Az Iron Mountain Smart Sort szabaddá tette az utat a tulajdonosváltáshoz

Egy vállalat eladása során a kapcsolódó irattárak gondos feltárása és kezelése - annak meghatározása, hogy mely aktákat kell átadni a vevőnek, és melyeket kell az eladónál hagyni - összetett feladat lehet. Ez potenciálisan több ezer (vagy még több) dokumentum felülvizsgálatát teheti szükségessé, szoros határidőn belül, az összes szabályozási, adatvédelmi és jogi követelmény szigorú betartása mellett.

Korábban ezt a feladatot manuálisan végezték el a szakemberek és elemzők, akik az egyes dobozokban lévő aktákat ellenőrizték. Az utóbbi időben azonban az iratokat már beszkennelik és digitálisan dolgozzák fel.

A módszertől függetlenül ez egy időigényes és költséges folyamat. Még nagyobb kihívást jelent, ha (mint ahogy az gyakran előfordul) az akták több irattárban (telephelyen belül és kívül) vannak tárolva, és többféle irattípus keveredik ugyanabban a tárolódobozban.

Ennek a kihívásnak a megoldására kínálja az Iron Mountain a Smart Sort rendszerét - egy olyan munkafolyamatmegoldást, amely lehetővé teszi, hogy nagyszámú iratot keress, válogass, rendszerezz és kezelj akár szoros időkorlátok között is.

Hogyan működik a Smart Sort?

A szervezet kulcsfontosságú üzleti alkalmazásaiból származó alapvető információkat (pl. biztosítási kötvényszámok) a Smart Sort összeköti a beolvasott vagy begépelt irat azonosítóval. Az eredmény egy naprakész fájlszintű lista, amely leképezi az összes irat helyét az egyes dobozok szintjéig, így automatikus döntéseket lehet hozni arról, hogy az egyes iratokat hogyan kell kezelni az azonnali üzleti igények kielégítése érdekében.

Nézzük meg, hogyan használták a Smart Sort-ot egy összetett tulajdonosváltási folyamat támogatására.