Mitä Säilyttää Ja Mitä Heittää Pois — Tunnista Arkistosi
Monet organisaatiot noudattavat oletusarvoisesti “säilytämme kaiken” -kulttuuria —tallentaen tiedostoja ikuisesti. Mutta se ei ole kustannustehokasta, vaatimustenmukaista eikä käytännöllistä. On ehdottoman tärkeää, että sinulla on selkeä käsitys arkistoistasi jo ennen digitoinnin aloittamista.
Tässä on joitakin keskeisiä kysymyksiä, joita kannattaa pohtia määritellessäsi arkistojesi arvoa ennen niiden digitointia:
- Missä formaatissa sisältö on? Erilaisilla sisältötyypeillä, kuten paperilla, nauhoilla, mikrofilmeillä tai sähköisillä tiedostoilla on erilaisia käyttötarkoituksia. Jos näitä ei ole integroitu yhtenäiseen tiedonhallintajärjestelmään, niistä ei pystytä saamaan hyödyllistä tietoa tehokkaasti.
- Miten luokitella sisältösi? Olivatpa kyseessä sitten henkilötiedot tai arkaluonteinen liiketoimintadata, sisällön luokitteleminen toimialasi standardien ja käytäntöjen kannalta järkevällä tavalla auttaa varmistamaan, että organisaatio pystyy hyödyntämään sitä.
- Mihin käytät sisältöäsi? Määrittele, miten organisaatiosi käyttää arkistossa olevia tietoja, olipa kyseessä sitten päivittäisessä käytössä olevia tai pitkän aikavälin liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseen tarvittavia tietoja. Voit torjua toiminnan tehottomuutta etsimällä sellaisia työprosesseja, joita voidaan helpottaa tai tehostaa muuntamalla paperiarkistot digitaaliseen muotoon.
- Miten priorisoida sisältösi? Yrityksellesi koituu lisäkustannuksia, mikäli et onnistu saamaan tiettyjä tietoja juuri silloin, kun tarvitset niitä. Tämä vaikuttaa palvelutasosopimuksiin, ihmisiin, prosesseihin, asiakkaisiin, brändiin ja viime kädessä organisaatiosi maineeseen.
- Missä sisältö sijaitsee? Arkistot ovat tyypillisesti hajallaan eri järjestelmissä, sovelluksissa, formaateissa, osastoissa ja paikoissa, mikä voi tehdä niiden käsittelystä haastavaa ja kallista.
Kartoittamalla arkistosi voit välttää seuraavat yleiset sudenkuopat:
- Tiedostojen huono näkyvyys ja saatavuus
- Hävittämispäivämäärät menevät sekaisin
- Eri tyyppiset asiakirjat menevät sekaisin keskenään
- Sisällöt on tallennettu useaan eri rekisteriin
- Tiedostoista löytyy ylimääräisiä kaksoiskappaleita ja hyväksymättömiä versioita
Näin estetään myös tallenteiden tarpeettoman pitkä säilyttäminen, jolloin vältytään tietojen liian pitkään säilytykseen liittyviltä riskeiltä ja turhilta säilytyskustannuksilta.
Arkistojen Säilytysaikataulun Laatiminen
Toimialan standardeihin ja käytäntöihin perustuva organisaatiosi arkistojen säilytysaikataulun laatiminen on tärkeä, mutta usein unohdettu digitaalisen muutoksen vaihe. Tietojen säilyttäminen ja arkistojen systemaattinen tuhoaminen ovat kuin saman kolikon kaksi eri kääntöpuolta. Harkittu säilyttäminen vaikuttaa siihen, miten yrityksesi hallinnoi tekijänoikeuksia ja tukee liiketoimintaprosesseja.
Olemme havainneet, että tapahtumapäivämäärien seuranta voi olla huomattava haaste, kun fyysisiä asiakirjoja siirretään digitaaliseen ympäristöön. Kun laatikoita on kymmeniä tuhansia, voi tapahtumapäivämääriin perustuvaa kirjanpitoa olla vaikea ennakoida ja haastavaa pitää ajan tasalla, kun säilytys on muualla kuin yrityksen toimipisteessä. Lisäksi tietojen indeksointi voi myös olla kallista.
Selkeän arkistojen säilytysaikataulun avulla:
- Saat yhtenäisen näkymän henkilötietoihin ja niihin liitettyihin lisätietoihin
- Pystyt noudattamaan sääntelyä ja vaatimustenmukaisuutta koskevia vaatimuksia
- Vähennät tarpeetonta altistumista tietomurroille
Jos tämä kaikki tuntuu ylivoimaiselta, ei huolta. Me huolehdimme sinusta.
Digitoinnin Aloittaminen
Loistavia uutisia! Kun olet kartoittanut arkistojesi sisällön ja asettanut sille säilytysaikataulun, on aika skannata ne tiedostot, jotka olet päättänyt säilyttää. Kun tiedät, mitä säilytät ja missä, sinulla on paremmat edellytykset tehdä skannausprojektista mahdollisimman tehokas ja toimiva.
Arkistonhallintaprosesseja ja -menettelyjä voi olla vaikea hallita, etenkin jos ne eivät ole digitaalisessa muodossa. Asiakirjojen jakaminen ja yhteistyö ovat olennaisen tärkeitä yrityksesi menestyksen kannalta, ja arkistojesi digitointi mahdollistaa kaiken tämän.
Menestymisen Kulmakivet
Kun olet luonut vankan perustan onnistuneelle digitaaliselle transformaatiolle (vaiheet 1 ja 2), olet valmis rakentamaan tulevaisuutta varten turvatun keskitetyn arkiston, johon tiimisi pääsee käsiksi ja pystyy hyödyntämään digitaaliseen tietoon perustuvaa yhteistyötä (vaihe 3). Olet myös lähempänä työnkulun automatisoinnin seuraavia vaiheita ja tietojen saamista tiimisi käyttöön, jotta tiimisi pystyy virtaviivaistamaan liiketoimintaprosesseja ja keräämään tietoihin perustuvia arvokkaita löydöksiä.
Jos et päässyt osallistumaan tapahtumaamme Virtual Forum Clinic, Driving Digital Transformation: The Future of Digital Mail, voit klikkaamalla tästä voit pyytää nähdä tallenteen tapahtumasta.
*Research by Economist Impact, Iron Mountainin tukemana
