Caso de éxito en la Embajada de Italia

Los consulados de Italia son las entidades que representan a la administración de Italia en España ofreciendo una serie de servicios a los ciudadanos italianos en el territorio español. En concreto ofrecen una amplia gama de servicios y apoyo a los ciudadanos italianos que residen o viajan en España. Estos servicios incluyen la gestión de asuntos consulares, la expedición de pasaportes, la emisión de visados y la prestación de asistencia a los italianos que se encuentran en dificultades en España. El caso que planteamos a continuación se basa en la necesidad de la digitalización de información contenida en archivos físicos de la Embajada.

La Embajada de Italia en Madrid necesitaba ampliar el espacio de atención al ciudadano utilizando la zona de archivo donde se conservan los expedientes AIRE (Registro de italianos residentes en el extranjero) que incluyen, en su mayoría, los documentos de estado civil, documento de identidad, pasaportes, etc. Para llevar a cabo este proyecto de manera efectiva, el servicio de digitalización de expedientes de Iron Mountain se convirtió en una herramienta fundamental.

Se trata de un archivo que se consulta con mucha frecuencia con un nivel de seguridad máximo ya que se trata de información personal de los italianos residentes en España.

El número de ciudadanos italianos residentes en España ha crecido rápidamente en los últimos años, sólo la circunscripción de Madrid ha llegado a unos 106.000 usuarios. Sin embargo, el número de empleados es limitado, existía la necesidad creciente de agilizar y mejorar el servicio.