Italienische Botschaft in Madrid verbessert Effizienz ihrer Services

Begrenzter Platz, begrenzte Ressourcen

Die italienische Botschaft im Zentrum von Madrid kümmert sich um die Belange der Italiener:innen, die in Spanien leben oder das Land besuchen. Inzwischen sind es etwa 106 000 Bürger:innen, die dort ein Visum beantragen, ihren Ausweis verlängern lassen oder eine Geburts-, Hochzeitsoder Sterbeurkunde brauchen.

Da die Botschaft relativ wenig Personal hat, wollte sie für einen besseren Service die Arbeitsumgebung optimieren.

„Als öffentliche Verwaltung möchten wir den Bürger:innen ausgezeichnete Services bieten, und dabei helfen uns neue Technologien“, so der italienische Botschafter Giuseppe Buccino Grimaldi.

Security first

Um dieses Problem zu lösen, war eine Vereinheitlichung und Digitalisierung des Betriebs in zwei Archiven vor Ort erforderlich: die ältesten Akten befanden sich im Keller, aktivere Unterlagen waren in Aktenschränken in verschiedenen Büroräumen gelagert.

Insgesamt gab es rund 83 000 Papierakten in verschiedensten Größen und Formaten sowie 60 000 digitale Unterlagen. Noch während der Projektentwicklung wurde entschieden, auch das Büro in Teneriffa mit weiteren Papierakten und digitalen Aufzeichnungen einzubeziehen.

Aufgrund der hochsensiblen Daten mussten alle Papierdokumente vor Ort bleiben – und auch gescannt werden durften sie nur dort. Neu konvertierte digitale Dateien mussten in die interne Managementplattform der Botschaft geladen werden.