Smart Sort offre une solution pour une destruction justifiable

Mettez de l'ordre dans le chaos ; garantissez la conformité et réduisez les coûts

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Indexer efficacement vos données permet non seulement de justifier leur destruction en toute conformité, mais aussi d'optimiser vos recherches. Vous accédez ainsi plus efficacement aux informations nécessaires, à tout moment.

Pourquoi est-il si difficile de parvenir à une destruction justifiable ?

Il peut être coûteux et risqué de conserver des informations au-delà des délais de conservation requis. Vous devez détruire les documents papier dès qu'ils ont rempli leurs obligations de conservation. Malheureusement, ce n'est pas aussi simple qu'il n'y paraît.

Votre inventaire est probablement classé selon la règle de conservation applicable, le dossier patient, le numéro de prêt ou tout autre identifiant unique, chacun ayant sa propre date d'éligibilité à la destruction. Vous conservez ainsi des dizaines de milliers de dossiers papier, faute d'avoir trouvé une méthode rentable pour réorganiser ces archives mélangées et valider leur destruction en toute confiance. En conséquence, vos documents risquent de rester indéfiniment dans des salles d'archives ou sur des étagères de stockage.

Jusqu'à présent.

Avec Iron Mountain Smart Sort, vous pouvez accélérer la destruction des documents papier et mettre en place un programme de gestion des documents plus conforme, plus efficace et plus justifiable.

Notre équipe spécialisée dans la gestion des documents s'appuiera sur les informations issues de la base de données de votre entreprise et sur le calendrier de conservation des documents pour passer en revue votre inventaire. Elle déterminera, au niveau de chaque fichier, ce qui peut être détruit. Nous réorganiserons ensuite vos documents en fonction de l'année de destruction prévue. Vous pourrez détruire vos documents en toute confiance, conformément à la politique en vigueur.

Comment la solution Smart Sort rend-elle les décisions justifiables ?

Pour répondre à cette question, commençons par présenter le processus Smart Sort.

• Vous communiquez à Iron Mountain le calendrier de conservation des documents et la base de données de votre entreprise. À partir de ces informations, toutes les actions peuvent être justifiées par la politique officielle.
• Conformément aux processus en vigueur, nous procédons au retrait de votre inventaire documentaire, qu'il soit stocké dans des cartons ou dans des étagères. L'utilisation de notre application mobile dédiée garantit une traçabilité totale : l'identifiant unique de chaque document est immédiatement répertorié via un scan de code-barres ou une saisie manuelle.
• Ces informations sont automatiquement recoupées avec le référentiel documentaire de votre base de données et croisées avec la date d'éligibilité à la destruction issue de votre politique de conservation.
• Nous isolons et détruisons de manière justifiable tous les documents qui ont satisfait aux exigences de conservation.
• Les dossiers non éligibles à une destruction immédiate sont regroupés par échéance similaire. Nous les affectons ensuite à un carton ou à une étagère avec les documents dont l'année d'éligibilité à la destruction est identique.
• Les documents fréquemment consultés peuvent être numérisés afin de vous être transmis par voie électronique.

Iron Mountain Smart Sort associe le calendrier de conservation des documents et les bases de données de votre entreprise à la puissance de notre technologie pour mettre de l'ordre dans vos documents. Cette solution identifie les documents qui peuvent être détruits, dès maintenant ou à l'avenir. Elle offre un processus cohérent, structuré et objectif pour organiser vos documents.

Vous disposez d'un processus duplicable, fondé sur des règles et optimisé par la technologie, qui élimine toute subjectivité des décisions relatives à la conservation des documents. Toutes les mises à jour apportées à votre calendrier de conservation et à votre base de données d'archives sont prises en compte à l'avenir. Cela inclut les dossiers dont les dates d'événement relatives à la conservation changent rarement et sont difficiles à prévoir. Comme Smart Sort repose sur l'intégration de ces éléments dans le processus, ce sont toujours vos informations les plus récentes qui sont utilisées pour déterminer l'éligibilité à la destruction.

La solution Smart Sort est-elle adaptée à notre entreprise ?

Avez-vous des difficultés à :

• Gérer les dossiers qui doivent être conservés en fonction d'une date d'événement ?
• Retrouver des fichiers lorsque vous en avez besoin ?
• Déterminer quels fichiers peuvent être détruits ?
• Maîtriser les dépenses liées à la conservation excessive de fichiers ?
• Gérer les documents hérités à la suite d'une fusion-acquisition ?
• Détruire ce dont vous n'avez plus besoin lors d'un déménagement ou de la fermeture de bureaux ?
• Vous en charger vous-même, car les coûts sont élevés et les ressources limitées ?
• Mettre en place une solution rentable et justifiable pour résoudre ce problème de manière définitive ?