Solution pour le traitement des factures d'Iron Mountain

Optimisez la comptabilité fournisseurs avec l'automatisation basée sur l'IA

Défi

Le rôle de la comptabilité fournisseurs (AP) évolue rapidement. Autrefois simple fonction en back-office axée sur les transactions, elle devient aujourd'hui un enjeu stratégique pour optimiser la rentabilité et la trésorerie. Cependant, le manque d'efficience continue de freiner les équipes AP. 82 % des équipes comptables fournisseurs saisissent encore leurs factures manuellement, et 56 % d'entre elles consacrent plus de 10 heures par semaine à des tâches manuelles¹. Elles perdent un temps précieux à gérer des volumes excessifs de documents papier, à effectuer des saisies de données répétitives et à jongler avec des systèmes cloisonnés. Ces tâches limitent leur capacité à se consacrer à des activités plus stratégiques. Ces processus manuels sont à l'origine d'erreurs humaines, d'inexactitudes dans les paiements et de tensions dans les relations avec les fournisseurs. 39 % des factures contiennent en effet des erreurs dues à ces processus manuels².

À cela s'ajoutent la gestion récurrente des litiges, les délais de validation prolongés et la visibilité limitée sur les données. Autant d'obstacles qui empêchent la comptabilité fournisseurs de prendre des décisions financières éclairées et d'exploiter les opportunités stratégiques.

Et si vous pouviez…

Utiliser un système évolutif, centralisé et basé sur l'IA pour :

1. Bénéficier d'une vue d'ensemble et d'un contrôle complets sur le cycle de vie de vos factures, afin de faciliter l'accès, le suivi et la gestion de tous les documents, numériques et papier.
2. Diminuer considérablement les erreurs manuelles et les écarts grâce à une validation et un rapprochement intelligents des données de facturation avec les informations d'achat et de réception.
3. Simplifier et accélérer le processus de validation des factures afin de libérer vos équipes des tâches administratives chronophages, pour qu'elles puissent se concentrer sur des initiatives financières plus stratégiques.

Solution pour le traitement des factures d'Iron Mountain

Notre solution pour le traitement des factures s'appuie sur la plateforme Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP). Cette plateforme SaaS (Software-as-a-Service) évolutive et de bout en bout transforme les factures papier en ressources numériques exploitables et automatise les flux de travail axés sur les documents. La solution pour le traitement des factures automatise les principales fonctions de la comptabilité fournisseurs, notamment la saisie des données, les validations, le rapprochement et les flux de travail axés sur les documents. Cette solution renforce les capacités de gestion de l'information qui font défaut ou qui sont absentes de votre écosystème AP existant. Elle s'appuie sur des connecteurs prêts à l'emploi, des flux de travail, des types de documents, des métadonnées, des règles de conservation et des instructions IA.

La solution pour le traitement des factures vous aide à :

• Rendre le traitement des factures plus transparent : Prenez le contrôle du traitement de vos factures à l'aide d'un portail unique et convivial qui vous permet de gérer à la fois vos documents numériques et papier. Cette plateforme centralisée offre aux utilisateurs autorisés un accès simple, basé sur leurs rôles, ce qui facilite la recherche des factures et élimine les retards liés aux systèmes disparates. L'intégration transparente avec les systèmes comptables existants permet de supprimer les cloisonnements de l'information. Vous bénéficiez d'une vue centralisée de toutes les données pertinentes, ce qui garantit un traitement efficace. Vous pouvez personnaliser les flux de travail et les processus de validation en fonction de vos règles métier, afin d'optimiser le traitement des documents et d'accélérer  la prise de décision. Suivez facilement le traitement des factures et le flux des paiements, obtenez une piste d'audit claire et renforcez la responsabilité.
• Améliorer la précision et le contrôle financier : Optimisez l'intégrité des données à l'aide du traitement intelligent des documents (IDP) basé sur l'IA. Celui-ci extrait automatiquement les informations des factures et les intègre de manière transparente dans les flux de travail. Il élimine ainsi presque toutes les erreurs liées à la saisie manuelle des données. Tirez parti du rapprochement automatisé à trois facteurs pour valider les données des factures par rapport à vos données d'achat et de réception. De cette façon, vous réglez uniquement les commandes valides et correctement exécutées, ce qui permet de réduire au minimum les écarts et les risques de paiements excessifs. Pour les factures sans bon de commande (BdC), les agents d'IA automatisent l'affectation des dimensions comptables pertinentes aux lignes de facture, ce qui réduit considérablement le nombre d'exceptions chronophages. Obtenez rapidement des informations pertinentes pour optimiser votre trésorerie, hiérarchiser vos tâches et améliorer vos relations avec vos fournisseurs.
• Améliorer l'efficacité et réduire les coûts : Les utilisateurs autorisés peuvent facilement accéder aux factures et y effectuer des recherches via un portail unique hébergé dans le cloud sur InSight DXP. La numérisation et l'automatisation des flux de travail permettent de trier et d'organiser les factures avec un minimum d'effort, et de simplifier les validations. Nos règles de gestion avancées signalent et acheminent automatiquement les exceptions vers les utilisateurs concernés. Le personnel chargé de la comptabilité fournisseurs se concentre uniquement sur les tâches qui nécessitent une intervention humaine. Iron Mountain InSight DXP garantit la conformité aux normes du secteur et applique systématiquement les politiques de conservation et de confidentialité des données. Cette solution vous aide à gérer et à faire respecter vos obligations relatives aux contenus concernés.

L'avantage d'Iron Mountain

L'avantage d'Iron Mountain réside dans notre expertise et dans notre plateforme InSight DXP. Nous vous proposons une solution complète de bout en bout pour transformer vos processus de gestion de la comptabilité fournisseurs et exploiter pleinement la valeur de vos données de facturation. Grâce à un réseau de 141 centres de numérisation, répartis dans 45 pays et une capacité de traitement de 2,6 milliards d'images par an, nous centralisons la réception de toutes vos factures d'un point d'entrée unique.

Notre solution utilise le traitement intelligent des documents basé sur l'IA pour automatiser les flux de travail et extraire des données précieuses avec une précision moyenne de 97 %. Elle permet de réduire les erreurs manuelles et d'accélérer les transactions financières.

Basée sur InSight DXP, notre plateforme offre un accès sécurisé 24 h/24 et 7 j/7, géré en fonction des rôles. Elle applique systématiquement les politiques de conservation et de confidentialité des données, ce qui garantit une conformité permanente et réduit au minimum les risques de sécurité. Partenaire mondial de confiance depuis plus de 70 ans, Iron Mountain contribue à optimiser les processus de gestion de la comptabilité fournisseurs afin d'améliorer l'efficacité, la précision et l'évolutivité.