Vaš izazov
Trebate sortirati i ponovno organizirati svoju arhivu kako biste mogli donositi
opravdane odluke o postupanju. Nažalost, to nije tako jednostavno kao što zvuči.
Zašto je dispozicija tako komplicirana?
- Nedostatak integriteta/vidljivosti arhive: Kada ključni metapodaci nisu
zapisani i navedeni tijekom životnog ciklusa dokumentacije, teško ih je
pretraživati, upravljati njima te donositi odluke o tome koju dokumentaciju
treba sačuvati, digitalizirati ili uništiti.
- Pomiješane vrste dokumentacije i rokovi čuvanja: Različite vrste
dokumentacije imaju različite zahtjeve. Ako dokumentacija nije organizirana
prema klasifikaciji dokumenata ili rokovima čuvana ne možete sa sigurnošću
i na opravdan način donijeti pravu odluku.
- Ponovna organizacija dokumentacije težak je i skup proces: Nedostaju
vam resursi za sortiranje svakog dokumenta prema roku za uništavanje, vrsti
dokumenta, jedinstvenom identifikatoru i drugim zahtjevima.
Što to znači
- Nepotreban trošak: Velike količine dokumentacije bez metapodataka na
razini dokumenta koji su pohranjeni bez obzira na rokove za uništavanje
ili klasifikaciju dokumentacije utjecat će na vašu mogućnost učinkovitog
upravljanja arhivom.
- Povećani rizik: Čuvanje dokumentacije duže nego što je to potrebno povećava
rizik od gubitka informacija i kršenja propisa. Također pridonosi složenosti procesa
otkrivanja pravnih podataka, odgovora na reviziju i upravljanja sukladnosti.
- Gubitak produktivnosti: Pronalaženje onoga što vam je potrebno i donošenje
brzih odluka o postupanju s dokumentacijom zahtijeva dobro organiziranu
arhivu. Bez učinkovitog procesa sortiranja i ponovnog organiziranja
dokumentacije mogli biste izgubiti vrijeme i odgoditi
svoje bitne ciljeve.
Pojednostavljeno i ubrzano donošenje odluka
Uz rješenje Smart Sort tvrtke Iron Mountainmožete brzo i sa sigurnošću
donositi odluke o staroj dokumentaciji kako biste omogućili usklađeniji
i učinkovitiji sustav za upravljanje poslovnom dokumentacijom.
Naš obučeni tim za upravljanje dokumentacijom upotrijebit će podatke
iz vaše baze podataka i rokove čuvanja dokumentacije kako bi automatizirao
donošenje točnih odluka na razini dokumenta. Razvrstat ćemo i ponovno
organizirati vašu dokumentaciju kako biste mogli sa sigurnošću donositi odluke
o postupanju i brzo ispunjavati poslovne ciljeve, npr. odgovoriti na zahtjeve za
otuđenjem, u vezi s pravnim pitanjem ili uništenjem.
