Transformez les processus consulaires et passez au 100% numérique !

Numériser | Stocker | Automatiser | Déverrouiller

La solution 100% dématérialisée d'Iron Mountain pour les Consulats est une suite complète de services qui rationalise vos processus consulaires, transformant l'expérience client tout en garantissant la conformité.

Les consulats couvrent généralement un éventail de services d'état civil pour soutenir les citoyens vivant à l'étranger. De même que d'autres bureaux publics, les ambassades doivent traiter des documents hérités, généralement rédigés à la main et stockés dans des registres physiques, ce qui a entraîné une croissance exponentielle des archives physiques au fil du temps, rendant difficile la recherche d'informations.

La récente pandémie de Covid-19 a ajouté une pression énorme aux bureaux publics, aux ambassades et aux consulats pour émettre, renouveler et vérifier à distance les documents des citoyens.

Le défi

Les vastes archives physiques posent des problèmes de confidentialité et de sécurité, en raison de l'impossibilité d'appliquer facilement en temps réel les politiques de conservation des données sur de grands volumes de documents critiques, exposant potentiellement les ambassades et les consulats à des violations de données et à des amendes. De plus, le volume élevé de demandes de copies de dossiers, de cas spécifiques et d'envois, ainsi que la dépendance à l'égard des processus manuels en personne, ont entraîné de longs délais d'attente et, dans certains cas, des perturbations des services.

La solution

Passez au 100% numérique

Grâce aux solutions d'Iron Mountain, vous pouvez profiter de l'initiative RRF (Réseau de Recherche et de Formation) pour atteindre votre stratégie de transformation numérique. Nous pouvons numériser le grand volume de dossiers physiques qui se trouvent dans vos archives et les stocker dans votre référentiel de contenu préféré.

Consolidez vos espaces et les biens immobiliers

Il est difficile de gérer les politiques de conservation des données sur des dossiers physiques. Nous pouvons vous aider à comprendre quels documents doivent être conservés et ceux qui peuvent être détruits en toute sécurité. Cela vous permettra de respecter en permanence les réglementations tout en libérant un espace précieux.

Améliorez les services aux citoyens

Nos processus rigoureux de gestion des documents garantissent la transparence de l'emplacement de vos actifs physiques et numériques à tout moment, ainsi que le droit d'accès à l'information à tout moment et en tout lieu. Cela vous permettra d'améliorer la productivité de votre personnel tout en offrant de meilleurs services aux citoyens.

Ce que vous gagnez

• Profitez de l'initiative du Fonds de relance et de résilience de l'Union européenne (UE) pour accélérer votre transformation numérique.
• Répondez aux directives de numérisation de l'UE.
• Consolidez vos espaces et les biens immobiliers.
• Améliorez l'expérience et la satisfaction des citoyens.
• Mettez en œuvre une chaîne de responsabilité complète sur l'ensemble du processus de gestion de l'information, de sorte que toutes les activités soient auditables et traçables.
• Sécurisez et gérez le contenu avec la capacité de s'adapter aux besoins futurs.
• Améliorez la précision des certificats des citoyens, y compris les documents écrits à la main, tout en accélérant les services de l'ambassade (par exemple, demande de passeport, documentation de voyage d'urgence, etc.).