University of Texas Medical Branch (UTMB) Health este un centru important în domeniul științelor medicale academice pentru cercetare, educație și îngrijirea pacienților situat în patru campusuri din sud-estul Texasului. Campusul din Galveston, TX, al organizației se confrunta cu o problemă importantă în 2022, când contractul de închiriere pentru una din unitățile sale de depozitare – cunoscută drept Lipton Tea Building – era pe cale să expire. Fostul depozit vechi de 72 de ani conținea documente ale pacienților, documente fizice mutate de urgență din calea uraganului Ike din 2008, precum și microfișe și microfilme datând din zilele politicii de înregistrare permanentă a UTMB Health.
Inventarul era format din patru etaje de documente fizice amestecate, vechi și fragile: Cu alte cuvinte, un coșmar pentru un manager de documente.
În martie 2022, echipa imobiliară a UTMB Health a lucrat îndeaproape cu Iron Mountain pentru a dezvolta planurile inițiale de mutare din clădire. Deoarece UTMB Health stoca deja peste 400.000 de documente la Iron Mountain în unități de depozitare protejate care nu se aflau în campusul din Houston, TX, a fost clar că Iron Mountain Smart Sort era soluția perfectă pentru identificarea, sortarea și creșterea vizibilității la nivel individual pentru documentele din Lipton Tea – și din alte campusuri.
„Echipa Iron Mountain a înțeles cu adevărat complexitatea și amploarea acestui proiect. A fost un proiect uriaș”, afirmă Carla Cuney, Director de administrare a informațiilor medicale și de servicii pentru personalul medical la UTMB Health.
Până în august 2022, acest proiect imens Smart Sort era deja în curs. Echipele UTMB Health au fost la fața locului, identificând documentele pentru distrugere sau mutare. Documentele care puteau fi distruse în siguranță au fost îndepărtate, iar restul au fost transportate în siguranță la o unitate de depozitare Iron Mountain din Dallas, TX. În proiect au mai fost incluse și documente din alte campusuri. În Dallas, echipa Iron Mountain Smart Sort a început să lucreze la documente amestecate, care au fost apoi identificate și sortate în funcție de eligibilitatea pentru distrugere, păstrare și digitalizare prioritară viitoare.
„Am purtat discuții prin telefon cu echipa în fiecare săptămână. Tabloul de bord ne-a arătat progresul făcut în fiecare zi. Totul a fost foarte organizat”, completează Cuney.
Proiectul Smart Sort a fost finalizat în T3 din 2024 și a dus la o reducere cu 40 % a costurilor de depozitare ale UTMB Health, deoarece documentele sunt acum distruse, în loc să fie păstrate pe termen nelimitat. Cu documente la zi la nivel individual, echipa de documente de la UTMB Health poate acum să caute, să gestioneze și să ia decizii cu ușurință cu privire la digitalizarea viitoare și la distrugerea continuă în siguranță.
