Simplificación de datos: información lista para auditorías e inteligencia artificial

Sector

Tecnología de la información

Reto

Un complejo ecosistema de datos requería un proceso personalizado de archivado y retención

Solución

Servicios de consultoría sobre gobierno de la información de Iron Mountain y Iron Mountain InSight® integrado con Policy Center

Valor

• Logró que la eficiencia global fuera 70 veces mayor.
• Mejoró la eficiencia en la evaluación de las normas de retención de datos en un 60 %.
• Logró la preparación para auditorías y la IA.

El objetivo de Kyndryl es «ayudar a las empresas líderes mundiales a proteger sus operaciones frente a los cambios disruptivos y a dar soporte a sus clientes». Sin embargo, tras su escisión de IBM, Kyndryl se enfrentó al mismo reto que sus clientes: operar en un entorno de datos complejo. Al mismo tiempo, Paul Morton, director adjunto de gobernanza de datos de Kyndryl, asumió la responsabilidad de implementar un proceso de archivado y retención en un plazo de nueve meses.

Además de la escisión y del nuevo proceso, les esperaban otras complicaciones. Kyndryl opera en más de 70 países, por lo que debe gestionar cientos de requisitos normativos diversos y específicos de cada país en materia de retención de datos. Para implementar un proceso eficaz de archivado y retención, así como preparar la organización para las auditorías, Kyndryl tenía que resolver tres retos importantes:

• Gestionar una combinación de sistemas antiguos y nuevos en todas las funciones empresariales: debían reducirse, simplificarse y optimizarse más de 1800 aplicaciones en más de 50 centros de datos en todo el mundo.
• Resolver cuestiones pendientes sobre la titularidad de los documentos entre Kyndryl e IBM: había que revisar un millón de documentos de contactos y 300 000 documentos de clientes directos.
• Gestionar la complejidad y una estrategia de datos ambigua: la existencia de sistemas, plataformas, datos y aplicaciones heterogéneos, junto con cientos de normas de retención de datos específicas de cada país, complicaba el entorno de tecnología de la información (TI).

«Kyndryl resolvió múltiples problemas a gran escala de forma simultánea para implementar un proceso eficaz de archivado y retención que garantizara la preparación de cara a las auditorías. Esta estrategia también preparó a Kyndryl para la IA. Tras la preparación inicial del proyecto y con la ayuda de Iron Mountain, el proceso de archivado y retención quedó operativo en seis meses», explicó Morton.

Solución de retos

Con el objetivo de prepararse para las auditorías, el equipo de TI de Kyndryl decidió adoptar un enfoque basado en procesos. En primer lugar, el equipo identificó los procesos de negocio específicos que el departamento de TI debía respaldar. Luego, el equipo se centró en las plataformas que podrían respaldar esos procesos de negocio. Estas plataformas prioritarias se utilizaron como criterio de referencia para optimizar el desarrollo de aplicaciones; por ejemplo, no era necesario crear una nueva aplicación si ya existía una funcionalidad similar o idéntica en una plataforma existente.

El equipo también exigió que el nuevo proceso de archivado y retención proporcionara transparencia en la gobernanza de los datos y se basara en una única fuente de información fiable. Era necesario combinar conjuntos de datos y formatos dispares en una única plataforma para simplificar el acceso a la información, facilitar su uso y preparar a la empresa para el futuro.

Los criterios de Kyndryl para la selección de socios y plataformas incluían tres características clave:

1. Una solución llave en mano de un único proveedor que, además, fuera configurable según las necesidades de Kyndryl
2. Un líder reconocido en el sector
3. Un aliado de confianza para los socios comerciales de Kyndryl

Kyndryl eligió asociarse con Iron Mountain. Además de cumplir con sus requisitos, Morton sabía que Iron Mountain contaba con la experiencia necesaria tanto en materia de gobernanza de la información como en los tipos de documentos que gestionaban, puesto que Kyndryl ya confiaba en Iron Mountain para el almacenamiento de información física.

Preparación de datos

Bajo la dirección de Morton, el equipo de TI de Kyndryl colaboró con los socios del equipo empresarial interno y con Iron Mountain para desarrollar un conjunto de normas, o gobernanza, para el almacenamiento de datos. Se definieron criterios específicos para los datos activos o «calientes», que se utilizan a diario; los datos pasivos o «templados», a los que se puede acceder fácilmente sin conexión; y los datos de archivo o «fríos», que deben conservarse únicamente por motivos legales y no como fuente secundaria.

«Nuestras normas de archivado son importantes de cara a la recuperabilidad y la legalidad de los propios datos. Conservar los datos durante demasiado tiempo supone un riesgo tan grande como no conservarlos en absoluto», afirma Morton. «Inicialmente, el conjunto general de normas de retención de datos incluía 400 normas diferentes redactadas en lenguaje jurídico, por lo que los usuarios tenían dificultades para saber qué normas se aplicaban. Colaboramos con el equipo de Servicios de consultoría sobre gobierno de la información de Iron Mountain para reducir el conjunto global de normas a 93, mucho más simplificadas, que ahora rigen los archivos de datos de Kyndryl». En la actualidad, estimamos que evaluar las normas de retención de datos es un 60 % más eficiente que en el pasado. Y lo que es más importante, confiamos en los datos de referencia».

Kyndryl simplificó aún más las normas hasta reducirlas a sus componentes más esenciales, lo que las ha hecho más comprensibles y fáciles de utilizar. Cada norma se definió en función del objeto de los datos, los requisitos mínimos y máximos de conservación, el año, el país y el formato de los datos.

La seguridad es primordial para Kyndryl, y la empresa quería mantener el control y gestionar el ciclo de vida de sus datos. Iron Mountain colaboró con Kyndryl para recopilar los documentos almacenados en sus instancias de AWS y Microsoft Azure, entre otros lugares, y ponerlos a su disposición para su consulta y gestión en Iron Mountain InSight®, nuestra plataforma de servicios de contenido. Kyndryl puede aplicar sistemáticamente normas de retención a su información en InSight mediante una integración con Policy Center, la plataforma de gestión de políticas de retención y privacidad basada en la nube de Iron Mountain que da soporte a más de 60 países.

Prepararse para la IA

Uno de los resultados más transformadores que Kyndryl obtuvo en el proceso de archivado y retención fue conseguir datos preparados para la IA. Esto se debe a que la preparación para la IA requiere una gestión eficaz de la información y unas prácticas sólidas de cumplimiento normativo en materia de documentos.

Además de una gobernanza de datos clara, Kyndryl también adoptó un enfoque sólido de catalogación de datos para mejorar la gestión de la información. Con InSight, los datos se clasifican, se etiquetan con metadatos y se organizan para facilitar su gestión, accesibilidad y uso en toda la organización. Puesto que la recuperación de datos representa un reto constante, Kyndryl recopila los términos que utilizan los departamentos para estos fines de forma colaborativa. Ahora, Kyndryl puede gestionar y utilizar todos los datos del catálogo y todos los metadatos del archivo.

«Kyndryl también ha logrado la preparación para la IA. Al saber qué datos tenemos y en qué formato se encuentran, hemos logrado la coherencia y hemos establecido una serie de estándares. Para ello, hemos creado dos catálogos de datos en Kyndryl. Uno contiene información sobre los datos y el otro, información sobre su ubicación. Como resultado, los datos de Kyndryl están ahora preparados tanto para las auditorías como para la IA», comentó Morton.

Resultado

La prioridad de TI de Kyndryl es dar soporte a los departamentos y mejorar los resultados empresariales. La implementación del proceso de archivado y retención, al tiempo que la empresa se preparaba para la IA, fue un éxito en ambos aspectos. Los departamentos han mejorado el acceso a datos prácticos, lo que ha permitido tomar decisiones inteligentes con mayor rapidez para obtener mejores resultados empresariales.

En general, este proyecto ha permitido a Kyndryl multiplicar por 70 su eficiencia, simplificar la comprensión de las normas, mejorar la gestión de datos, reducir el coste de la gestión de las normas de cumplimiento y mejorar dicho cumplimiento, y sentar las bases para la preparación para la IA. «Resultados como estos suponen una gran transformación para Kyndryl. Hemos sentado las bases para un futuro más sólido, más inteligente y más escalable», afirmó Morton.

¿Quieres preparar tus datos para la IA?

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