Le moment est enfin venu d'assainir vos documents hérités.

Les raisons de traiter les documents physiques anciens de votre organisation sont nombreuses : réduire les coûts de stockage, éviter la sur-conservation, garantir la conformité, fournir un accès dans les délais et exploiter à des fins d'analyse les données qui s'y trouvent, pour n'en citer que quelques-unes. Certains d'entre vous ont pris des engagements pour atteindre des objectifs « zéro conteneur » ou adopter des méthodes de travail entièrement dématérialisées. 

Pour réussir dans l'une ou l'autre de ces démarches, vous devez commencer par prendre des décisions défendables concernant vos documents, qu'elles portent sur des fichiers individuels ou sur des conteneurs entiers.

Mais agir et prendre des décisions justifiables est plus facile à dire qu'à faire. Au fil des années, voire des décennies, les entreprises ont pu utiliser différents systèmes d'indexation ou procédures de classement pour catégoriser les conteneurs. Elles ont pu connaître des réorganisations, ou passer par des opérations de fusion, d'acquisition ou de cession d'activités. Et très probablement, des collaborateurs sont arrivés puis repartis au fil du temps, et ils ont emporté avec eux le savoir institutionnel et la propriété des archives.

Toutes ces situations ont aggravé le problème et vous ont laissé un casse-tête difficile à résoudre, et vous n'avez probablement pas le temps, le budget ni les équipes pour démêler les pièces.

L'approche traditionnelle 

Une technologie automatise le processus et vous permet de prendre des décisions objectives sur votre inventaire, quel que soit son état. Vous pouvez déterminer ce qui doit être conservé au format papier, numérisé, détruit de façon sécurisée, ou archivé en toute confiance. Et vous n'avez pas à le faire tout seul.

Alors, qu'est-ce qui a changé ? 

Vous n'êtes désormais plus seul. Des technologies existent désormais pour automatiser le processus et vous permettre de prendre des décisions objectives sur votre inventaire, quel que soit son état. Vous pouvez déterminer en toute confiance ce qui doit être conservé au format papier, dématérialisé, détruit de manière sécurisée ou archivé.

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Toutefois, comme indiqué précédemment, tous les conteneurs ne se ressemblent pas dans leur contenu, leurs informations descriptives ou leurs métadonnées. Voici trois scénarios courants qui nécessitent des approches différentes pour activer votre prise de décision justifiable :

Scénario 1 : documents stockés sans codes de classification ni règles de conservation associées 

Pour identifier ce dont vous avez besoin et agir de manière justifiable sur vos documents, vous devez disposer d'un inventaire précis, avec des métadonnées complètes au niveau du conteneur, des codes de classification attribués aux archives et des règles de conservation. Lorsque les conteneurs sont stockés avec des métadonnées mais sans codes de classification ni règles de conservation associées, il est difficile de lancer des mises sous conservation légale, de répondre aux exigences contentieuses ou aux audits, et de prendre des décisions simples et justifiables sur ce qu'il convient de conserver, numériser ou détruire.

Une approche chronophage consisterait à mobiliser une équipe pour examiner chaque conteneur, vérifier votre calendrier de conservation des archives, attribuer un code de conservation et calculer cette date d'éligibilité. Savoir par où commencer est un défi. Déployer une approche standardisée pour appliquer des codes de classement au niveau du conteneur, alignés sur le calendrier de conservation des documents de votre entreprise, peut s'avérer difficile et décourageant.

Scénario 2 : types d'archives intriqués et complexité des dates d'événements 

Vos conteneurs regroupent des types de documents mélangés et sont soumis à des règles de conservation fondées sur des événements. Différents types de documents ont des exigences différentes de conservation et d'élimination. Si vos fichiers ne sont pas organisés selon la classification des archives, les règles de conservation ou la date d'événement déclencheur, vous ne pouvez pas agir en toute confiance ni de manière justifiable sur les archives à conserver, numériser ou détruire. 

Par exemple, des crédits immobiliers conclus en mai 2007 se trouvent dans un même carton avec des prêts clôturés en 2009, 2018 et 2023. Il est impossible d'attribuer une seule date de destruction au conteneur. Le résultat : certains fichiers sont sur-conservés pendant que d'autres atteignent leur durée de conservation.

Une approche manuelle nécessiterait du personnel qualifié ou des prestataires sous contrat pour soulever le couvercle de chaque conteneur, comparer les informations de chaque fichier avec une base de données qui consigne la clôture, retirer les fichiers clôturés, calculer leur éligibilité à l'élimination (selon votre calendrier de conservation), puis les placer dans un carton selon leur année d'élimination. Vous pouvez aussi choisir de numériser certains prêts à la demande de l'unité opérationnelle. 

Mais si vous ne disposez pas des ressources, du personnel, des processus et du temps pour trier chaque dossier par date d'élimination, un projet d'assainissement de ce type risque d'être repoussé, ce qui finit par augmenter vos coûts de stockage et expose votre entreprise à d'éventuels risques juridiques et de conformité. 

Scénario 3 : conteneurs stockés sans informations suffisantes 

Vos conteneurs ne disposent pas suffisamment d'informations exploitables ou crédibles pour prendre une décision. Il peut s'agir de conteneurs remplis d'archives importantes à traiter, ou de décorations de fête, fournitures de bureau et effets personnels que personne n'a réclamés. 

Vous pouvez choisir de soulever les conteneurs et de laisser le personnel ou un prestataire tiers trancher, mais vous avez besoin d'espace et le processus est chronophage, coûteux et faillible. Pour gérer efficacement votre inventaire de documents et prendre des décisions d'élimination, vous devez savoir ce que vous possédez et identifier le propriétaire légitime de chaque conteneur. Sans ces deux informations, vous ne pouvez pas agir et vous conservez votre inventaire bien plus longtemps que nécessaire. 

Selon une étude récente sur le traitement des documents hérités, sponsorisée par Iron Mountain, près de 20 % des documents conservés dans des conteneurs seraient stockés sans métadonnées. Par conséquent, vous ne savez pas ce que vous détenez et ne pouvez pas prendre la moindre décision sur ce qu'il faut conserver, numériser, éliminer ou donner. 

Pour remédier à cette situation, vous devez examiner le contenu de chaque conteneur et mettre à jour manuellement les métadonnées au niveau du conteneur. Or, vous ne disposez pas toujours du budget, du personnel, de l'expertise, du temps ou de l'espace requis pour mener à bien un projet d'une telle ampleur.

Quel est votre défi d'assainissement des documents hérités ?

Si l'un de ces scénarios vous parle, nous pouvons vous aider. 

Iron Mountain traite ces trois situations (et toute combinaison) avec des solutions automatisées et technologiques qui vous font gagner du temps et de l'argent. Quel que soit l'état de vos conteneurs, vous pouvez compter sur nous pour activer votre prise de décision avec des solutions innovantes et notre équipe qualifiées en gestion des documents. 

Il est temps de remettre de l'ordre dans des années de travaux précieux pour votre entreprise.

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