La University of Texas Medical Branch(UTMB) Health es un centro académico líder en ciencias de la salud para investigación, educación y atención al paciente, con cuatro campus en el sureste de Texas. El campus de UTMB Health en Galveston, TX, enfrentó un desafío significativo en 2022 cuando el contrato de arrendamiento de una de sus instalaciones de almacenamiento – conocida como el edificio Lipton Tea – estaba a punto de expirar. Este almacén de 72 años contenía registros de pacientes, documentos físicos reubicados de emergencia tras el huracán Ike en 2008, así como microfichas y microfilmes que databan de la antigua política de registros permanentes de UTMB Health.
El inventario incluía cuatro pisos de registros físicos históricos y frágiles, un desafío complejo para la gestión documental.
En marzo de 2022, el equipo inmobiliario de UTMB Health trabajó en estrecha colaboración con Iron Mountain para desarrollar los planes iniciales de desocupación del edificio. Como UTMB Health ya almacenaba más de 400.000 registros en instalaciones seguras de Iron Mountain en Houston, TX, quedó claro que Iron Mountain Smart Sort era la solución ideal para identificar, clasificar y mejorar la visibilidad de los registros del edificio Lipton Tea y otros campus.
“El equipo de Iron Mountain comprendió realmente la magnitud y la complejidad de este proyecto. Fue un esfuerzo enorme.” — Carla Cuney, Directora de Gestión de Información en Salud y Servicios Médicos de UTMB Health.
En agosto de 2022, se puso en marcha el proyecto Smart Sort a gran escala. Los equipos de UTMB Health identificaron registros para su eliminación o reubicación. Los documentos que podían ser destruidos de forma segura fueron eliminados, mientras que el resto fue trasladado de manera segura a una instalación de Iron Mountain en Dallas, TX.
También se incluyeron registros de otros campus en el proyecto.En Dallas, el equipo de Iron Mountain Smart Sort se puso a trabajar en archivos mezclados que luego fueron identificados y clasificados según futuras prioridades de elegibilidad de destrucción, retención y digitalización.
“Nos reuníamos semanalmente con el equipo. Nuestro panel de control mostraba el progreso diario. Fue un proceso muy organizado.” — Carla Cuney, UTMB Health El proyecto Smart Sort se completó en el tercer trimestre de 2024 y resultó en una reducción del 40% en los costos de almacenamiento de UTMB Health, ya que ahora los registros se destruyen en lugar de almacenarse indefinidamente. Con listados actualizados a nivel de archivos, el equipo de registros de UTMB Health ahora puede buscar, administrar y tomar decisiones fácilmente sobre la digitalización futura y la destrucción defendible en curso.
