Learn how a hospital gained visibility across its records inventory and established a process for defensible disposition.
Az orvosi iratok elengedhetetlenek a hatékony betegellátáshoz, miközben szigorú szabályok vonatkoznak rájuk. A kezelésükre vonatkozó döntésnek - azaz, hogy melyik iratot, hogyan és mennyi ideig kell megőrizni, valamint, hogy mit kell megsemmisíteni - meg kell felelnie a jogszabályoknak és a vonatkozó rendeleteknek, amelyek védik az egészségügyi adatok integritását és biztonságát.
Amikor egy nagy amerikai egészségügyi központ úgy döntött, hogy átveszi az irányítást az iratkezelési rendszere felett, rádöbbent, hogy jobb iratszintű átláthatóságra, valamint egy hatékonyabb és megalapozottabb folyamatra van szükség, a selejtezéssel kapcsolatos döntések meghozatalához. Egy olyan folyamatra volt szükségük, amely rövid távon támogatja az iratok telephelyről történő áthelyezését, valamint hosszú távon egy egyszerűsített irattározó rendszert akartak létrehozni. Az egészségügyi központ az Iron Mountain Smart Sort-ot vette igénybe.
A Smart Sort segítségével a szervezetek nagyszámú iratot tárolhatnak, rendezhetnek, rendszerezhetnek és kezelhetnek. A Smart Sort egy olyan munkafolyamat-alapú megoldás, amely a szervezet kulcsfontosságú alkalmazásaiból származó információkat (pl. a betegnyilvántartási adatokat) használja fel, és ezeket az információkat összekapcsolja a beszkennelt vagy begépelt iratazonosítóval. Ezáltal egy naprakész fájlszintű listát hoz létre, amely az összes irat helyét az egyes dobozok szintjéig beazonosítja, így automatikus döntéseket lehet hozni arról, hogyan kell kezelni az egyes iratokat a szervezet egyedi követelményeinek megfelelően.
A Smart Sort technológiát úgy tervezték, hogy automatizálja a döntéshozatalt és az adatok hozzárendelését, ha egyezés azonosítása után. Ennek eredményeképpen teljes fájlszintű átláthatóság jön létre minden egyes dobozra, és a szervezetek számára lehetővé válik, hogy gyors döntéseket hozhassanak az egyes iratok kezeléséről.
Nézzük meg közelebbről, hogyan használta ki ez az egészségügyi központ a Smart Sort előnyeit.
Kezelje kórházi és üzleti adatait azok teljes életciklusán át.
Nagy mennyiségű irat rendezése, rendszerezése és kezelése. Ismerd meg, hogy az egyszerű és költséghatékony Iron Mountain Smart Sort hogyan segíthet az irattárad feletti teljes kontroll megszerzésében.
Kezelje az ismeretlen tartalmú nyilvántartási dobozokat
Hogy helyet biztosítson az új betegellátási részlegük számára, az egészségügyi központ helyet szabadított fel az iratok külső telephelyre történő átköltöztetésével. Mielőtt az irataikat áthelyezték volna a raktárba, azonosítani akarták az összes olyan iratot, amely megsemmisítésre szorul, így csökkentve a kockázatot és a tárolással járó költségeket is.
Egy egészségügyi intézmény bármely, a betegadatokkal kapcsolatos intézkedésének megalapozottnak kell lennie. Szigorúan meg kell felelnie a jogszabályoknak, valamint az egészségügyi adatvédelmi szabályozóknak és a szerződéses kötelezettségeknek (pl. biztosító társaságokkal). Az egészségügyi központ megállapította, hogy nem rendelkezik a szükséges átláthatósággal és kialakított folyamatokkal, hogy megalapozott döntéseket hozhasson arról, mely dokumentumokat őrizze meg, és melyeket lehet megsemmisíteni.
Az Iron Mountain iratkezelési szakembereiből álló csapata azonnal munkához is látott. A Smart Sort segítségével, a páciensek törzsadatbázisából lekérdezett releváns információkkal gyorsan képesek voltak:
Bármely üzleti folyamat, amely magában foglalja az iratok rendezését és rendszerezését, profitálhat a Smart Sort rendszerből.
Ha többet szeretnél megtudni vagy információt kérnél, fordulj közvetlenül az Iron Mountain ügyfélmenedzseredhez. Látogass el a Smart Sort weboldalára, vagy töltsd ki ezt az űrlapot, és a megjegyzés rovatba írd be a “Smart Sort” szót.
A Smart Sort kiváló választás minden olyan folyamathoz, ahol nagy volumenű iratállomány gyors és pontos rendezésére és rendszerezésére van szükség, mint például:
Kérj INGYENES konzultációt még ma!