Εξορθολογισμός της πολυπλοκότητας των δεδομένων για την επίτευξη ετοιμότητας για ελέγχους και AI

Κλάδος

Τεχνολογία πληροφορικής

Πρόκληση

Ένα πολύπλοκο τοπίο δεδομένων απαιτούσε μια προσαρμοσμένη διαδικασία αρχειοθέτησης και διατήρησης

Λύση

Iron Mountain Information Governance Advisory Services και Iron Mountain InSight® με ενσωμάτωση στο Policy Center

Αξία

• Συνολική αύξηση της αποδοτικότητας κατά 70 φορές.
• Βελτίωση της αποδοτικότητας κατά 60% στην αξιολόγηση των κανόνων διατήρησης δεδομένων.
• Επίτευξη ετοιμότητας για έλεγχο και για AI.

Σκοπός της Kyndryl είναι να "βοηθά τις ηγέτιδες εταιρείες του κόσμου να θωρακίζουν τις λειτουργίες τους απέναντι σε ανατροπές και να υποστηρίζουν τους πελάτες τους". Ωστόσο, μετά την απόσχισή της από την IBM, η Kyndryl αντιμετώπισε η ίδια μια πρόκληση αντίστοιχη με αυτή των πελατών της: τη λειτουργία σε ένα σύνθετο τοπίο δεδομένων. Παράλληλα, ο Paul Morton, Αναπληρωτής Διευθυντής Διακυβέρνησης Δεδομένων στην Kyndryl, ανέλαβε να θέσει σε εφαρμογή μια διαδικασία αρχειοθέτησης και διατήρησης — μέσα σε εννέα μήνες.

Πέρα από την απόσχιση και τη νέα διαδικασία, διαφαίνονταν και άλλες επιπλοκές. Η Kyndryl δραστηριοποιείται σε περισσότερες από 70 χώρες, γεγονός που την υποχρεώνει να διαχειρίζεται εκατοντάδες διαφορετικές, ειδικές ανά χώρα κανονιστικές απαιτήσεις για τη διατήρηση δεδομένων. Για να αναπτύξει μια αποτελεσματική διαδικασία αρχειοθέτησης και διατήρησης, και να επιτύχει ετοιμότητα για έλεγχο, η Kyndryl έπρεπε να αντιμετωπίσει επιτυχώς τρεις μεγάλες προκλήσεις:

Διαχείριση ενός μείγματος παλαιών και νέων συστημάτων σε διάφορες επιχειρησιακές λειτουργίες: πάνω από 1.800 εφαρμογές σε περισσότερα από 50 κέντρα δεδομένων παγκοσμίως, των οποίων ο αριθμός έπρεπε να μειωθεί και η διαχείριση να απλοποιηθεί και να εξορθολογιστεί.

Επίλυση ασαφών ζητημάτων ιδιοκτησίας αρχείων μεταξύ της Kyndryl και της IBM: 1 εκατομμύριο αρχεία επαφών και 300.000 αρχεία άμεσων πελατών απαιτούσαν προσοχή.

Διαχείριση πολυπλοκότητας και ασαφούς στρατηγικής δεδομένων: Ετερογενή συστήματα, πλατφόρμες, δεδομένα και εφαρμογές, καθώς και εκατοντάδες κανόνες διατήρησης δεδομένων ανά χώρα, συνέθεταν ένα περίπλοκο περιβάλλον πληροφορικής (IT).

"Η Kyndryl αντιμετώπισε ταυτόχρονα πολλαπλά ζητήματα μεγάλης κλίμακας για να υλοποιήσει μια αποτελεσματική διαδικασία αρχειοθέτησης και διατήρησης με στόχο την ετοιμότητα για έλεγχο. Το διπλό όφελος ήταν ότι αυτή η προσέγγιση κατέστησε την Kyndryl έτοιμη και για την AI. Μετά την αρχική προετοιμασία του έργου και τη βοήθεια της Iron Mountain, η διαδικασία αρχειοθέτησης και διατήρησης λειτουργούσε πλήρως μέσα σε έξι μήνες", ανέφερε ο Morton.

Αντιμετωπίζοντας τις προκλήσεις

Στην πορεία προς την ετοιμότητα για έλεγχο, η ομάδα IT της Kyndryl αποφάσισε να ακολουθήσει μια προσέγγιση με επίκεντρο τις διαδικασίες. Αρχικά, η ομάδα εντόπισε τις συγκεκριμένες επιχειρηματικές διαδικασίες που έπρεπε να υποστηρίξει το τμήμα IT. Στη συνέχεια, η ομάδα εστίασε στις πλατφόρμες που μπορούσαν να υποστηρίξουν αυτές τις διαδικασίες. Αυτές οι πλατφόρμες προτεραιότητας λειτούργησαν ως βασικό κριτήριο για την απλοποίηση της ανάπτυξης εφαρμογών. Για παράδειγμα, δεν χρειαζόταν μια νέα εφαρμογή αν η ίδια ή παρόμοια δυνατότητα υπήρχε ήδη σε μια τρέχουσα πλατφόρμα.

Η ομάδα όρισε επίσης ότι η νέα διαδικασία αρχειοθέτησης και διατήρησης έπρεπε να παρέχει διαφάνεια στη διακυβέρνηση δεδομένων και να αξιοποιεί μία ενιαία πηγή αλήθειας. Ανομοιογενή σύνολα και μορφές δεδομένων έπρεπε να συνδυαστούν σε μία ενιαία πλατφόρμα, ώστε να απλοποιηθεί η πρόσβαση στα δεδομένα, να αυξηθεί η χρηστικότητα και να διασφαλιστεί η μελλοντική βιωσιμότητα της επιχείρησης.

Τα κριτήρια της Kyndryl για την επιλογή συνεργάτη και πλατφόρμας περιλάμβαναν τρία βασικά χαρακτηριστικά:

• Μια έτοιμη προς χρήση λύση από έναν μόνο πάροχο, η οποία ωστόσο διαμορφώνεται σύμφωνα με τις ανάγκες της Kyndryl
• Μια αναγνωρισμένη ηγέτιδα του κλάδου Έναν αξιόπιστο σύμμαχο για τους επιχειρηματικούς εταίρους της Kyndryl

Η Kyndryl επέλεξε να συνεργαστεί με την Iron Mountain. Πέρα από την κάλυψη των απαιτήσεών τους, ο Morton γνώριζε ότι η Iron Mountain διέθετε την απαραίτητη τεχνογνωσία τόσο στη διακυβέρνηση πληροφοριών όσο και στους τύπους εγγράφων που διαχειρίζονταν, καθώς η Kyndryl αποθήκευε ήδη φυσικές πληροφορίες μέσω της Iron Mountain.

Προετοιμάζοντας τα δεδομένα

Υπό την καθοδήγηση του Morton, η ομάδα IT της Kyndryl συνεργάστηκε με τους εσωτερικούς επιχειρηματικούς της εταίρους και με την Iron Mountain για να αναπτύξουν ένα σύνολο κανόνων ή, αλλιώς, ένα πλαίσιο διακυβέρνησης για την αποθήκευση δεδομένων. Καθορίστηκαν συγκεκριμένα κριτήρια για τα ενεργά ή "θερμά" δεδομένα που χρησιμοποιούνται καθημερινά, για τα παθητικά ή "χλιαρά" δεδομένα που απαιτούν έτοιμη πρόσβαση εκτός σύνδεσης και για τα αρχειοθετημένα ή "ψυχρά" δεδομένα που διατηρούνται μόνο για νομικούς λόγους και όχι ως εφεδρική πηγή.

"Οι κανόνες αρχειοθέτησής μας είναι σημαντικοί τόσο για τη δυνατότητα ανάκτησης όσο και για τη νομιμότητα των ίδιων των δεδομένων. Το να διατηρείς δεδομένα για πολύ μεγάλο χρονικό διάστημα αποτελεί εξίσου μεγάλο κίνδυνο με το να μην τα διατηρείς καθόλου", αναφέρει ο Morton. "Αρχικά, το γενικό σύνολο κανόνων διατήρησης δεδομένων περιλάμβανε 400 διαφορετικούς κανόνες γραμμένους με νομική ορολογία, καθιστώντας δύσκολο για τους ανθρώπους να γνωρίζουν ποιοι κανόνες εφαρμόζονταν. Συνεργαστήκαμε με την ομάδα Iron Mountain Information Governance Advisory Services για να μειώσουμε τα παγκόσμια σύνολα κανόνων σε 93 εξαιρετικά απλοποιημένους κανόνες, οι οποίοι πλέον διέπουν τα αρχεία δεδομένων της Kyndryl. Επί του παρόντος, υπολογίζουμε ότι η αξιολόγηση των κανόνων διατήρησης δεδομένων είναι σήμερα 60% πιο αποδοτική σε σχέση με το παρελθόν. Το σημαντικότερο είναι ότι έχουμε εμπιστοσύνη στα δεδομένα αναφοράς".

Η Kyndryl απλοποίησε περαιτέρω τους κανόνες στα πιο ουσιώδη στοιχεία τους, καθιστώντας τους πιο κατανοητούς και εύχρηστους. Κάθε κανόνας ορίστηκε με βάση το αντικείμενο δεδομένων, την ελάχιστη και μέγιστη απαίτηση διατήρησης, το έτος, τη χώρα και τη μορφή των δεδομένων.

Η ασφάλεια αποτελεί πρωταρχικό μέλημα για την Kyndryl, η οποία επιθυμούσε να διατηρήσει τον έλεγχο των δεδομένων της και να διαχειρίζεται τον κύκλο ζωής τους. Η Iron Mountain συνεργάστηκε με την Kyndryl για να παραλάβει τα αρχεία τους, που ήταν αποθηκευμένα στις δικές τους υποδομές AWS, Microsoft Azure και αλλού, και να τα καταστήσει διαθέσιμα για προβολή και διαχείριση στο Iron Mountain InSight®, την πλατφόρμα υπηρεσιών περιεχομένου μας. Η Kyndryl μπορεί πλέον να εφαρμόζει συστηματικά κανόνες διατήρησης στις πληροφορίες της μέσα από το InSight, μέσω της ενσωμάτωσης με το Policy Center, την πλατφόρμα cloud της Iron Mountain για τη διαχείριση πολιτικών διατήρησης και απορρήτου, η οποία υποστηρίζει περισσότερες από 60 χώρες.

Επιτυγχάνοντας ετοιμότητα για AI

Ένα από τα πιο μετασχηματιστικά αποτελέσματα της διαδικασίας αρχειοθέτησης και διατήρησης της Kyndryl ήταν το διπλό όφελος της επίτευξης δεδομένων έτοιμων για AI. Αυτό συμβαίνει επειδή η πορεία προς την ετοιμότητα για AI συνίσταται σε αποτελεσματική διαχείριση πληροφοριών σε συνδυασμό με ισχυρές πρακτικές συμμόρφωσης στη διαχείριση αρχείων.

Πέρα από τη σαφή διακυβέρνηση δεδομένων, η Kyndryl υιοθέτησε επίσης μια στέρεη προσέγγιση καταλογογράφησης δεδομένων για να ενισχύσει τη διαχείριση πληροφοριών. Χρησιμοποιώντας το InSight, τα δεδομένα ταξινομούνται, επισημαίνονται με μεταδεδομένα και οργανώνονται, ώστε να διασφαλίζεται η διαχείριση, η προσβασιμότητα και η χρηστικότητά τους σε ολόκληρο τον οργανισμό. Επειδή η εύρεση δεδομένων αποτελεί πάντα πρόκληση, η Kyndryl συλλέγει από τις επιχειρηματικές μονάδες τους όρους που αυτές χρησιμοποιούν κατά την αναζήτηση δεδομένων. Πλέον, η Kyndryl μπορεί να διαχειρίζεται και να χρησιμοποιεί όλα τα δεδομένα από τον κατάλογο και όλα τα μεταδεδομένα από το αρχείο.

"Η Kyndryl πέτυχε επίσης ετοιμότητα για AI. Επειδή γνωρίζουμε ποια δεδομένα διαθέτουμε και σε ποια μορφή βρίσκονται, έχουμε επιτύχει συνέπεια δεδομένων και έχουμε καθιερώσει πρότυπα. Για να το επιτύχει αυτό, η Kyndryl δημιούργησε δύο καταλόγους δεδομένων. Ο ένας περιέχει πληροφορίες σχετικά με τα ίδια τα δεδομένα, ενώ ο άλλος περιέχει πληροφορίες σχετικά με το πού βρίσκονται. Συνεπώς, τα δεδομένα της Kyndryl είναι πλέον έτοιμα τόσο για έλεγχο όσο και για AI", σχολίασε ο Morton.

Αποτέλεσμα

Ο στόχος του τμήματος IT της Kyndryl είναι να υποστηρίζει τις επιχειρηματικές μονάδες και να βελτιώνει τα επιχειρηματικά αποτελέσματα. Η υλοποίηση της διαδικασίας αρχειοθέτησης και διατήρησης με ταυτόχρονη επίτευξη ετοιμότητας για AI ήταν μια διπλή επιτυχία. Οι επιχειρηματικές μονάδες έχουν πλέον βελτιωμένη πρόσβαση σε αξιοποιήσιμα δεδομένα, επιταχύνοντας την έξυπνη λήψη αποφάσεων για καλύτερα επιχειρηματικά αποτελέσματα.

Συνολικά, το έργο αυτό αύξησε την αποδοτικότητα της Kyndryl 70 φορές, απλοποίησε την κατανόηση των κανόνων, ενίσχυσε τη διαχείριση δεδομένων, μείωσε το κόστος διαχείρισης των κανόνων συμμόρφωσης βελτιώνοντας παράλληλα τη συμμόρφωση και εδραίωσε την ετοιμότητα για AI. "Αποτελέσματα σαν κι αυτά είναι μετασχηματιστικά για την Kyndryl. Έχουμε θέσει τα θεμέλια για ένα πιο ισχυρό, πιο έξυπνο και πιο κλιμακούμενο μέλλον", δήλωσε ο Morton.

Θέλετε να αποκτήσετε δεδομένα έτοιμα για AI;

Επικοινωνήστε με την Iron Mountain για να συζητήσουμε τις συγκεκριμένες ανάγκες σας.