Selamat datang di Smart Sort centre of excellence Iron Mountain

Membersihkan arsip lama akan sangat menyulitkan jika file disimpan di dalam kotak atau rak dengan berbagai jenis arsip yang beragam dan dengan penanggalan pemusnahan yang berbeda-beda. Penyimpanan seperti ini akan menyebabkan penumpukan file, peningkatan biaya, penambahan risiko dan menghambat Anda mencapai tujuan bisnis dan transformasi digital.

Di Iron Mountain, kami memahami kebutuhan pelanggan yang memerlukan proses pemilahan dan penyusunan ulang arsipnya untuk meningkatkan visibilitas file berdasarkan tingkatannya dan memungkinkan pengambilan keputusan yang mudah dan dapat dipertanggungjawabkan terkait dengan tindakan yang akan dilakukan pada inventaris miliknya.

Dan untuk itulah kami mengembangkan Smart Sort. Mari kami tunjukan cara kerjanya kepada Anda.

• Pertama-tama, Anda menentukan kotak arsip mana yang akan dipilah. Arsip ini bisa berasal dari arsip yang saat ini disimpan di Iron Mountain atau di vendor lain, atau didatangkan dari kantor atau pusat penyimpanan Anda. Arsip ini akan diangkut dengan aman ke fasilitas seperti ini untuk diproses lebih lanjut.
• Setelah kotak arsip ini siap, kami akan memulai proses Smart Sort dengan mencari nomor ID unik file yang terdapat di luar file. Tahap ini dilakukan dengan pemindaian barcode atau memasukkan nomor ID unik file.
• Setelah mendapat nomor ID file, dengan menggunakan data yang telah didapatkan dari aplikasi bisnis inti dan daftar catatan penyimpanan arsip Anda, Smart Sort akan langsung memberi hasil file tersebut secara real time dan kami memilah dan memasukannya kembali ke dalam kotak dengan tepat.
• Mari kami tunjukan beberapa contohnya. Apakah file ini memenuhi syarat untuk dimusnahkan? Atau apakah file ini harus terus disimpan? Apakah file ini harus diserahkan untuk divestasi atau dijadikan pegangan hukum? Apakah harus diubah menjadi bentuk digital saat ini juga atau nanti? Andalah yang menentukan bagaimana file-file Anda ingin dipilah dan biarkan Smar Sort yang mengerjakannya.
• Setelah kotaknya penuh, kami akan menutupnya dan mencatatnya dengan keterangan selesai di sistem kami. Kotak file yang baru dan file-file yang sesuai didalamnya telah diperbaharui dan tersedia di online hub kami Iron Mountain Connect™. Dengan ini kami memastikan bahwa Anda memiliki fisilitas secara penuh terhadap file sesuai dengan tingkatannya dan bisa lebih mudah mengambil keputusan pembuangan kedepannya.
• Kotak arsip ini sekarang siap ditata dan diangkut untuk disimpan dan didigitalisasi secara aman.
• Untuk file-file yang telah memenuhi syarat retensi dan dapat dimusnahkan secara sah, kami melakukan proses yang sama, tetapi kotak-kotak file tersebut dibungkus dengan warna hitam dan diberi label dengan jelas untuk dimusnahkan.

Seperti yang telah Anda ketahui, Smart Sort mengubah cara lama yaitu memilah dengan memeriksa semua arsip secara manual dan menggantinya dengan solusi yang bersifat otomatis, dapat dipertanggungjawabkan, dan berbasis teknologi. Apapun bidang industri Anda, hasilnya akan persis seperti yang Anda butuhkan, yaitu mengurangi risiko dan biaya dengan memusnahkan arsip yang sudah tidak perlu lagi Anda simpan. Selain itu, Anda juga bisa mengambil keputusan lainnya mengenai inventaris Anda di masa depan.

Angga saja Smart Sort sebagai pemisah file-file Anda yang bercampur baur.

Terima kasih telah menyaksikan. Untuk mempelajari Smart Sort lebih lanjut, silakan hubungi perwakilan Iron Mountain terdekat atau kunjungi ironmountain.com/id/smartsort.