physische Unterlagen zusammenführt, nutzen könnten, sodass Sie diese Herausforderungen meistern können und:

• Gesuchte Dokumente einfach und schnell finden
• Die Produktivität der Personalabteilung durch effiziente Zusammenarbeit selbst aus der Ferne steigern
• Mitarbeiterdaten schützen und die Sicherheit und Prüfbarkeit verbessern
• Dazu beitragen können, dass wichtige Dokumente auf dem neuesten Stand sind und dass Verlängerungen nicht verpasst werden

Führen Sie physische und digitale HR-Daten zusammen

Die Iron Mountain Lösung für das Personalwesen ist ein SaaS-Angebot (Software-as-a-Service), mit dem Mitarbeiter:innen und interne Geschäftspartner:innen alle HR-bezogenen Dateien scannen und in einer sicheren Cloud speichern können, was die Beschleunigung von Prozessen im Personalwesen ermöglicht. Auf der Grundlage von auf rollenbasierten Zugriffsrechten können Sie nach benötigten Dokumenten suchen und diese für interne und externe Beteiligte freigeben, um eine effektivere Zusammenarbeit unabhängig vom Arbeitsort zu ermöglichen. Sie erhalten eine zentrale Übersicht, die Ihnen die nötige Kontrolle bietet, sowie Dashboards, die Ihnen Daten und Kennzahlen zur Verfügung stellen und wertvolle Einblicke liefern. Dazu gehört auch die Möglichkeit, über Ablaufdaten benachrichtigt zu werden. Mit der Lösung können Personalabteilungen Mitarbeiterdokumente nachverfolgen und proaktive Maßnahmen ergreifen, wie das Erneuern von Zertifikaten, Ausweisen und die Einhaltung von Mitarbeiterrichtlinien, bevor diese ablaufen.