Cara menutup ruang arsip

Jangan hanya memindahkan risiko, kurangi risikonya

Dulu menjadi tempat yang sibuk, ruang arsip kini makin sepi seiring peralihan ke sistem pengelolaan elektronik. Selama bertahun-tahun, ruang tersebut mungkin sudah jarang digunakan. Namun, kini saatnya mengevaluasi kembali ruang tersebut, terutama jika Anda berencana menutup kantor, menggabungkan lokasi, atau menyediakan ruang untuk mendukung pola kerja yang lebih fleksibel maupun strategi baru.

Ada kecenderungan untuk sekadar memasukkan arsip dari ruang tersebut ke dalam kotak dan mengirimkannya ke tempat penyimpanan arsip. Namun, menutup ruang arsip bukan hanya soal memindahkan arsip ke tempat penyimpanan. Ada banyak hal lain yang perlu dipertimbangkan. Ini adalah kesempatan untuk menata inventaris arsip sekaligus, dengan langkah yang tepat, menghemat biaya penyimpanan dan mengurangi risiko akibat menyimpan arsip lebih lama dari yang seharusnya.

Daftar periksa: Hal-hal yang perlu diperhatikan saat menutup ruang arsip

Sebelum memulai proyek, pastikan Anda memiliki:

• Jadwal retensi arsip yang terbaru dan telah disahkan
• Basis data yang memuat informasi tentang setiap berkas atau kotak arsip
• Cara untuk mengidentifikasi berkas yang telah memenuhi masa retensi dan memastikan keputusan pemusnahannya dapat dipertanggungjawabkan.
• Proses untuk mengidentifikasi berkas-berkas berdasarkan tanggal kelayakan pemusnahan di masa mendatang
• Metode yang memungkinkan bagi karyawan untuk menemukan berkas yang dibutuhkan dengan cepat, sehingga mereka dapat tetap bekerja secara efektif sekaligus mengikuti praktik terbaik dalam pengelolaan arsip
• Rencana untuk menangani rak dan media penyimpanan fisik, termasuk cara menjual kembali, mendaur ulang, atau membuangnya secara berkelanjutan

Seiring berjalannya proses, Anda juga perlu mempertimbangkan hal-hal berikut ini:

• Memahami aktivitas pengambilan dan pengembalian berkas
• Menentukan perubahan pada proses permintaan berkas dan informasi
• Kemampuan untuk memindai dengan kualitas yang baik dan hasilnya dapat dikirimkan secara aman dan tepat waktu kepada karyawan yang bekerja di berbagai lokasi
• Lakukan inventarisasi berkas-berkas yang masih berada di meja karyawan (termasuk milik karyawan yang mungkin sudah berbulan-bulan tidak datang ke kantor)
• Memperhitungkan berkas sisipan dan dokumen yang terselip di antara berkas lainnya
• Mempertimbangkan opsi untuk tetap menyimpan sebagian berkas (yang masih aktif) di rak terbuka
• Menetapkan kebijakan retensi untuk berkas yang telah didigitalisasi
• Menentukan sistem utama untuk berkas hasil pemindaian sekaligus mendukung penerapan retensi arsip
• Proses penemuan dokumen dalam perkara hukum dan pengamanan dokumen untuk keperluan litigasi

Anda juga tetap perlu:

• Memindahkan dan menyimpan arsip yang masih diperlukan di luar kantor dengan tingkat keamanan yang tinggi
• Memastikan seluruh proses tetap efisien dari sisi biaya dan dapat dikelola secara berkelanjutan sesuai anggaran yang telah ditetapkan

Langkah-langkah menutup ruang arsip

Salah satu bagian tersulit dalam menutup ruang arsip adalah memilah berkas yang tercampur berdasarkan tanggal pemusnahan yang sama (untuk memastikan Anda tidak mengarsipkan berkas yang masa penyimpanannya sudah melebihi batas yang ditentukan) sebelum memasukkannya ke dalam kotak penyimpanan. Iron Mountain Smart Sort menggunakan basis data dan jadwal retensi Anda untuk membantu mengidentifikasi ketentuan retensi setiap berkas menggunakan proses berbasis teknologi. Kami akan memusnahkan seluruh arsip yang sudah melewati masa retensi, lalu menyiapkan dan mengemas arsip yang masih harus disimpan dengan mengelompokkannya berdasarkan tahun pemusnahan.

Solusi ini bukan hanya membantu mengurangi jumlah arsip yang Anda simpan, tetapi juga menciptakan proses yang terstandarisasi untuk memastikan penentuan arsip yang akan dimusnahkan dapat dilakukan secara konsisten dan dapat dipertanggungjawabkan ke depannya. Dalam proses pemilahan, berkas yang kemungkinan masih akan dibutuhkan kembali oleh pengguna atau yang perlu tersedia dalam format digital dapat sekaligus ditandai untuk dipindai.

Dengan inventaris yang sudah tertata, Anda memiliki titik awal yang jelas untuk mendigitalkan arsip yang benar-benar diperlukan. Layanan Pemindaian Dokumen dan Layanan Digital kami membantu organisasi Anda beralih ke lingkungan yang lebih minim penggunaan kertas. Dengan demikian, proses kerja dapat terus disederhanakan, kebutuhan kerja jarak jauh dapat didukung, dan keamanan informasi dapat ditingkatkan. Kami juga akan membantu menyiapkan rencana untuk membersihkan dan menata kembali ruang fisik tersebut, termasuk menentukan penanganan rak, lemari, dan peralatan yang masih tersisa setelah ruang arsip ditutup. Melalui Iron Mountain Clean Start, kami menilai kondisi ruang secara menyeluruh dan memberikan rekomendasi untuk memastikan proses penutupan berjalan tuntas. Aset IT yang sudah tidak diperlukan akan dikeluarkan untuk dijual kembali atau didaur ulang. Jika masih dibutuhkan di masa mendatang, aset tersebut dapat disimpan dengan aman di salah satu fasilitas kami. Layanan ini mencakup furnitur, peralatan, perlengkapan, dan berbagai aset lainnya.

Jika Anda membutuhkan dukungan setelah proyek selesai, tim Layanan Profesional dari Iron Mountain akan memastikan seluruh proses dan prosedur yang telah ditetapkan tetap dijalankan secara konsisten. Mulai dari membantu pengguna hingga menangani aset saat mencapai akhir masa pakainya, para profesional kami menjadi penghubung di seluruh organisasi untuk memastikan setiap KPI tercapai dan program Anda terus berjalan sesuai rencana.

Kelola risiko sekarang untuk melindungi organisasi Anda di masa mendatang.