Chez Iron Mountain, nous savons que nos clients ont besoin de trier et de réorganiser leurs documents pour améliorer la visibilité des dossiers, et ce, afin de prendre des décisions simples et justifiables sur ce qu'ils doivent faire de leur inventaire.
C'est pourquoi nous avons développé Smart Sort.
- Dans un premier temps, vous décidez quelles boîtes de documents doivent être triées. Ces documents peuvent être stockés dans un site Iron Mountain, chez un autre fournisseur, ou provenir de vos bureaux ou de votre centre d'archives. Ils seront ensuite transportés en toute sécurité vers l'une de nos installations pour y être traités.
- Une fois les boîtes mises en place, nous commençons le processus de tri intelligent en capturant l'identifiant du dossier qui se trouve à l'extérieur du dossier. Pour ce faire, nous scannons un code-barres ou saisissons manuellement l'identifiant du dossier.
- Une fois l'ID du dossier capturé, à l'aide des données extraites de votre application métier principale et de votre calendrier de conservation des documents, Smart Sort nous indique instantanément et en temps réel, le résultat pour ce dossier. Nous le trions et le remettons en boîte en conséquence.
- Par exemple, s'agit-il d'un fichier pouvant être détruit ? Ou doit-il être conservé jusqu'à une année ultérieure ? S'agit-il d'un dossier qui doit être remis dans le cadre d'une cession ou d'un blocage juridique ? Doit-il être numérisé maintenant ou plus tard ? Vous décidez du tri de vos dossiers et Smart Sort s’en occupe pour vous.
- Lorsque la boîte est pleine, nous la fermons et l'enregistrons dans notre système. La nouvelle boîte et ses fichiers correspondants sont mis à jour et disponibles sur notre hub en ligne. Vous disposez ainsi d'une visibilité totale au niveau du dossier et pouvez facilement prendre des décisions de dispositions futures.
- Cette boîte est maintenant prête à être rangée et transportée pour un stockage sécurisé ou une numérisation.
- Pour les dossiers qui répondent aux exigences de conservation et qui peuvent être détruits de manière justifiable, les boîtes sont clairement étiquetées pour la destruction.
Comme vous pouvez le voir, Smart Sort supprime donc l'effort manuel traditionnel consistant à trier des milliers de dossiers et le remplace par une solution technologique automatisée et justifiable. Quel que soit le secteur d'activité, le résultat obtenu sera celui dont vous avez besoin: réduction des risques et des coûts en détruisant en toute sécurité les documents que vous jugez inutile de conserver et ce, avec un système en place pour permettre la prise de décision future concernant votre inventaire.
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Pour en savoir plus sur Smart Sort, contactez votre chargé de compte Iron Mountain ou visitez ironmountain.com/fr/smartsort.
