5 vinkkiä helpompaan julkisen sektorin arkistointiin

5 vinkkiä julkisen sektorin yleisimpien arkistointihaasteiden ratkaisemiseen

Kunnat ja muut julkisen sektorin organisaatiot käsittelevät päivittäin valtavia määriä asiakirjoja. Potilaskertomukset, rakennusluvat, henkilöstökansiot, poliittiset päätökset ja oikeudelliset asiakirjat on säilytettävä asianmukaisesti, usein useiden vuosien ajan tai jopa pysyvästi.

Samalla monet organisaatiot kokevat, että arkistojen hallinta on yhä suurempi haaste. Arkistotilat täyttyvät nopeasti, henkilöstö käyttää paljon aikaa asiakirjojen etsimiseen, ja turvallisuus- ja jäljitettävyysvaatimukset kiristyvät jatkuvasti.

Hyvä uutinen on, että arkistoinnin ei tarvitse olla hallinnollinen este. Oikeilla ratkaisuilla voit vapauttaa resursseja, saada paremman hallinnan arkistostasi ja varmistaa, että asiakirjat ovat aina saatavilla, kun niitä tarvitset.

Tässä on joitakin yleisimpiä haasteita julkisen sektorin arkistointiin liittyen sekä vinkkejä niiden ratkaisemiseen käytännössä.

1. Tiedät, että asiakirja on olemassa, mutta sen löytäminen vie liian kauan

Monissa kunnissa ja terveydenhuollon organisaatioissa suuri osa arkistosta säilytetään edelleen fyysisissä kansioissa ja arkistolaatikoissa. Kun joku tarvitsee asiakirjaa, prosessi voi nopeasti muuttua aikaa vieväksi:

• Henkilöstön on mentävä arkistoon ja etsittävä asiakirja manuaalisesti
• Arkistolaatikot on siirrettävä ja avattava
• Asiakirjat on kopioitava tai lähetettävä eteenpäin

Tämä on tehotonta ja voi aiheuttaa pullonkauloja toiminnassa. Terveydenhuollossa voi esimerkiksi olla tärkeää saada nopeasti pääsy vanhoihin potilaskertomuksiin, kun taas kunnilla voi olla tarve löytää vanhoja rakennuslupa-asiakirjoja tai päätöksiä.

Näin ratkaiset ongelman

Iron Mountainin arkistopalvelun avulla asiakirjat säilytetään turvallisissa arkistokeskuksissa, joissa ne rekisteröidään ja indeksoidaan helpon löydettävyyden varmistamiseksi. Kun tarvitset asiakirjaa, voit tilata sen nopeasti joko fyysisenä toimituksena, jolloin asiakirja lähetetään suoraan sinulle, tai Scan-on-Demand-palveluna, jolloin asiakirja haetaan arkistosta, skannataan ja toimitetaan sinulle digitaalisesti turvallisen portaalin kautta.

Tämä tarkoittaa, että pääset asiakirjoihin nopeasti käsiksi ilman, että sinun tarvitsee hallinnoida arkistoa itse.

2. Sinulla ei ole kokonaiskuvaa arkistossa olevista asiakirjoista

Yleinen ongelma suurissa arkistoissa on kokonaiskuvan puuttuminen. Arkiston kasvaessa ajan myötä voi olla vaikea tietää tarkasti, mitä asiakirjoja on tallennettu, missä ne sijaitsevat ja kuinka kauan niitä on säilytettävä. Tämä voi johtaa tehottomuuteen ja epävarmuuteen, erityisesti silloin kun asiakirjoja on löydettävä nopeasti tai kun organisaation on suoritettava tarkastuksia tai noudatettava arkistointivaatimuksia.

Näin ratkaiset ongelman

Kun tallennat asiakirjoja Iron Mountainille, saat käyttöösi digitaalisen järjestelmän, jossa voit hallinnoida koko arkistoasi helposti.

Iron Mountain InSight DXP:n ja ReQuest Webin kautta voit esimerkiksi:

• etsiä asiakirjoja tai arkistolaatikoita
• tarkastella, mitä arkistossa on tallennettuna
• tilata asiakirjoja
• seurata tilausten tilaa

Portaali tarjoaa sinulle kokonaiskuvan arkistosta, vaikka asiakirjat olisivatkin tallennettuina ulkoisesti. Voit hallinnoida koko arkistokokonaisuutta verkossa ja saada aina ajantasaista tietoa arkistostasi. Tämä antaa sinulle paremman hallinnan samalla, kun arkiston hallinnointi helpottuu ja muuttuu jäsennellymmäksi.

3. Säilytys vie arvokasta tilaa

Monissa kaupungintaloissa, sairaaloissa ja hallintorakennuksissa asiakirjojen säilytys vie suuria tiloja. Arkistotiloja, varastotiloja ja hyllyjärjestelmiä käytetään asiakirjojen säilyttämiseen, joita saatetaan käyttää vain muutaman kerran vuodessa.

Tämä tarkoittaa usein, että arvokasta toimistotilaa käytetään arkistoihin, tiloja on mukautettava asiakirjojen säilyttämistä varten ja työntekijöiden on hallinnoitava arkistoa.

Organisaatioissa, joissa jokainen neliömetri on tärkeä, tämä voi olla suuri haaste.

Näin ratkaiset ongelman

Siirtämällä arkistosi Iron Mountainin arkistokeskukseen voit vapauttaa sekä tilaa että resursseja. Asiakirjat säilytetään erityisesti suunnitelluissa arkistotiloissa, joissa ne rekisteröidään järjestelmään ja säilytetään valvotuissa olosuhteissa.

Tämä tarkoittaa, että voit poistaa arkistolaatikot arvokkaasta tilastasi menettämättä pääsyä tietoihin. Samalla henkilöstö voi käyttää vähemmän aikaa arkistojen hallintaan ja enemmän aikaa ydintehtäviin.

4. Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus ovat ratkaisevia

Julkinen sektori käsittelee usein arkaluonteista tietoa, erityisesti terveydenhuollossa. Potilastiedot, henkilöstötiedot ja juridiset asiakirjat on säilytettävä turvallisesti ja suojattava luvattomalta pääsyltä. Samalla arkistojen on täytettävä erilaisia turvallisuus-, asiakirjankäsittely- ja säilytysvaatimuksia.

Oikean suojaus- ja valvontatason varmistaminen voi olla suuri haaste organisaatioille, jotka säilyttävät arkistoja itse. Lisäksi riskit, kuten tulipalo, kosteus tai virheellinen käsittely, voivat vaikuttaa arkiston turvallisuuteen.

Näin ratkaiset ongelman

Iron Mountainin arkistokeskukset on rakennettu turvallista asiakirjojen säilytystä varten, ja niissä noudatetaan tiukkoja turvallisuusmenettelyjä.

Laitokset on varustettu muun muassa seuraavilla:

• edistyneet turvajärjestelmät ja valvonta
• paloturvallisuus ja ympäristönhallinta
• ilmastoidut säilytystilat
• jäljitettävä asiakirjojen käsittely

Kaikkia asiakirjoja käsitellään selkeän jäljitettävyysketjun mukaisesti, mikä tarkoittaa, että jokainen käsittelyprosessin vaihe kirjataan ja on jäljitettävissä. Tämä antaa sinulle varmuuden siitä, että tietosi ovat suojattuja koko elinkaaren ajan kuljetuksesta varastointiin ja käyttöön.

5. Tarvitset turvallisuutta koko säilytysprosessin ajan

Monilla organisaatioilla ei ole resursseja tai asiantuntemusta tehokkaaseen säilytykseen. Tämä voi johtaa epäselviin menettelyihin, tehottomaan asiakirjojen käsittelyyn ja sitä kautta tietoturvariskien kasvuun.

Näin ratkaiset ongelman

Kun teet yhteistyötä Iron Mountainin kaltaisen arkistointikumppanin kanssa, saat tukea koko säilytysprosessin ajan.

Hoidamme muun muassa:

• arkistomateriaalin kuljetuksen
• asiakirjojen rekisteröinnin ja luokittelun
• turvallisen säilytyksen
• asiakirjojen nopean löytymisen
• digitaalisen toimituksen Scan-on-Demand-palvelun kautta

Iron Mountainin asiantuntijat toimivat vakiintuneiden menettelytapojen ja turvallisuusprosessien mukaisesti varmistaakseen, että asiakirjojasi käsitellään oikein.

Tuloksena on tehokkaampi ja turvallisempi arkistojen hallinta ilman, että organisaatiosi tarvitsee rakentaa kaikkea osaamista sisäisesti.

Anna meidän auttaa sinua saamaan arkistosi hallintaan

Iron Mountain auttaa julkisen sektorin organisaatioita käsittelemään tietoa turvallisesti, tehokkaasti ja jäsennellysti. Pitkän kokemuksemme arkistojen hallinnasta, turvallisesta asiakirjojen säilytyksestä ja digitaalisista ratkaisuista ansiosta tuemme kuntia ja terveydenhuollon organisaatioita arkistojen hallinnan parantamisessa. Hyväksytyt arkistotilamme, vakiintuneet turvallisuusmenettelyt ja digitaaliset palvelumme helpottavat oikeiden asiakirjojen löytämistä silloin, kun niitä tarvitaan, ja vapauttavat samalla aikaa ja resursseja organisaatiossasi.

Haluatko tietää, miten organisaatiosi voi saada arkistoinnin paremmin hallintaan? Ota yhteyttä Iron Mountainiin keskustellaksesi siitä, miten voimme auttaa sinua luomaan turvallisen ja tehokkaan arkistointiratkaisun.