Gana tranquilidad con la limpieza de registros antiguos escalable y justificable

Si tu organización está buscando abordar grandes volúmenes de registros físicos que se han acumulado con el tiempo, no estás solo. Según un estudio de Economist Impact patrocinado por Iron Mountain, el 93 % de los ejecutivos globales planean o ya han comenzado una iniciativa de limpieza de registros antiguos. 

Entiendo que limpiar estos registros puede ser un desafío, especialmente si no crees que tienes toda la información necesaria para tomar decisiones justificadas sobre qué guardar, destruir o digitalizar. Pero pasar por alto el desafío puede generar ineficiencias, mayores costos, incumplimiento y mayores riesgos.

Al obtener una comprensión de los registros que posees, organizar los archivos y asignar reglas de retención en los niveles de caja y archivo, puedes tomar decisiones seguras y justificadas sobre tu inventario de registros. Como resultado, cumplirás con los objetivos de negocio, reducirás los costos y mitigarás los riesgos, mientras adoptas una manera de trabajo más eficiente y digital.

Establecer un proceso inteligente y justificable

Cuando se trata del inventario de registros de una organización, una sola solución no puede limpiar un inventario que posiblemente tenga información descriptiva inadecuada o contenga cajas de archivos mezclados que se extiendan a través de múltiples líneas de negocio, geografías e incluso varios proveedores

Sin embargo, si implementas un enfoque inteligente y de varios frentes, eliminarás la conjetura de la limpieza de registros antiguos y lograrás los beneficios y la tranquilidad de un programa bien estructurado:

1) Toma de decisiones justificables hoy y para el futuro

Lo más probable es que hayas tenido una iniciativa de limpieza de registros antiguos en tu lista de prioridades durante un tiempo. El alivio de haberlo logrado finalmente tendrá un efecto dominó en los próximos años. Una vez que establezcas un proceso sólido y justificable para administrar registros heredados, no solo abordarás los registros que han cumplido con los requisitos de cumplimiento normativo hoy en día, sino que también tendrás un sistema para mantener el cumplimiento normativo a lo largo del tiempo.

Con un proceso justificable implementado, puedes tomar con confianza las decisiones correctas sobre qué registros retener, destruir o digitalizar según los requisitos legales y normativos, así como de tus objetivos comerciales únicos. Obtén más información sobre Iron Mountain Smart Sort.

2) Optimización de costos

El almacenamiento puede ser costoso con el tiempo, especialmente si estás pagando para almacenar cajas de registros físicos que ya no estás obligado a conservar. Para las organizaciones que todavía tienen grandes inventarios de registros en papel, la limpieza de estos inventarios se ha convertido en una prioridad. En una reciente encuesta de limpieza de registros antiguos patrocinada por Iron Mountain, descubrimos que reducir los costos relacionados con el mantenimiento de registros en papel era la principal prioridad para el 79 % de los encuestados. 

Establecer un proceso justificable para ayudar a identificar qué registros se deben mantener y cuáles se pueden destruir de forma justificable no solo reducirá los costos, sino que también los riesgos de incumplimiento y multas asociadas.

3) Mayor productividad

Si reduces el inventario, organizas los archivos y actualizas los metadatos a nivel de cajas y archivos, puedes localizar y recuperar registros con mayor facilidad, y reducir el tiempo dedicado a buscar información.  Además, a través de la digitalización de los registros cruciales para la empresa, harás que sea aún más fácil encontrar lo que necesitas y difundir información a los empleados que la necesitan.

Para los registros físicos, es esencial asegurarse de que las cajas y los archivos tengan metadatos en listas para garantizar que sea más fácil localizar y acceder a los registros.

4) Transformación digital acelerada

Abordar los registros físicos heredados puede acelerar la transformación digital de tu organización. El proceso de limpieza te ayudará a identificar los registros que cumplieron con los requisitos de retención y que se pueden destruir de forma justificable. El proceso también te ayudará a identificar aquellos registros cruciales a los que necesitas acceder regularmente y que se deben digitalizar. 

Si abordas tus inventarios de registros en papel, puedes eliminar los procesos manuales y pasar a una forma de trabajo más digital. De este modo, ahorras tiempo y reduces los costos, mientras que permite a los empleados trabajar de forma más eficiente y efectiva en un entorno digital. 

Navegar por tu iniciativa de limpieza de registros antiguos

La administración del inventario de registros tiene sus desafíos. Es abrumador. Requiere muchos recursos. Además, distrae a los empleados de su trabajo principal. It's overwhelming. La buena noticia es que no tienes que emprender el proceso solo.

No importa la escala ni la complejidad de tu iniciativa de limpieza de registros, podemos ayudar a eliminar gran parte de las conjeturas y automatizar la toma de decisiones. Cuanto más objetividad se incorpore al proceso, más coherente será. El objetivo final es eliminar el elemento humano subjetivo a través del uso de soluciones tecnológicas, como Iron Mountain Smart Sort.

El resultado es exactamente lo que necesitas: un inventario de registros ordenado, bien organizado y localizable cuando sea necesario. Tendrás tranquilidad sabiendo que puedes tomar medidas justificables de forma fácil y con confianza en tus registros a lo largo del proceso de limpieza y más allá.

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