Le coût caché des documents de retraite non structurés et fragmentés

Secteur d'activité

Santé

Défi

Des documents disparates rendent la gestion des retraites coûteuse et à haut risque

Solution

InSight^® Digital Experience Platform (DXP) d'Iron Mountain

Valeur

La dématérialisation et la centralisation des données non exploitées et non structurées permettent aux clients d'avoir une meilleure visibilité sur leurs documents physiques et leurs données structurées. Cette visibilité accrue permet d'identifier et d'éviter les demandes de retraite non admissibles, présentes comme futures. Centraliser les documents dématérialisés, quel que soit leur format ou leur emplacement, sur une plateforme unique et interrogeable facilite la gestion des dossiers et rapports de retraite et réduit les risques financiers.

Dans quelle mesure est-il important de trouver rapidement les documents relatifs à la retraite ? Pour une grande entreprise de santé, ce sujet a récemment pris une importance de plusieurs millions de dollars. En effet, l'entreprise a dû verser des millions de dollars en prestations de retraite versées à tort.

Parce qu'elle n'a pas pu trouver la documentation appropriée pour confirmer l'admissibilité des demandes. Le système juridique a statué que l'entreprise était tenue de payer les demandes de retraite des employés sans preuve qui permettrait de contester l'admissibilité d'une demande. Les documents dispersés et difficiles d'accès sont problématiques et courants dans de nombreuses organisations. Mais face au coût élevé des documents de retraite impossibles à retrouver, cet organisme de santé a décidé d'agir. Elle s'est tournée vers Iron Mountain pour obtenir de l'aide. La plateforme Iron Mountain InSight Digital Experience Platform (DXP) centralise les documents récemment numérisés et les documents numériques provenant de différents services, y compris ceux issus d'acquisitions antérieures. Les métadonnées pertinentes sont extraites des différents documents numériques. Les données consolidées deviennent ainsi interrogeables et forment une bibliothèque numérique structurée d'informations sur les retraites.

Le résultat ?

En identifiant les versements de retraite en double, l'entreprise de santé prévient les risques financiers futurs et économise plus de 2 millions de dollars par an.

Perdus dans des documents disparates

À la suite de plusieurs acquisitions, le service des retraites du groupe de santé s'est retrouvé avec des archives anciennes et désorganisées, stockées dans de nombreux formats : papier, microfilms, CD et fichiers numériques. Ces documents étaient dispersés sur plusieurs sites et dans différents systèmes hérités. Parcourir ces documents pour trouver la documentation réglementaire requise était devenu difficile, voire impossible.

En outre, les changements de personnel, les lacunes en matière de communication et les restrictions budgétaires renforçaient les défis liés à la gestion des documents de l'entreprise. Lorsqu'un ancien collaborateur demandait son indemnité de départ à la retraite, l'entreprise ne disposait souvent pas des documents nécessaires pour confirmer son admissibilité. En l'absence de documentation accessible, les paiements de prestations de retraite devaient être versés à l'ancien employé.

Dématérialisation et organisation sur une plateforme unifiée

Tout d'abord, Iron Mountain convertit tous les documents, y compris les papiers manuscrits, en format numérique, et identifie les données clés à extraire. Les informations extraites et clairement identifiées enrichissent les dossiers grâce à des métadonnées qui facilitent leur recherche. Toute la documentation pertinente associée à un participant au régime est étiquetée avec les mêmes métadonnées, afin de fournir au personnel une vue d'ensemble des informations agrégées. Mais face au coût élevé des documents de retraite impossibles à retrouver, cet organisme de santé a décidé d'agir. Elle s'est tournée vers Iron Mountain pour obtenir de l'aide.

Mais face au coût élevé lié aux documents de retraite impossibles à retrouver, cet organisme de santé a décidé d'agir. Il s'est tourné vers Iron Mountain pour obtenir de l'aide. Ensuite, Iron Mountain aide l'entreprise de santé à migrer ses systèmes hérités vers InSight DXP, une plateforme de logiciel en tant que service (SaaS) évolutive et low-code qui héberge toutes les informations relatives aux retraites. Cela comprend les formulaires d'inscription, le formulaire 5500, le sommaire des rapports annuels et les formulaires 1099-R. Les documents « structurés et interrogeables » sont rapidement analysés et agrégés à l'aide d'un flux de travail automatisé guidé par des règles métier. Le profil de l'employé contiendra des informations qui relient la date de naissance et l'identifiant de l'employé, sa date d'embauche et sa date de cessation d'emploi. L'outil peut répondre à de nombreuses questions comme : « Y a-t-il un formulaire 1099R ? Y a-t-il un montant de règlement qui correspond au montant forfaitaire ? Y a-t-il un rapport de calcul de retraite ? » Si le processus automatisé détecte des informations manquantes ou des liens entre les données, il alerte un gestionnaire des retraites afin qu'il effectue une vérification de contrôle qualité, grâce aux fonctionnalités « human-in-the-loop » (HITL). Les employés des régimes de retraite disposent désormais d'un système accessible et interrogeable pour répondre rapidement aux questions des employés et aux demandes réglementaires.

En outre, InSight DXP a fourni les protocoles de sécurité requis pour protéger les données et la documentation. L'entreprise de santé applique également des règles de conservation aux documents pour assurer une gestion efficace et minimiser les risques pour l'activité.

Tirer pleinement parti des résultats

InSight DXP offre de nombreux avantages à l'entreprise de santé et l'aide à passer de l'incertitude à la clarté et à la maîtrise. Une fois le déploiement effectué, l'entreprise validera les demandes payées plus rapidement et avec plus de précision, ce qui lui permettra d'économiser plus de 1 million de dollars de passif lié aux demandes. La plateforme InSight DXP offre une évolutivité adaptée à la croissance future, avec des flux de travail supplémentaires de traitement intelligent des documents (IDP) automatisé. Elle maintient les contrôles de conservation des documents et réduit les risques de conformité.

Les demandes de paiement des régimes de retraite existantes font l'objet d'un audit. Les demandes payées par erreur seront accompagnées de preuves documentées, pour que l'entreprise puisse retourner devant les tribunaux et obtenir une dispense du paiement des demandes non admissibles. À l'avenir, elle verra les passifs liés aux retraites et préparera les paiements futurs. Lors de futures acquisitions, l'intégration des documents physiques et numériques s'effectuera de manière fluide au sein des flux de travail d'InSight DXP. Cela rendra les informations des nouvelles entités immédiatement exploitables, renforçant ainsi l'efficacité opérationnelle et la maîtrise du groupe de santé.

Par la suite, l'entreprise prévoit d'exploiter les fonctionnalités supplémentaires d'InSight DXP : automatisation des processus, agent conversationnel documentaire, IA intégrée et API pour connecter ses différents systèmes d'information.

Vous voulez en savoir plus sur la façon dont Iron Mountain InSight DXP peut vous aider ? 

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