Cómo cerrar una sala de archivos

No solo muevas el riesgo, mitígalo

Antes eran lugares ocupados, pero las salas de archivos se han vuelto tranquilas con el cambio al procesamiento electrónico.

Durante años, es probable que ese espacio no se haya utilizado, pero ahora debes reevaluarlo a medida que consideres cerrar una oficina, consolidar ubicaciones o liberar espacio para acomodar empleados ágiles o nuevas estrategias. Hay una tendencia a empacar tu sala de archivos en cajas y enviar registros al almacenamiento de archivos. 

Pero hay muchos más aspectos más allá del almacenamiento que se deben considerar cuando se cierra una sala de archivos. No solo es una gran oportunidad para limpiar tu inventario de registros, sino que, si tomas las medidas correctas, puedes ahorrar dinero en almacenamiento y reducir el riesgo que se deriva de la retención excesiva de registros.

Lista de comprobación: Consideración para el cierre de la sala de archivos

Antes de comenzar un proyecto, necesitarás:

• Un calendario de retención de registros actualizado y autorizado
• Una base de datos que contiene información sobre los archivos individuales o cajas de archivos
• Una forma de identificar los archivos que cumplieron con los requisitos de retención y garantizar que las decisiones de destrucción pueden estar justificadas.
• Un proceso para identificar archivos de acuerdo con las fechas de idoneidad para la destrucción en el futuro
• Métodos que permiten a tus empleados encontrar rápidamente lo que necesitan para que puedan continuar fácilmente haciendo su trabajo y seguir las prácticas recomendadas de gestión documental
• Un plan sobre qué hacer con los medios de almacenamiento físico y de estanterías, así como una forma de revenderlos, reciclarlos o eliminarlos de manera sostenible

A medida que procedas, tendrás que considerar estos puntos:

• Comprender la actividad de recuperación y de volver a archivar los archivos
• Definir cómo cambiarás el proceso para solicitar archivos e información
• Capacidad para escanear con calidad y entregar imágenes de forma segura a los empleados que se distribuyen de forma oportuna
• Significa archivos en los escritorios de los empleados (algunos de los cuales posiblemente no hayan estado en la oficina durante meses)
• Significa interarchivos e insertos de documentos
• Opción para mantener una parte de los archivos (los que están activos) en estantes abiertos
• Política de retención para archivos que se han digitalizado
• Sistema de registro para archivos de imagen y habilitación de retención de registros
• El descubrimiento legal y los tiempos de espera por resolución de litigios

Además, aún necesitarás:

• Transportar y almacenar lo que necesitas fuera de las instalaciones de una manera muy segura
• Asegúrate de que todo sea rentable y de que su mantenimiento sostenible para la organización dentro de tu presupuesto definido

Pasos para el cierre

Una de las partes más difíciles de un cierre de sala de archivos es organizar los archivos mezclados por fecha de destrucción (para asegurarte de que no estás archivando archivo más allá de la retención necesaria) antes de ponerlos en cajas de almacenamiento. Iron Mountain Smart Sort utiliza tu base de datos y el calendario de retención y proporciona un proceso tecnológico para identificar los requisitos de retención de tus archivos. Destruiremos todos los registros que hayan cumplido con los requisitos de retención y, luego, prepararemos y pondremos en cajas todos los archivos que no hayan cumplido con los requisitos de retención como la fecha de idoneidad.

Esta solución no solo reduce tu inventario, sino que también proporciona un proceso estandarizado para continuar abordando la eliminación justificable en el futuro. Durante el proceso, los archivos que los usuarios finales puedan recuperar o aquellos que sean importantes para tener en forma digital se pueden etiquetar para la toma de imágenes durante el proceso de clasificación. 

Con un nuevo comienzo y un inventario organizado, tienes una base sólida para digitalizar lo que necesitas en el futuro. Nuestros servicios digitales y de escaneo de documentos te permiten apoyar el paso de tu organización a un entorno de paper lite. Esto te ayuda a seguir optimizando los procesos, dar soporte al trabajo remoto y ampliar la seguridad de la información. También proporcionaremos un plan para limpiar el espacio físico, que incluye qué hacer con estanterías, gabinetes y cualquier equipo que quede en la sala de archivos después de que se cierre. Con Iron Mountain Clean Start, realizamos una evaluación exhaustiva del espacio y hacemos recomendaciones para un cierre completo. Los activos de TI que ya no se necesitan se eliminan y se revenden o se reciclan, o se pueden almacenar de forma segura en una de nuestras instalaciones en caso de necesitarlos en el futuro. Esto incluye muebles, equipos, suministros y mucho más.

Además, en el caso de que requieras soporte continuo, el equipo de servicios profesionales dedicados de Iron Mountain garantiza que todos los procesos y procedimientos definidos se respeten a lo largo de todo el compromiso y más allá. Actuando como el enlace en toda tu organización, desde el soporte al usuario final hasta la eliminación al final del ciclo de vida útil, nuestros profesionales calificados se aseguran de que se cumplan todos los indicadores de rendimiento clave para impulsar tu programa de manera constante.

Mitiga el riesgo ahora y protege tu organización en el futuro.