Dewan kota mengoptimalkan administrasi kantor pendaftaran warga negara asing dengan proses digital

Kisah Keberhasilan Pelanggan

Iron Mountain® Backfile Scanning memberikan proses yang cepat, efisien, dan mematuhi perlindungan data (GDPR), yang mengonversi berkas cetak peninggalan dan catatan yang ditulis tangan menjadi arsip digital untuk diunggah melalui SFTP ke dalam sistem pengelolaan dokumen dewan.

7 Mei 20268 min read

Solusi Iron Mountain lebih murah daripada membeli carousel baru dan membuat ruang kantor tambahan. Dan saat ini kami telah mendapatkan manfaat produktivitas dan kolaborasi alur kerja digital.

Christian DolleProject Leader, Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd

Loading component...

Tantangan

Dengan lebih dari 11.000 koper yang disimpan di unit carousel yang menua, Kantor Pendaftaran Warga Negara Asing di Schwäbisch Gmünd kehabisan ruang dan membuang waktu dan tenaga untuk memproses kasus imigrasi yang meningkat.

Solusi:

Iron Mountain^® Backfile Scanning memberikan proses yang cepat, efisien, dan mematuhi perlindungan data (GDPR), yang mengubah berkas lama dan catatan yang ditulis tangan menjadi arsip digital untuk diunggah melalui SFTP ke dalam sistem pengelolaan dokumen dewan.

Hasil:

Staf bekerja secara lebih efisien dan menanggapi permintaan pengadilan dan lembaga dengan lebih cepat. Juga terdapat lebih sedikit risiko kehilangan atau salah letak dokumen penting. Manfaat lainnya meliputi hemat ruang, biaya penyimpanan lebih rendah dan akses berkas terus menerus untuk pekerja jarak jauh.

Loading component...

Menyederhanakan proses kantor yang mendesak

Membeli tiga carousel penyimpanan baru akan memerlukan biaya sekitar €120.000 tetapi kami masih harus menghadapi masalah administrasi dan ruang yang sama.

Christian DolleProject Leader, Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd

Loading component...

Luasnya arsip yang sulit dikelola

Praktik kerja menggunakan kertas yang sudah kuno dan ketinggalan zaman

Terletak di kaki pengunungan Swabian Alb dan Dreikaiserberge yang indah, kota Schwäbisch Gmünd memiliki sekitar 60.000 penduduk. Dewan kota telah berpindah ke layanan publik digital dan proses e- government. Karena masuknya pengungsi, Kantor Pendaftaran Imigrasi Warga Negara Asing mendapatkan tekanan tertentu dan menjadi sorotan.

“Pengelolaan arsip menjadi semakin menantang di Kantor Pendaftaran Warga Negara Asing,” kata Project Leader, Christian Dolle. “Ada lebih dari 11.000 berkas cetak yang disimpan di unit penyimpanan carousel, yang telah usang dan tidak dapat diperbaiki. Karena kehabisan ruang, kami harus memasang rak sementara yang semakin memenuhi ruang kantor.”

Kasus komersial yang solid

Setelah baru-baru ini memperkenalkan sistem pengelolaan dokumen dan mengintegrasikannya dengan LaDiVA, program yang digunakan oleh otoritas imigrasi Jerman lainnya, dewan tersebut mengambil peluang untuk berpindah ke arsip digital. Keputusan ini juga masuk akal secara finansial. “Membeli tiga carousel penyimpanan baru akan memerlukan biaya sekitar €120.000 tetapi kami masih harus menghadapi masalah administrasi dan ruang yang sama,” tambah Dolle.

Loading component...

Featured services

Document scanning and digital storage

Jasa untuk scan dokumen, digitalisasi dari kertas ke digital, pencitraan dokumen, dan penyimpanan dokumen di cloud untuk akses lebih mudah di tempat kerja.

Transformasi digital: Apakah sudah kita lakukan?

Pahami berbagai tahapan transformasi digital dan bagaimana strategi kami dapat membantu Anda dalam memanfaatkan dan mengelola aset penting perusahaan dan individu.

Elevate the power of your work

Dapatkan konsultasi GRATIS hari ini!

Mulai