Financiële instelling realiseert verbeterde compliance en veilige remarketing met Iron Mountain Asset Lifecycle Management

Branche

Financiële dienstverlening

Uitdaging

Een financiële instelling stond onder druk van auditors en wilde de afvoer van IT-apparatuur beter laten aansluiten bij hun duurzaamheidsplannen. Ze zochten een nieuwe partner die kon integreren met de huidige systemen en de remarketing en rapportage kon uitbreiden.

Oplossing

Asset Lifecycle Management

Resultaten

• Verwerking van afgeschreven IT-apparatuur opgeschaald naar 1.000+ stuks per maand met lokale pickups en verbeterde chain of custody
• Voltooide ServiceNow-integratie en proof of concept in 4 maanden
• Meer remarketingkansen en verbeterde mogelijkheden voor compliance en duurzaamheidsrapportage

Geavanceerde rapportage en gestroomlijnde service

In haar streven naar IT excellence en compliance wilde een toonaangevende Amerikaanse financiële instelling haar IT Asset Disposition (ITAD) verbeteren. Er was namelijk een dringende behoefte aan gedegen rapportage bij het weggooien van afgeschreven laptops en andere IT-apparatuur.

Voorheen voldeden hun meerdere wekelijkse rapporten niet aan de eisen van auditors. Ze hadden een nieuwe oplossing nodig die niet alleen gedetailleerdere informatie kon geven over afgeschreven IT-apparatuur, maar ook een veilige chain of custody kon bieden en tegelijkertijd kon integreren met de bestaande systemen. Om de moeite waard te zijn, moest het wisselen van leverancier van begin af aan soepel en positief verlopen. Het was logisch om voor hun zakelijke apparatuur te kiezen voor het ITAD-programma van Iron Mountain.

Uitgerust met geavanceerde barcodescanners werken de teams op locatie nauw samen met Iron Mountain. Voordat een apparaat dat aan het einde van zijn levensduur is gekomen het pand verlaat, controleren ze dit nauwkeurig met een vooraf opgestelde lijst. Deze stevige chain of custody versterkt de audit compliance van de organisatie én geeft IT-managers realtime analyses en inzicht in de gehele levenscyclus van hun bedrijfsmiddelen. Hiermee zetten ze een nieuwe standaard in het afvoeren van hun IT-apparatuur.

Met Iron Mountain verwerkt en verzendt de financiële instelling nu meer dan 1.000 afgedankte IT-apparaten per maand, vanaf hun eigen locaties. En de nieuwe auditrapporten zijn aangepast aan de specifieke behoeften van de organisatie op het gebied van regelgeving.