Organizar archivos heredados es extremadamente difícil cuando los archivadores se almacenan en cajas o estanterías con tipologías de documentos mezcladas y diferentes fechas de destrucción. Esto nos lleva a conservar fuera de plazo, aumentar los costes y asumir un riesgo innecesario, lo que impide cumplir los objetivos empresariales y las metas de transformación digital.
En Iron Mountain, entendemos la necesidad de nuestros clientes de clasificar y reorganizar los archivos para mejorar la visibilidad, lo que les permite tomar decisiones sencillas y justificadas sobre qué hacer con su inventario.
Y esto es por lo que hemos desarrollado, Smart Sort.
- Para empezar, tu decides qué cajas de documentos deben clasificarse. Estos documentos pueden estar almacenados en Iron Mountain, con otro proveedor, o proceder de tus oficinas o archivo; no importa, se transportarán de forma segura hasta nuestras instalaciones para su gestión.
- Una vez preparadas las cajas de documentos, iniciamos el proceso de clasificación inteligente capturando el identificador único del archivo que se encuentra en el exterior del mismo. Para ello, escaneamos un código de barras o introducimos a mano el ID del expediente.
- Una vez capturado el identificador del archivo, utilizando los datos extraídos de tu aplicación y del programa de conservación de documentos, Smart Sort nos indica al instante, en tiempo real, el resultado de ese archivo, y nosotros lo clasificamos y lo volvemos a empaquetar en consecuencia.
- Por ejemplo, ¿se trata de un expediente susceptible de destrucción? ¿O debe conservarse hasta el año siguiente? ¿Se trata de un expediente que debe entregarse para un proceso de venta de activos o en un litigio legal? ¿Necesita digitalizarse ahora o en el futuro? Tu decides cómo quieres clasificar los archivos y Smart Sort hace el trabajo.
- Cuando la caja está llena, la cerramos y la registramos como completa en nuestro sistema. Las nuevas cajas con sus documentos se actualizan y están disponibles en nuestra plataforma online. Esto te garantiza total visibilidad de los documentos y te permite tomar decisiones sobre su eliminación en el futuro.
- Esta caja ya está lista para ser preparada y transportada para su custodia o digitalización.
- En el caso de los expedientes que han cumplido los requisitos de conservación y pueden destruirse, las cajas están claramente etiquetadas para su destrucción.
Como puedes ver, Smart Sort elimina el esfuerzo manual tradicional de rebuscar entre miles de archivos y lo sustituye por una solución automatizada, basada en la tecnología. Independientemente de tu sector, el resultado es lo que necesitas: reducir riesgos y costes destruyendo de forma segura los documentos que ya no necesitas conservar, con un sistema que te permita tomar decisiones futuras sobre tu inventario.
Gracias por vernos. Para más información sobre Smart Sort, contacta con tu representante de Iron Mountain o visita ironmountain.com/es/smartsort.
