Iron Mountain digitális postakezelés megoldások

Üzleti kihívás

Minden beérkező küldemény – legyen papíralapú vagy elektronikus – szervezete számára kiemelt fontosságú információkat tartalmazhat. Ezek a számláktól és jogi, illetve adózási dokumentumoktól kezdve az ügyfél- és munkavállalói ügyekig kritikus módon érinthetik vállalata mindennapi működését. A beérkező küldemények feldolgozásáért felelős munkatársak gyakran különböző helyszíneken dolgoznak, ezért biztonságos és gyors hozzáférésre van szükségük.

Ezek a manuális folyamatok késleltethetik az időérzékeny dokumentumok – például jogi vagy adózási értesítések – kézbesítését is, ami pénzügyi veszteségeket okozhat és ronthatja az ügyfélkapcsolatokat. Az értékes adatok kinyerésének és hasznosításának hiánya megakadályozza a kulcsfontosságú működési folyamatok optimalizálásához szükséges, hasznosítható üzleti betekintések megszerzését, ezáltal lassítva olyan kritikus munkafolyamatokat, mint a jelzáloghitelek jóváhagyása, a biztosítási kárigények feldolgozása vagy a csekkes kifizetések kezelése. A papíralapú dokumentumok kezelése emellett növeli a bizalmas információk illetéktelen hozzáférésének kockázatát. Végső soron ezek a kihívások egy alapvető problémára világítanak rá: az elavult rendszerektől való függőségre, amelyek nem képesek lépést tartani egy modern, folyamatosan fejlődő szervezet növekvő igényeivel.

Mi lenne, ha…

• ...a beérkező küldeményeket digitalizált, hasznosítható digitális eszközökké alakíthatná, miközben biztonságos, szerepköralapú hozzáférést biztosít, és megfelel a vállalati, valamint az iparági biztonsági szabványoknak és előírásoknak – különösen az érzékeny információk kezelése terén
• ...intelligens automatizálással jelentősen csökkenthetné a küldemények manuális válogatásához és továbbításához szükséges időt, ráfordítást, költségeket és a hibák számát azáltal, hogy az üzleti szabályok és ügyféligények alapján automatikusan a megfelelő személyekhez és szervezeti egységekhez irányítja a beérkező küldeményeket
• ...minimalizálhatná a tőkekiadásokat (CapEx) és a teljes tulajdonlási költséget egy biztonságos, központosított, az iparági előírásoknak megfelelő, AI-alapú platform segítségével, amely támogatja a postakezelési folyamatok és az azokat követő munkafolyamatok digitalizálását, tárolását, automatizálását és felügyeletét, miközben működési betekintéseket nyújt és növeli a hatékonyságot

Iron Mountain digitális postakezelési szolgáltatás

Az Iron Mountain Digitális postakezelés biztonságos, átfogó, végponttól végpontig tartó megoldást kínál a postakezelési folyamatok digitalizálásához, egyszerűsítve a küldemények teljes életciklusát egészen a végleges kezelésükig. Ez a központosított, szoftverszolgáltatásként (SaaS) nyújtott megoldás a beérkező küldeményeket hasznosítható digitális eszközökké alakítja, automatizálja a dokumentumközpontú munkafolyamatokat, és megszünteti a postakezelésre épülő folyamatok hiányosságait. AI-alapú intelligens dokumentumfeldolgozást alkalmaz az értékes adatok kinyerésére és a továbbítási folyamatok automatizálására, lehetővé téve a szervezetek számára a működés egyszerűsítését, a kritikus folyamatok – például a jelzáloghitelek jóváhagyása vagy a kárigények feldolgozása – felgyorsítását, valamint az üzleti döntéseket támogató információk kinyerését.

A Digitális postakezelés segítségével:

• Biztonságos hozzáférést biztosíthat a küldeményekhez teljes mértékben auditálható felügyeleti lánc mellett. Gondosan kiválasztott digitalizálási szakembereink és korszerű infrastruktúránk globális digitalizáló központjaink kiterjedt hálózatán keresztül alakítják a beérkező papíralapú küldeményeket digitális formátumba. A digitalizálást követően szervezete szabályzataihoz igazodó selejtezési lehetőségek állnak rendelkezésre, beleértve a visszaküldést, a tárolást vagy a biztonságos megsemmisítést. Az intelligens tartalomkezelő platformként működő Iron Mountain InSight^® a nap 24 órájában, a hét minden napján biztonságos, szerepköralapú hozzáférést biztosít a digitalizált küldeményekhez, lehetővé téve azok hatékony tárolását, keresését és lekérését.
  
• Gyorsítsa fel a dokumentumközpontú munkafolyamatokat AI segítségével. Az intelligens dokumentumfeldolgozás révén az Iron Mountain Digitális postakezelés azonosítja és osztályozza a dokumentumtípusokat, valamint kinyeri a kulcsfontosságú metaadatokat. Ezekre az információkra épülnek az intelligens továbbítási szabályok, amelyek zökkenőmentesen együttműködnek az Ön postakezelési szabályzataival, hogy a küldemények automatikusan és pontosan a megfelelő személyhez, csapathoz vagy munkafolyamathoz kerüljenek. A manuális beavatkozás szükségességét fokozatosan csökkentve a küldeménytovábbítást végző AI-ügynökök tanulnak a korábbi emberi döntésekből, finomítják az automatizált kivételkezelési szabályokat, és önállóan kezelik a hasonló továbbítási helyzeteket.
• Integrálja zökkenőmentesen a küldeményeket üzleti folyamataiba vállalati rendszerein (például ERP, CRM stb.) keresztül. A hagyományos vállalati postakezelésen túl szervezeti egységekre és iparágakra szabott munkafolyamatokhoz is kínálunk megoldásokat – például számlák, csekkek és kárigények feldolgozásához, a jelzáloghitelek lezárását követő ellenőrzésekhez, valamint a hitelkihelyezési folyamatok támogatásához –, amelyek automatizálják a kritikus folyamatokat és felgyorsítják a pénzügyi tranzakciókat, beleértve a csekkek befizetését és a főkönyvi könyvelést is. Egyedi igényeinek megfelelő, testreszabott megoldást is kialakítunk, legyen szó a megőrzési és adatvédelmi szabályzatok következetes alkalmazásáról vagy a kimenő küldemények kezelésének egyszerűsítéséről. Tartalomkezelő rendszereivel történő integráció révén hatékony és költséghatékony nyomtatási, borítékolási, bérmentesítési és postázási szolgáltatásokat biztosítunk, amelyek valós időben nyomon követhetők a teljes átláthatóság érdekében.

Az Iron Mountain által nyújtott megoldás előnyei

Megoldásunk az InSight platformon működik, és intuitív felhasználói felületet, valamint átfogó funkciókat kínál – többek között tartalomkezelést, munkafolyamat-automatizálást és információirányítást –, hogy támogassa működésének optimalizálását. Évente 2,6 milliárd kép digitalizálására vagyunk képesek 45 ország 141 digitalizáló központjában, amellyel a digitalizálás globális piacvezetői közé tartozunk.

Az Iron Mountain előnyét páratlan méretünk és nagy teljesítményű, AI-alapú platformunk jelenti. Végponttól végpontig tartó megközelítésünk valóban átfogó: minden beérkező küldeményt – legyen az eleve digitális formában létrehozott vagy papíralapú – nagy értékű adateszközként kezelünk a beérkezés pillanatától kezdve. A fogadástól és az AI-alapú adatkinyeréstől egészen a selejtezésig a folyamat minden lépése magas szintű biztonságot és auditálható megfelelőséget biztosít.

Lépjen kapcsolatba az Iron Mountainnel, és tudja meg, hogyan segíthetünk egyszerűsíteni postakezelési folyamatait.