Iron Mountain Digital Mail -ratkaisu

Liiketoiminnan haasteet

Jokainen saapuva kirje, joko fyysinen tai lähtökohtaisesti digitaalinen, on organisaation kannalta ratkaisevan tärkeä resurssi, joka kattaa kaiken laskuista ja veroasiakirjoista asiakkaiden sekä työntekijöiden asioihin asti. Saapuvaa postia käsittelevät työntekijät ovat usein hajallaan ja tarvitsevat turvallisen ja nopean yhteyden.

Yrityksen sisään rakennetut ja tuetut postihuoneet voivat aiheuttaa merkittäviä kustannuksia, lisätä virheitä ja luoda turvallisuusaukoja, jotka johtavat tietomurtoihin. Kyseiset manuaaliset prosessit voivat myös viivästyttää aikakriittisten asiakirjojen, kuten oikeudellisten ja verotuksellisten ilmoitusten, toimittamista, mikä voi aiheuttaa taloudellisia menetyksiä ja vahingoittaa asiakassuhteita. Kyvyttömyys poimia ja hyödyntää arvokasta dataa estää toimenpiteitä vaativat oivallukset, joita tarvitaan keskeisten operatiivisten prosessien optimointiin. Se myös hidastaa kriittisiä työnkulkuja, kuten asuntolainahakemuksien käsittelyä, vakuutuskorvaushakemuksien käsittelyä ja shekkimaksuja.  

Mitä jos voisit

• Muunna saapuva posti digitalisoiduiksi, toimintakelpoisiksi resursseiksi, jotka tarjoavat turvallisen, roolipohjaisen yhteyden noudattaen samalla yrityksen ja alan turvallisuusstandardeja sekä säädöksiä, erityisesti arkaluontoisen tiedon osalta.
• Vähennä merkittävästi manuaalisen postin lajitteluun ja jakamiseen kuluvaa aikaa, vaivaa, kustannuksia ja virheitä älykkäällä saapuvan postin reitityksellä yksilöille ja osastoille liiketoimintasääntöjen ja asiakkaiden vaatimusten perusteella.
• Pienennä pääomakustannuksia (CapEx) ja omistamisen kokonaiskustannuksia (TCO) suojatulla, keskitetyllä, toimialan vaatimukset täyttävällä ja tekoälyä hyödyntävällä alustalla, joka digitalisoi, tallentaa, automatisoi ja valvoo postinkäsittelyä sekä siihen liittyviä jatkoprosesseja. Saat toiminnasta parempaa tietoa ja parannat tehokkuutta.

Iron Mountain Digital Mail

Iron Mountain Digital Mail tarjoaa turvallisen, kattavan, päästä päähän -ratkaisun postin muuntamiseen – postin koko elinkaari rationalisoidaan loppusijoitukseen asti. Kyseessä on keskitetty SaaS-ratkaisu – ohjelmisto palveluna – joka ratkaisee postiin turvautuvia prosesseja vaivaavat tehottomuudet muuntamalla saapuvat kirjeet toimintakelpoisiksi digitaalisiksi resursseiksi ja automatisoimalla asiakirjavetoisia työnkulkuja. järjestelmä hyödyntää tekoälyä käyttävää älykästä asiakirjojen käsittelyä arvokkaan datan purkamiseen ja reitityksen automatisoitiin. Tämä mahdollistaa organisaatioille toimintojen tehostamisen, kriittisten toimenpiteiden (kuten asuntolainojen hyväksynnän ja korvausvaatimuksien käsittelyn) nopeuttamisen sekä oleellisen liiketoiminta-analyysin hankkimisen.

Digitaalinen postinkäsittely mahdollistaa

• Postin turvallisen käytön ja koko käsittelyketjun aukottoman jäljitettävyyden. Skannausammattilaisten ja infrastruktuurin avulla Iron Mountain muuttaa saapuvan fyysisen postin digitaaliseksi laajan maailmanlaajuisen kuva-asemien verkostonsa kautta. Säilyttämällä postiliikenne Iron Mountainin käsittelyketjussa päästään postin aukottomaan jäljitettävyyteen alusta loppuun – alkaen ensimmäisestä noudosta vastaanottajalle saakka Digital Mail -ratkaisussa. Digitoinnin jälkeen käytettävissä ovat oman organisaation käytäntöjen mukaiset käsittelyvaihtoehdot, joihin kuuluvat palautus, säilytys tai turvallinen silppuaminen. Älykäs sisältöalusta Iron Mountain InSight^® tarjoaa turvallisen, ympärivuorokautisen roolipohjaiset pääsyn digitoituihin sähköposteihin mahdollistaen tehokkaan tallennuksen, haun ja noutamisen.
• Tekoälyllä vauhtia asiakirjapohjaisiin työnkulkuihin. Älykästä asiakirjojen käsittelyä hyödyntäen Iron Mountain Digital Mail tunnistaa ja luokittelee asiakirjatyypit sekä poimii keskeiset metatiedot. Nämä tiedot ohjaavat älykkäitä reitityssääntöjä, jotka toimivat saumattomasti postin jakelukäytäntöjen kanssa ja mahdollistavat tarkan, automaattisen toimittamisen oikealle henkilölle, tiimille tai työnkulkuun. Manuaalisen työn vähentämiseksi entisestään postin reitityksen tekoälyagentit oppivat aiemmista ihmisten päätöksistä ja jalostavat automaattisia poikkeamakäsittelysääntöjä hallitakseen vastaavia reititystilanteita itsenäisesti.
• Integroi sähköposti saumattomasti liiketoimintaprosesseihin yhdistämällä se esim. yrityksen ERP- ja CRM-järjestelmiin. Tavallisen yrityspostin käsittelyn lisäksi Iron Mountain tarjoaa ratkaisuja osasto- ja toimialakohtaisille työnkuluille – mm. laskujen, shekkien ja korvausvaatimusten käsittelyyn, asuntolainojen sulkemisen jälkeiseen validointiin ja lainojen alullepanoon – kriittisten prosessien automatisointiin ja rahoitustapahtumien nopeuttamiseen, mukaan lukien sekkien tallettaminen ja pääkirjanpidon tilille kirjaaminen. Iron Mountain pystyy myös suunnittelemaan organisaation yksilöllisiin tarpeisiin räätälöidyn ratkaisun – tarvitsetpa sitten säilytys- ja tietosuojakäytäntöjen järjestelmällistä soveltamista tai lähtevän postin käsittelyn tehostamista. Integroimalla ratkaisu asiakkaan sisältötyökaluihin mahdollistetaan tehokkaat ja kustannustehokkaat tulostus-, kuoritus-, postimaksu- ja postituspalvelut, joiden täysi läpinäkyvyys varmistetaan reaaliaikaisella seurannalla.

Iron Mountainin tarjoamat edut

Ratkaisu toimii Iron Mountainin InSight-alustalla ja tarjoaa intuitiivisen käyttöliittymän sekä kattavat käyttäjän toimintojen optimointiominaisuudet, joita ovat mm. sisällönhallinta, työnkulkujen automatisointi ja tietojen hallinta. Lisäksi Iron Mountain on maailmanlaajuisesti johtava digitalisaation edistäjä, joka pystyy skannaamaan vuosittain 2,6 miljardia kuvaa 141 kuvantamistoimipisteessään 45 maassa.

Iron Mountainin etu perustuu poikkeuksellisen laajuuden ja vankan, tekoälyllä varustetun alustan yhdistelmään. Päästä päähän ulottuvassa palveluprosessissa Iron Mountainin lähestymistapa on kokonaisvaltainen: jokaista viestiä, oli se alun perin digitaalinen tai fyysinen, käsitellään heti vastaanottohetkestä alkaen arvokkaana tieto-omaisuutena. Tiedon vastaanotosta ja tekoälyohjatusta tietojen poiminnasta aina lopulliseen käsittelyyn saakka jokainen vaihe on vahvasti suojattu ja täyttää auditointiin tarvittavat vaatimustenmukaisuusvaatimukset.

Ota yhteyttä Iron Mountainiin, niin kerromme, miten voimme auttaa sinua tehostamaan postinkäsittelyäsi.