Λύση Iron Mountain Digital Mail

Επιχειρηματική πρόκληση

Κάθε εισερχόμενη αλληλογραφία, είτε φυσική είτε εγγενώς ψηφιακή, αποτελεί ένα κρίσιμης σημασίας περιουσιακό στοιχείο του οργανισμού σας, το οποίο περιλαμβάνει τα πάντα, από τιμολόγια και νομικά φορολογικά έγγραφα έως υποθέσεις πελατών και εργαζομένων. Το προσωπικό που είναι υπεύθυνο για την επεξεργασία της εισερχόμενης αλληλογραφίας είναι συχνά διασκορπισμένο σε διαφορετικές τοποθεσίες και απαιτεί ασφαλή, άμεση πρόσβαση.

Τα τμήματα αλληλογραφίας που δημιουργούνται και υποστηρίζονται εσωτερικά μπορούν να επιφέρουν σημαντικά γενικά έξοδα, να αυξήσουν τον κίνδυνο σφαλμάτων και να δημιουργήσουν ευπάθειες που οδηγούν σε παραβιάσεις δεδομένων. Αυτές οι μη αυτόματες διαδικασίες μπορούν επίσης να καθυστερήσουν την παράδοση εγγράφων με αυστηρά χρονικά περιθώρια, όπως νομικών και φορολογικών ειδοποιήσεων, προκαλώντας ενδεχομένως οικονομικές απώλειες και βλάπτοντας τις σχέσεις με τους πελάτες. Η αδυναμία εξαγωγής και αξιοποίησης πολύτιμων δεδομένων εμποδίζει τη διαμόρφωση αξιοποιήσιμων συμπερασμάτων που απαιτούνται για τη βελτιστοποίηση βασικών λειτουργικών διαδικασιών, επιβραδύνοντας κρίσιμες ροές εργασίας όπως εγκρίσεις στεγαστικών δανείων, επεξεργασία ασφαλιστικών απαιτήσεων και πληρωμές με επιταγές. Ο χειρισμός φυσικών εγγράφων αυξάνει επίσης τον κίνδυνο έκθεσης ευαίσθητων πληροφοριών. Τελικά, αυτές οι προκλήσεις αποκαλύπτουν μια βασική αδυναμία: την εξάρτηση από παρωχημένα συστήματα που δεν μπορούν να κλιμακωθούν ώστε να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις ενός σύγχρονου, αναπτυσσόμενου οργανισμού.

Πώς θα σας φαινόταν αν μπορούσατε

• Να μετατρέψετε την εισερχόμενη αλληλογραφία σε ψηφιοποιημένα, αξιοποιήσιμα περιουσιακά στοιχεία, παρέχοντας ασφαλή και βασισμένη σε ρόλους πρόσβαση, ενώ παράλληλα διατηρείτε τη συμμόρφωση με τα πρότυπα και τους κανονισμούς ασφαλείας της εταιρείας και του κλάδου, ιδιαίτερα για τις ευαίσθητες πληροφορίες
• Να μειώσετε σημαντικά τον χρόνο, την προσπάθεια, το κόστος και τα σφάλματα της μη αυτόματης ταξινόμησης και παράδοσης της αλληλογραφίας, αυτοματοποιώντας έξυπνα τη δρομολόγηση των εισερχομένων σε άτομα και τμήματα βάσει επιχειρηματικών κανόνων και απαιτήσεων των πελατών
• Να ελαχιστοποιήσετε τις κεφαλαιουχικές σας δαπάνες (CapEx) και το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας μέσω μιας ασφαλούς, κεντρικής και συμβατής με τον κλάδο πλατφόρμας, η οποία βασίζεται στο AI για την ψηφιοποίηση, αποθήκευση, αυτοματοποίηση και παρακολούθηση των διαδικασιών αλληλογραφίας και των μεταγενέστερων ροών εργασίας, αποκτώντας πληροφορίες για τις λειτουργίες και ενισχύοντας την αποδοτικότητα

Iron Mountain Digital Mail

Το Iron Mountain Digital Mail αποτελεί μια ασφαλή, πλήρη και ολοκληρωμένη λύση για τον μετασχηματισμό της αλληλογραφίας, εκσυγχρονίζοντας ολόκληρο τον κύκλο ζωής της έως την τελική διάθεση. Αυτή η κεντρική λύση λογισμικού ως υπηρεσίας (SaaS) επιλύει τις αναποτελεσματικότητες των διαδικασιών που εξαρτώνται από την αλληλογραφία, μετατρέποντας την εισερχόμενη αλληλογραφία σε αξιοποιήσιμα ψηφιακά περιουσιακά στοιχεία και αυτοματοποιώντας τις ροές εργασίας που βασίζονται σε έγγραφα.

Το Digital Mail σας δίνει τη δυνατότητα να:

• Παρέχετε ασφαλή πρόσβαση στην αλληλογραφία με δυνατότητα ελέγχου της αλυσίδας επιτήρησης. Οι εγκεκριμένοι ειδικοί μας στη σάρωση και οι υποδομές μας μετατρέπουν τη φυσική εισερχόμενη αλληλογραφία σας σε ψηφιακή, μέσω του εκτεταμένου δικτύου των παγκόσμιων κέντρων ψηφιοποίησης που διαθέτουμε. Διατηρήστε την αλληλογραφία σας εντός της αλυσίδας επιτήρησης της Iron Mountain και αποκτήστε πλήρη ανιχνευσιμότητα, από την αρχική παραλαβή έως την παραλαβή από τον προβλεπόμενο παραλήπτη στη λύση Digital Mail. Μετά την ψηφιοποίηση, παρέχονται επιλογές διάθεσης που ευθυγραμμίζονται με τις πολιτικές του οργανισμού σας, συμπεριλαμβανομένης της επιστροφής, της αποθήκευσης ή της ασφαλούς καταστροφής με τεμαχισμό. Το Iron Mountain InSight®, μια έξυπνη πλατφόρμα περιεχομένου, παρέχει ασφαλή, 24ωρη πρόσβαση βάσει ρόλων στην ψηφιοποιημένη αλληλογραφία σας, επιτρέποντας την αποτελεσματική αποθήκευση, αναζήτηση και ανάκτηση.
• Επιταχύνετε τις ροές εργασίας που βασίζονται σε έγγραφα με τη βοήθεια του AI. Χρησιμοποιώντας έξυπνη επεξεργασία εγγράφων, το Iron Mountain Digital Mail εντοπίζει και ταξινομεί τύπους εγγράφων, και εξάγει βασικά μεταδεδομένα. Αυτές οι πληροφορίες τροφοδοτούν κανόνες έξυπνης δρομολόγησης, οι οποίοι λειτουργούν απρόσκοπτα με τις πολιτικές διανομής αλληλογραφίας σας για να επιτρέψουν την ακριβή, αυτοματοποιημένη παράδοση στο σωστό άτομο, στην κατάλληλη ομάδα ή ροή εργασίας. Για την περαιτέρω μείωση της μη αυτόματης παρέμβασης, τα agent AI δρομολόγησης της αλληλογραφίας μαθαίνουν από προηγούμενες ανθρώπινες αποφάσεις, βελτιώνοντας τους κανόνες αυτοματοποιημένου χειρισμού εξαιρέσεων για την ανεξάρτητη διαχείριση παρόμοιων σεναρίων δρομολόγησης.
• Ενσωματώστε απρόσκοπτα την αλληλογραφία στις επιχειρηματικές διαδικασίες μέσω συνδέσεων με τα συστήματα της επιχείρησής σας (π.χ. ERP, CRM κ.λπ.). Πέρα από την τυπική επεξεργασία εταιρικής αλληλογραφίας, προσφέρουμε λύσεις για ροές εργασίας ανά τμήμα και κλάδο, όπως επεξεργασία τιμολογίων, επιταγών και απαιτήσεων, επικύρωση μετά τη σύναψη στεγαστικών δανείων και υποστήριξη έκδοσης δανείων, για την αυτοματοποίηση κρίσιμων διαδικασιών και την επιτάχυνση χρηματοοικονομικών συναλλαγών, συμπεριλαμβανομένης της κατάθεσης επιταγών και της καταχώρισης σε λογαριασμούς γενικού καθολικού. Μπορούμε επίσης να σχεδιάσουμε μια προσαρμοσμένη λύση για να καλύψουμε τις μοναδικές απαιτήσεις του οργανισμού σας, είτε χρειάζεται να εφαρμόζετε συστηματικά πολιτικές διατήρησης και απορρήτου δεδομένων είτε να απλοποιήσετε την εξερχόμενη αλληλογραφία, μέσω ενσωμάτωσης με τα εργαλεία περιεχομένου σας, επιτρέποντας αποτελεσματικές και οικονομικές υπηρεσίες εκτύπωσης, εισαγωγής, ταχυδρόμησης και αποστολής, με δυνατότητα παρακολούθησης όλων των σταδίων σε πραγματικό χρόνο για πλήρη διαφάνεια.

Το πλεονέκτημα της Iron Mountain

Αυτή η λύση εκτελείται στην πλατφόρμα InSight και προσφέρει μια διαισθητική διεπαφή χρήστη και ολοκληρωμένες δυνατότητες, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης περιεχομένου, της αυτοματοποίησης ροών εργασίας και της διακυβέρνησης πληροφοριών, για τη βελτιστοποίηση των λειτουργιών σας. Επιπλέον, με τη δυνατότητα σάρωσης 2,6 δισεκατομμυρίων εικόνων ετησίως σε 141 εγκαταστάσεις απεικόνισης σε 45 χώρες, είμαστε παγκόσμιος ηγέτης στην ψηφιοποίηση.

Το πλεονέκτημα της Iron Mountain έγκειται στην απαράμιλλη κλίμακα και τη στιβαρή, υποστηριζόμενη από το AI πλατφόρμα μας. Στο πλαίσιο μιας ολοκληρωμένης ροής εργασιών, η προσέγγισή μας είναι πραγματικά πλήρης, αντιμετωπίζοντας κάθε στοιχείο αλληλογραφίας, ανεξάρτητα από το αν προέρχεται από ψηφιακή ή φυσική πηγή, ως περιουσιακό στοιχείο δεδομένων υψηλής αξίας από τη στιγμή της παραλαβής. Από την εισαγωγή και την εξαγωγή δεδομένων με τη χρήση του AI έως την τελική διάθεση, κάθε βήμα είναι εξαιρετικά ασφαλές με πλήρη συμμόρφωση για ελέγχους. Επικοινωνήστε με την Iron Mountain για να μάθετε πώς μπορούμε να σας βοηθήσουμε να απλοποιήσετε τις λειτουργίες αλληλογραφίας σας.