Mindezt együtt kínálja az Iron Mountain® Digital Mail szolgáltatása.
Az előfizetéses formában elérhető end-to-end megoldás kezeli a szervezet fizikai és digitális csatornán érkező bejövő és kimenőleveleit, dokumentumait, melyekhez folyamatos távoli hozzáférést is biztosít az arra illetékes kollégák számára.
Így a munkavállalók – dolgozzanak az irodában vagy távmunkában – megfelelő jogosultság birtokában egyszerűen és gyorsan visszakereshetnek bármilyen, a munkájukhoz szükséges dokumentumot, miközben a vállalat az információbiztonsági és adatvédelmi előírásoknak is megfelel.
Ön és munkatársai zavartalanul összpontosíthatnak a legfontosabb feladataikra, mert az Iron Mountain® felkészült szakemberei átveszik a bejövő és kimenő küldeményekkel kapcsolatos feladatokat!
Ismerjük meg hogyan működik
ÉRKEZTETÉS
Posta, postafiók, futár.
A belső szabályok szerint történik a postabontás, majd a dokumentumok szkennelése (szükség esetén hiteles elektronikus másolat készítése), indexálása és érkeztetése az iratkezelő rendszerbe. A dokumentumok megkapják típus szerinti besorolásukat, majd az irattárba kerülnek, ahonnan már digitális formában kerülnek továbbításra az ügyfél vállalati rendszereibe, illetve az érintett szervezeti egységekhez (pl. menedzsment, pénzügy, IT).
Elektronikus csatornák (cégkapu, NAV számla, e-mail, web).
Az Iron Mountain® Digital Mail automatikusan letölti, érkezteti, indexálja a digitális csatornákon érkező e-maileket, fájlokat, majd típusuk szerint ellátja azokat e-irattári besorolással. A dokumentumok útja innen megegyezik a papíralapú folyamatokkal.
Archív osztályozás, megőrzés, GDPR.
Az Iron Mountain® Digital Mail biztosítja a dokumentumok teljes körű archív osztályozását, valamint a teljes életciklus alatti megőrzését a GDPR előírásainak megfelelően.
KIMENŐ POSTAI KÜLDEMÉNYEK EXPEDIÁLÁSA, FELADÁSA
Papíralapú küldemények digitális iktatása, nyomtatása, postázása.
A szolgáltatás része a papíralapú kimenő postai küldemények kezelése. A Iron Mountain® Digital Mail szolgáltatása keretében a küldeményeket digitálisan veszi át, nyomtatja, borítékolja, majd elvégzi a postai feladást.
Ezzel párhuzamosan megtörténik mind a küldemény digitális iktatása, mind a papíralapú változat azonnali irattározása. Így az összes kimenő küldemény bármikor egyszerűen visszakereshető.
Elektronikus csatornák (cégkapu, e-mail).
Az Iron Mountain® Digital Mail szolgáltatása biztosítja a digitális dokumentumok ügyfélkapun keresztül történő automatikus feladását, a visszaigazolás letöltését és tárolását. Az e-mailek esetében a szolgáltatás magában foglalja a küldemények expediálását, valamint a kiküldött e-mailek központi nyilvántartását is.
Ezért érdemes belevágni
Az Iron Mountain® Digital Mail gazdaságosabbá teszi szervezete működését
- Nincs beruházási költsége. Az Iron Mountain® Digital Mail beruházás nélkül igénybe vehető SaaS (Software as a Service) típusú szolgáltatás, melyért a használat arányában kell fizetnie.Így mindig optimális szinten, az ügyfél üzleti teljesítményével összhangban lesznek az üzleti dokumentumok és levelek kezelésével kapcsolatos költségek.
- Csökken az irodabérlet költsége. Az Iron Mountain® Digital Mail nemcsak az iratkezeléssel járó terhektől szabadítja meg szervezetét, hanem a feladat helyigényétől (pl. zárt irattár) is.
- Növekszik az üzleti hatékonyság. Az Iron Mountain® Digital Mail csökkenti a beérkező és kimenő dokumentumok feldolgozásának átfutási idejét, így a szervezet reakcióideje gyorsabbá válik.
- Javul a munkavállalói és az ügyfél- elégedettség. Az Iron Mountain® Digital Mail szolgáltatás az automatizált folyamatainak köszönhetően leveszi az Ön kollégáiról a monoton feladatok terhét, valamint radikálisan csökkenti a hibalehetőségek számát, így látványosan javítja az ügyfélkiszolgálás minőségét.
