La bonne approche pour le nettoyage des données
Bien que la technologie puisse aider à gérer les données ROT, il est essentiel de disposer de personnes et de processus en place pour résoudre efficacement le problème. Cela implique souvent un effort de gestion du changement soutenu par la hiérarchie. L'employé moyen peut avoir l'habitude de faire des copies de copies et de stocker des données dans différents types de dossiers, sans réfléchir à l'impact que cela crée. Même les gestionnaires de documents peuvent être réticents à l'idée de mettre à jour leurs habitudes de stockage des données.
Nettoyage de millions de fichiers numériques
Au cours de notre discussion, notre invitée Chantel Johnson, vice-présidente et responsable des données chez Bank of China, a partagé certaines stratégies clés utilisées dans le cadre de son approche du nettoyage des données ROT.
Soutien descendant :
Chantel a obtenu le soutien de sa direction pour l'initiative de nettoyage des données. La direction a reconnu à quel point il était essentiel d'éliminer autant de données ROT que possible.
Évaluation ciblée des données :
L'entreprise s'est concentrée sur les données non structurées, qui ont été considérées comme présentant le risque le plus élevé en raison de leur manque d'organisation et du risque potentiel d'exposition aux informations sensibles. Les copies légales et les informations personnelles identifiables (PII) étaient des éléments importants à prendre en compte au cours du processus de nettoyage. Ces deux facteurs ont eu une incidence directe sur les données ROT pouvant être supprimées.
Déploiement technologique :
L'entreprise a tiré parti de la technologie et des outils de classification de contenu pour visualiser ses données non structurées, identifier les fichiers ROT et évaluer leur état de conformité.
Adhésion des parties prenantes et des experts :
Des coordinateurs de dossiers, des chefs de département et des experts juridiques ont été engagés pour fournir des connaissances spécialisées, et garantir une classification et une mise au rebut précises des données.
Nettoyage progressif :
L'entreprise a adopté une approche progressive du processus de nettoyage, en commençant par les données à faible risque et en évoluant progressivement vers des ensembles de données plus complexes.
Maintenance continue :
L'entreprise a mis en place des processus et des politiques pour empêcher l'accumulation de nouvelles données ROT et garantir l'hygiène continue des données.
