Simplificar la complejidad de los datos a fin de estar preparados para auditorías y para la IA

Industria 

Tecnología de la Información

Desafío

Un panorama de datos complejo necesitaba un proceso de archivo y retención personalizado

Solución

Servicios de consultoría de gobernanza de la información de Iron Mountain e Iron Mountain InSight® con integración en Policy Centre

Valor

• Ganó 70 veces más eficiencia en general.
• Mejoró la eficiencia en un 60 % al evaluar las normas de retención de datos.
• Logró la preparación para auditorías y para la IA

El propósito de Kyndryl es "ayudar a las empresas líderes del mundo a proteger sus operaciones frente a interrupciones y brindar soporte a sus clientes". Sin embargo, tras separarse de IBM, Kyndryl enfrentó un desafío similar al de sus clientes: operar en un entorno de datos complejo. Al mismo tiempo, Paul Morton, director asociado de Gobernanza de Datos en Kyndryl, asumió la tarea de implementar un proceso de archivo y retención en un plazo de nueve meses.

Además de la separación y el nuevo proceso, surgieron otras complejidades. Kyndryl opera en más de 70 países, lo que exige gestionar cientos de requisitos regulatorios diversos y específicos de cada país en materia de retención de datos. Para implementar un proceso eficaz de archivo y retención y lograr la preparación para auditorías, Kyndryl necesitaba resolver tres desafíos principales: 

• Gestionar una combinación de sistemas heredados y nuevos en todas las funciones empresariales: más de 1800 aplicaciones en más de 50 centros de datos de todo el mundo que debían reducirse, simplificarse y optimizarse.
• Resolver problemas poco claros sobre la propiedad de los registros entre Kyndryl e IBM: 1 000 000 de registros de contacto y 300 000 registros directos de clientes requerían atención.
• Gestionar la complejidad y una estrategia de datos poco clara: Los sistemas, plataformas, datos y aplicaciones heterogéneos, junto con cientos de reglas de retención de datos específicas de cada país, conformaban un complejo entorno de tecnología de la información (TI).

"Kyndryl abordó simultáneamente múltiples problemas a gran escala para implementar un proceso eficaz de archivo y retención y lograr la preparación para auditorías. El doble beneficio fue que este enfoque también permitió a Kyndryl estar preparada para la IA. Tras la preparación inicial del proyecto y con la ayuda de Iron Mountain, el proceso de archivo y retención entró en funcionamiento en seis meses" señaló Morton.

Cómo abordar los desafíos

Para lograr la preparación para auditorías, el equipo de TI de Kyndryl decidió adoptar un enfoque basado en procesos. En primer lugar, el equipo identificó los procesos empresariales específicos que TI debía respaldar. Luego, el equipo se centró en las plataformas que podrían respaldar esos procesos empresariales. Esas plataformas prioritarias sirvieron como criterio para optimizar el desarrollo de aplicaciones; por ejemplo, no era necesario desarrollar una nueva aplicación si una plataforma existente ya ofrecía una funcionalidad igual o similar.

El equipo también estableció que el nuevo proceso de archivo y retención debía aportar transparencia a la gobernanza de los datos y aprovechar una única fuente de información confiable. Era necesario integrar conjuntos de datos y formatos diversos en una única plataforma para simplificar el acceso a los datos, aumentar la facilidad de uso y preparar el negocio para el futuro.

Los criterios de Kyndryl para seleccionar un socio y una plataforma incluían tres características clave:

1. Una solución llave en mano de un único proveedor que también pueda configurarse según las necesidades de Kyndryl
2. Un líder reconocido del sector
3. Un aliado de confianza para los socios comerciales de Kyndryl

Kyndryl decidió colaborar con Iron Mountain. Además de cumplir con los requisitos de Kyndryl, Morton sabía que Iron Mountain contaba con la experiencia que necesitaban tanto en gobernanza de la información como en los tipos de documentos que gestionaban, ya que Kyndryl almacenaba información física con Iron Mountain.

Preparando los datos

Bajo la dirección de Morton, el equipo de TI de Kyndryl colaboró con los equipos empresariales internos y con Iron Mountain para desarrollar un conjunto de reglas, o un marco de gobernanza, para el almacenamiento de datos. Los criterios específicos distinguían entre los datos activos o calientes de uso diario, los datos pasivos o templados para un acceso rápido sin conexión y los datos archivados o fríos que debían conservarse únicamente por motivos legales, no como fuente de copia de seguridad.

"Nuestras reglas de archivo son importantes para garantizar la recuperación y la legalidad de los datos. Conservar los datos durante demasiado tiempo supone tanto riesgo como no conservarlos en absoluto", afirma Morton. "Inicialmente, el conjunto general de reglas de retención de datos incluía 400 reglas diferentes redactadas en lenguaje jurídico, lo que dificultaba saber cuáles correspondían en cada caso. Trabajamos con el equipo de Servicios de consultoría de gobernanza de la información de Iron Mountain para reducir los conjuntos de reglas globales a 93 reglas considerablemente simplificadas que ahora controlan los archivos de datos de Kyndryl. 

Actualmente, estimamos que la evaluación de las reglas de retención de datos es un 60 % más eficiente que antes. Más importante aún, confiamos en los datos de referencia".

Kyndryl simplificó aún más las reglas para conservar solo los elementos más importantes y hacerlas más comprensibles y fáciles de usar. El objeto de datos, los requisitos mínimos y máximos de retención, el año, el país y el formato de los datos definían cada regla.

La seguridad es primordial para Kyndryl, que buscaba mantener el control sobre sus datos y su ciclo de vida. Iron Mountain trabajó con Kyndryl para integrar los registros almacenados en sus entornos de AWS y Microsoft Azure, así como en otras ubicaciones, y permitir su visualización y administración en Iron Mountain InSight®, nuestra plataforma de servicios de contenido. Kyndryl puede aplicar sistemáticamente reglas de retención a su información en InSight mediante una integración con Policy Centre, la plataforma en la nube de Iron Mountain para gestionar políticas de retención y privacidad, que ofrece cobertura para más de 60 países.

Lograr la preparación para la IA

Uno de los resultados más transformadores que Kyndryl obtuvo del proceso de archivo y retención fue el beneficio adicional de lograr datos preparados para la IA. Esto se debe a que el camino hacia la preparación para la IA requiere una gestión eficaz de la información y prácticas sólidas de cumplimiento normativo en la gestión de registros.

Además de una gobernanza de los datos bien definida, Kyndryl también adoptó un enfoque sólido de catalogación de datos para fortalecer la gestión de la información. Mediante InSight, los datos se clasifican, se etiquetan con metadatos y se organizan para facilitar su administración, acceso y uso en toda la organización. Dado que encontrar datos siempre representa un desafío, Kyndryl recopila de forma colaborativa los términos que utilizan las unidades de negocio para buscar datos. Kyndryl ahora puede administrar y utilizar todos los datos del catálogo y todos los metadatos del archivo.

"Kyndryl también logró la preparación para la IA. Dado que sabemos qué datos tenemos y en qué formato se encuentran, hemos logrado que los datos sean coherentes y hemos establecido estándares. Para ello, Kyndryl creó dos catálogos de datos. Uno contiene información sobre los datos y el otro indica dónde se encuentran. Como resultado, los datos de Kyndryl ahora están preparados tanto para auditorías como para la IA", comentó Morton.

Resultado

El enfoque de TI de Kyndryl consiste en respaldar a las unidades de negocio y mejorar los resultados empresariales. Implementar el proceso de archivo y retención y, al mismo tiempo, lograr la preparación para la IA fue un éxito en ambos aspectos. Las unidades de negocio han mejorado el acceso a datos útiles, lo que agiliza la toma de decisiones inteligentes para obtener mejores resultados empresariales.

En general, este proyecto hizo que Kyndryl fuera 70 veces más eficiente, simplificó la comprensión de las reglas, mejoró la gestión de datos, redujo el costo de administrar las reglas de cumplimiento y, al mismo tiempo, mejoró el cumplimiento normativo y logró la preparación para la IA. “Resultados como estos son transformadores para Kyndryl. Hemos establecido las bases para un futuro más fuerte, inteligente y escalable”, declaró Morton.

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