Ayez l'esprit tranquille avec un traitement évolutif et solide de vos documents hérités

Le traitement des volumes massifs d'archives physiques accumulés au fil des ans constitue un défi majeur pour de nombreuses organisations. Selon une étude d'Economist Impact parrainée par Iron Mountain, 93 % des dirigeants internationaux prévoient de lancer ou ont déjà lancé une initiative de traitement des documents hérités. 

Le traitement de ces documents peut représenter un véritable défi. C'est d'autant plus vrai si vous estimez ne pas disposer de toutes les informations nécessaires pour justifier vos décisions sur les documents à conserver, détruire ou numériser. Toutefois, ignorer cet enjeu peut entraîner des pertes d'efficacité, une augmentation des coûts, un manquement aux obligations réglementaires et une exposition accrue aux risques.

La connaissance précise de votre inventaire documentaire, la réorganisation de vos dossiers et l'application de règles de conservation par carton et par fichier vous permettent de prendre des décisions éclairées et en toute conformité. Vous pourrez ainsi atteindre vos objectifs métier, réduire vos coûts et limiter les risques, avec en prime la transition vers un mode de travail plus efficace et numérique.

Mettre en place un processus intelligent et solide sur le plan juridique

Pour traiter un inventaire de documents, les entreprises ne peuvent pas se contenter d'une solution unique. C'est d'autant plus vrai lorsque les dossiers sont mal décrits, mélangés dans les mêmes cartons ou répartis entre plusieurs secteurs d'activité, zones géographiques, sites et prestataires. 

Cependant, une approche intelligente et multiforme vous permettra d'éliminer les incertitudes liées au traitement des documents hérités et de bénéficier des avantages et de la tranquillité d'esprit qu'offre un programme bien structuré :

1) Prise de décision solide sur le plan juridique, aujourd'hui et pour l'avenir

Le traitement des documents hérités figure sans doute parmi vos priorités. L'aboutissement de ce projet générera des retombées positives pour votre organisation pendant de nombreuses années. La mise en place d'un processus rigoureux et solide sur le plan juridique pour la gestion de vos archives historiques permet de traiter les documents dont la durée de conservation est arrivée à échéance aujourd'hui, tout en garantissant votre conformité dans la durée. 

Avec ce processus, vous pourrez décider en toute confiance quels documents conserver, détruire ou numériser, en fonction des exigences légales et réglementaires ainsi que de vos objectifs métier spécifiques. En savoir plus sur Iron Mountain Smart Sort

2) Optimisation des coûts

Le stockage peut s'avérer coûteux à long terme, d'autant plus lorsque vous financez la conservation de documents papier au-delà de leur durée légale de conservation. Pour les entreprises qui possèdent encore d'importants inventaires de documents papier, le traitement de ces documents est devenu une priorité. Dans une récente enquête sur le traitement des documents hérités, parrainée par Iron Mountain, 79 % des personnes interrogées indiquent que réduire les coûts liés à la conservation des documents papier constituait la priorité absolue. 

Un processus solide sur le plan juridique, capable d'identifier les documents à conserver et ceux qui peuvent être détruits en toute légalité, permettra non seulement de réduire les coûts, mais aussi de limiter les risques de non-conformité et les amendes associées. 

3) Amélioration de la productivité

Triez votre inventaire, organisez vos fichiers et mettez à jour les métadonnées au niveau des conteneurs et des fichiers. Vous pourrez ainsi localiser et consulter plus facilement les documents, ce qui réduira le temps consacré à la recherche d'informations. La numérisation de vos documents stratégiques simplifie la recherche d'informations et accélère leur mise à disposition auprès des collaborateurs concernés. 

L'indexation précise des métadonnées au niveau des cartons comme des dossiers garantit une localisation immédiate et un accès rapide à vos archives physiques.

4) Accélération de la transformation numérique

La gestion des documents physiques hérités peut accélérer la transformation numérique de votre entreprise. Ce processus vous aidera à identifier les documents qui ont satisfait aux obligations de conservation et qui peuvent être détruits en toute légalité. Il vous permettra également de repérer les documents essentiels auxquels vous devez accéder régulièrement et qui doivent être numérisés. 

Traiter vos inventaires de documents papier revient à éliminer les processus manuels et à adopter un mode de travail plus numérique. Vous gagnez ainsi du temps, réduisez vos coûts et permettez à vos collaborateurs de travailler plus efficacement dans un environnement numérique. 

Mener à bien votre projet de traitement des documents hérités

Comme nous l'avons mentionné dans un article précédent, une approche « DIY » (do it yourself) pour le traitement des inventaires de documents présente certains défis. C'est une tâche colossale. Elle mobilise d'importantes ressources. Elle détourne en plus les collaborateurs de leur cœur de métier. La bonne nouvelle, c'est que vous n'êtes pas livré à vous-même.

Peu importe l'ampleur et la complexité de votre projet de traitement des documents, nous pouvons vous aider à optimiser le processus et à automatiser la prise de décision. Plus le processus reposera sur des critères objectifs, plus il sera cohérent. L'objectif ultime est d'éliminer la subjectivité humaine avec des solutions technologiques telles qu'Iron Mountain Smart Sort.  

Le résultat correspond exactement à ce dont vous avez besoin : un inventaire de documents trié, bien organisé et facilement accessible en cas de besoin. Vous bénéficierez d'une parfaite sérénité : tout au long du processus de traitement de vos archives et sur le long terme, vous pourrez prendre des décisions sûres, motivées et juridiquement défendables concernant vos dossiers. 

En savoir plus sur nos solutions de traitement des documents hérités.