Mana yang harus dipertahankan dan mana yang harus dibuang—identifikasikan arsip anda
Banyak perusahaan yang secara tidak sadar menganut budaya "keep everything"—simpan semua berkas tanpa batasan waktu. Namun, nyatanya kebiasaan ini merupakan pemborosan, menimbulkan kesulitan pada pengelolaan arsip, dan tidak praktis untuk dilakukan. Sebelum beralih ke proses kerja digital, sangat penting untuk Anda memiliki pemahaman yang memadai tentang penginventarisan arsip Anda.
Berikut adalah beberapa pertanyaan utama yang bisa membantu Anda mempertimbangkan dan menentukan seberapa pentingnya arsip Anda sebelum dilakukan digitisasi:
- Apa formatnya? Jenis format arsip tertentu seperti kertas, pita, microfiche, atau file elektronik memiliki kegunaan yang berbeda-beda. Jika format ini tidak terintegrasi dengan platform dalam manajemen informasi terpadu, maka tidak ada cara yang efektif untuk bisa mendapatkan wawasan yang bermanfaat.
- Bagaimana pengklasifikasian kontennya? Mengklasifikasikan konten arsip Anda, baik arsip yang berisi informasi pengenal pribadi (PII) atau data bisnis sensitif, dengan cara yang sesuai dengan standar dan kebijakan industri Anda akan membantu Anda memastikannya dapat diakses oleh perusahaan.
- Akan digunakan untuk apa kontennya? Tentukan tujuan penggunaan konten arsip tersebut bagi perusahaan Anda, apakah kontennya akan digunakan untuk pekerjaan sehari-hari atau untuk mencapai tujuan bisnis jangka panjang. Untuk mengatasi inefisiensi operasional, tentukan proses kerja mana yang dapat disederhanakan atau dibuat lebih efisien dengan cara mengubah dokumen kertas menjadi arsip digital.
- How do you prioritise your content? Jika Anda tidak bisa mendapatkan informasi spesifik tertentu saat Anda membutuhkannya, maka itu bisa menimbulkan masalah baru bagi bisnis Anda. Hal tersebut akan berdampak pada SLA, individu, proses, pelanggan, merek, dan pada akhirnya berdampak pada reputasi perusahaan Anda.
- Dimana letak arsip tersebut? Arsip biasanya tersebar di seluruh jenis sistem, aplikasi, jenis format, departemen, dan lokasi, yang dapat membuatnya sulit dan memakan biaya untuk dapat dikelola.
Dengan melakukan inventarisasi pada arsip-arsip yang Anda miliki, Anda dapat menghindari hambatan yang umumnya dialami seperti:
- Kesulitan mengidentifikasi dan mengakses berkas
- Tercampurnya tanggal pemusnahan berkas
- Bercampurnya berbagai jenis arsip
- Tempat penyimpanan konten yang tidak tertata
- Adanya arsip yang terduplikasi dan tidak disetujui
Hal tersebut juga mencegah terjadinya retensi data yang terlalu lama, menghindari risiko yang terjadi karena menyimpan data lebih lama dari yang seharusnya dan mencegah timbulnya biaya penyimpanan yang lebih besar.
Mengatur jadwal retensi arsip
Bagian yang penting, namun sering diabaikan, dari proses transformasi digital adalah menetapkan jadwal retensi perusahaan yang sesuai dengan standar dan kebijakan industri Anda. Menyimpan informasi dan memusnahkan arsip secara sistematis bagaikan dua sisi mata uang. Retensi yang bijaksana menunjukkan bagaimana perusahaan Anda mengelola kekayaan intelektual dan mendukung proses bisnisnya.
Kami mendapati bahwa pelacakan terhadap arsip berdasarkan kategori kegiatan bisnis dapat menjadi tantangan terbesar saat akan mengkonversikan arsip fisik ke dalam bentuk digital. Jika Anda memiliki puluhan ribu kotak penyimpanan arsip, bisa jadi Anda akan kesulitan untuk menyimpan arsip berdasarkan kategori kegiatan bisnis, melakukan pembaruan secara berkala jika arsip disimpan di luar lokasi perusahaan, dan akan memerlukan biaya yang besar untuk melakukan pengindeksannya.
Dengan jadwal retensi arsip yang ketat, Anda akan:
- Memiliki sudut pandang yang yang komprehensif tentang data pribadi Anda dan kewajiban-kewajiban terkait
- Mampu mempertegas penetapan peraturan dan kepatuhannya
- Mengurangi terjadinya pelanggaran kerahasiaan data yang tidak perlu
Jika semua ini tampak merepotkan, jangan khawatir. Kami bisa membantu Anda.
Memulai proses digitisasi
Kabar baik! Setelah Anda mengidentifikasi konten dari arsip-arsip yang ada simpan dan mengatur jadwal retensinya, sekarang saatnya untuk memindai berkas-berkas yang ingin Anda simpan. Ketika Anda mengetahui arsip apa saja yang ada dalam penyimpanan dan lokasi penyimpanannya, maka proses pelaksanaan proyek pemindaian kemungkinan akan menjadi lebih efektif dan efisien.
Proses dan prosedur manajemen arsip mungkin sulit untuk dilaksanakan, terutama jika arsip tersebut tidak dalam format digital. Membagikan dokumen dan melakukan kerja sama merupakan hal yang sangat penting untuk kesuksesan bisnis Anda, dan digitisasi arsip memungkinkan Anda melakukan semua itu dengan mudah.
Fondasi untuk meraih kesuksesan
Sekarang, setelah Anda membangun fondasi yang kuat untuk meraih kesuksesan dalam melakukan transformasi digital (langkah 1 dan 2), Anda siap untuk membangun repositori pusat yang akan tetap relevan di masa depan di mana tim Anda dapat mengakses dan berkolaborasi dengan menggunakan informasi digital (langkah 3). Anda pun semakin dekat untuk dapat melakukan otomatisasi alur kerja dan memanfaatkan informasi yang Anda miliki, sehingga tim Anda akan dapat mengefektifkan proses bisnis dan mengumpulkan pengetahuan-pengetahuan yang berharga dari data yang Anda miliki.
Jika Anda tidak dapat mengikuti Bagian 1 dari seri webinar AIIM yang kami selenggarakan, yang berjudul Dari Kertas ke Digital: Proses Transformasi Digital, Anda dapat menonton versi on-demand dari webinar tersebut.
