Kansallisten arkistojen tapaustutkimus: digitaalisten tietueiden siirtymän nopeuttaminen tekoälyn avulla

Haaste

Ison-Britannian hallituksen oli löydettävä tehokas tapa käsitellä ensimmäistä erää digitaaliajan alun asiakirjoista. Nämä oli tarkoitus sijoittaa paikalliseen kansallisarkistoon 20 vuoden ajaksi historiallisten tietojen säilytyssäännön mukaisesti.

Ratkaisu

Iron Mountain hyödynsi uusinta kehitystä tekoälyn (AI) ja koneoppimisen (ML) osalta opettaakseen järjestelmänsä tunnistamaan ehdolla olleet tietueet pysyvää säilytystä varten, havaitsemaan kaksoiskappaleet niiden hävittämistä varten, poimimaan kokonaisuuksia sekä tarjoamaan tiedostoanalyyseja.

Tulokset

AI- ja ML-ominaisuudet antavat ministeriöille mahdollisuuden siirtää tietueita luotettavasti huomattavasti nopeammin ja tehokkaammin kuin käsittelemällä saman materiaalimäärän ilman näitä työkaluja.

Hallituksen haaste

Kaikki Ison-Britannian ministeriöt ovat vastuussa tietueidensa tarkistamisesta. Vuoden 1958 Public Records Actin (PRA) vaatimusten mukaisesti historiallista arvoa omaavat tietueet on siirrettävä paikalliseen kansallisarkistoon (TNA), kun ne ovat 20 vuotta vanhoja.

Keskeinen vaihe tässä prosessissa on herkkyyden arviointi. Tämä varmistaa, että siirretyt tietueet eivät sisällä mitään sellaisia tietoja, jotka voivat aiheuttaa haittaa muille tai mainetta uhkaavan riskin Ison-Britannian hallitukselle.

Digitaaliajan alku

Suurin osa Ison-Britannian tärkeimmistä ministeriöistä aloitti digitaaliseen työskentelyyn siirtymisen vuoden 2004 tienoilla; jotkut ministeriöt ja virastot taas ovat olleet olemassa ainoastaan digitaalisella aikakaudella (mistä huolimatta ne silti laativat papereita). Tämä tarkoittaa, että monet PRA:n alaiset tietueet ovat nykyisin olemassa ainoastaan digitaalisessa muodossa. Niihin kuuluu laaja tietojoukko jäsennellystä datasta aina sähköpostiviesteihin, Word-asiakirjoihin ja laskentataulukoihin.

Tämän digitaalisen tiedon laajuus ja monimuotoisuus tarkoittaa, että arvokkaiden tietueiden tunnistaminen ja valitseminen on lähes mahdotonta perinteistä, yksistään inhimillistä työtä käsittävää menettelyä käyttämällä. Ministeriöt ovatkin alkaneet tarkastella kolmea keskeistä kysymystä:

• Voivatko tekoälyn (AI) tai koneoppimisen (ML) teknologiat nopeuttaa ja yksinkertaistaa digitaalisten tietueiden luokitus- ja tarkasteluprosessia?
• Kuinka tehokkaasti tämä teknologia voi lajitella arvokkaita tietueita ja lyhytaikaista dataa tai kopioida arvottomia tiedostoja?
• Onko mahdollista yhdistää kaikki valittu yhdeksi järjestelmäksi?

Tukeakseen hallituksen haastetta TNA kokosi AI for Digital Selection -projektin. Hankkeen tavoitteena on oppia lisää olemassa olevista tekoälytyökaluista, joita voitaisiin käyttää arvioimaan ja valitsemaan "digitaalista kasaa" asiakirjoja, sähköpostiviestejä, dataa ja muun tyyppisiä tietoja, joita hallituksella on hallussaan.

Tekoälyn kehittäminen digitaaliseen valikointiin