Des centaines d’entreprises et d’autorités publiques ont signé des engagements et des accords pour atteindre la neutralité carbone d’ici 2040 au plus tard. La société, ainsi que les cosignataires, s'attendent à ce que des progrès soient réalisés et démontrés.Il est impératif de recueillir des données crédibles, authentiques et valides pour les présenter de manière cohérente aux autorités, aux auditeurs, aux organismes certificateurs, aux responsables, aux clients, aux actionnaires et autres parties concernées. Si les débats et les efforts en matière de responsabilité environnementale qui représentent le « E » sont la priorité immédiate, de nombreux cadres de reporting incluent également la responsabilité sociale et la gouvernance d'entreprise.
Comment les professionnels de la RIM et de la GI peuvent-ils aider leur entreprise à produire en temps réel des informations précises sur la performance des critères ESG ? Il y a beaucoup de choses que nous pouvons et devons faire.
Présentez-vous aux parties prenantes
Si une équipe chargée des critères ESG est présente dans votre entreprise, rapprochez-vous d’elle immédiatement. Votre société a peut-être désigné une personne responsable de la production des rapports et cette personne sera votre principal point de contact et de collaboration.
En fonction de l’entreprise, d’autres entités peuvent être associées à la création et à la collecte des données : Gouvernance/Supervision/Audit, Activités spécifiques, Affaires juridiques/Conformité, Technologies de
l’information, Gouvernance des données, Approvisionnement, Services généraux/Immobilier, etc.
Informez-vous sur les nouvelles réglementations
Les autorités publiques s’emploient à actualiser les réglementations ou à en créer de nouvelles dans le domaine de la collecte de données et du reporting sur les critères ESG. La législation de l’Union européenne impose déjà à certaines grandes entreprises de communiquer des informations relatives aux critères ESG. De même, aux États-Unis, la SEC, l'autorité des marchés financiers, a récemment proposé des règles pour la divulgation de la stratégie en faveur du climat tandis que le Trésor britannique a publié ses recommandations en matière de reporting sur la responsabilité environnementale.
En outre, l'initiative de GRI (Global Reporting Initiative),un « organisme international indépendant qui aide les entreprises et d’autres organisations à assumer leurs impacts en leur fournissant des éléments de langage standard pour communiquer sur ces impacts », a défini un ensemble de normes pour le reporting ESG. Ces normes sont par ailleurs « très pertinentes pour beaucoup d’autres groupes, notamment les investisseurs, les décideurs politiques, les marchés financiers et la société civile ». Son objectif est d'améliorer « la comparabilité à l’échelle mondiale et de permettre aux entreprises d’être transparentes et responsables ». Nous vous incitons vivement à vous familiariser avec ces normes. Disponibles publiquement sur le site de l’initiative GRI, elles s’apparentent à beaucoup d’autres cadres de divulgation réglementaire et volontaire.
Vérifiez votre programme de conservation
Notre préoccupation première est généralement de savoir si le reporting sur les critères ESG obligera ou non à modifier le programme de conservation de l’entreprise. L’intérêt pour ces sujets étant tout récent, la réponse à cette question devrait évoluer au fil du temps et varier fortement selon les juridictions ou les secteurs d’activité. Il est très probable que de nouvelles catégories de documents et/ou documents devront être ajoutés, mais un examen attentif de votre programme existant peut montrer qu’il est possible de les inclure dans une catégorie telle que « Reporting sur la gouvernance et la conformité ». Cela dit, nous pouvons envisager des scénarios où les auditeurs ou autres autorités réclament des informations datant de plusieurs décennies pour justifier des déclarations d’émissions neutres nettes, informations dont l’accès peut par ailleurs être compliqué par les activités de fusion, acquisition et cession.
Maîtrisez vos sources de données
Les données et le reporting peuvent provenir de sources multiples, y compris d’applications ou de systèmes dans le Cloud ou sur site, de différentes entités, dont les RH, les finances et l’immobilier, de divers fournisseurs et de leurs sources (y compris de leurs rapports d’impact). Tous ces éléments seront recueillis dans le monde entier. D’où la nécessité de cartographier l’ensemble des sources, internes comme externes, pour faciliter la traçabilité et l’accessibilité pour les audits.
Dans l'idéal, des professionnels de la gestion de l’information ont été associés aux initiatives de cartographie des données en raison des pressions et d’obligations en matière de gestion de la protection de la vie privée et/ou de la sécurité. La cartographie des données en lien avec les critères ESG peut être considérée comme un prolongement de ces initiatives impliquant les parties prenantes concernées.
Les données collectées sont généralement regroupées dans des rapports. Il vous appartiendra de vérifier l’absence de conflit entre la conservation des données sources et la conservation des rapports compilés imposée par la classification du programme concerné
En conclusion
Les entreprises sont soumises à de nouvelles exigences de reporting pour démontrer les engagements pris en faveur de l’environnement, la société et la gouvernance éthique Leur capacité à y répondre dépendra de la précision et de la fiabilité de la collecte des données et du reporting. Ces obligations cadrent parfaitement avec les principes de responsabilité et de transparence du Records Management que les professionnels de la RIM et de la GI s’engagent à respecter. Aussi, faites le nécessaire dès aujourd’hui pour coopérer avec l’équipe chargée d’analyser les critères ESG de votre entreprise afin de satisfaire aux exigences d’un monde éclairé.
